7 советов и 50+ сервисов для организации мероприятий

Здесь собраны сервисы и советы, которые здорово помогли нам при подготовке к ивентам, которые я делала для нашего балканского проекта. Может быть, вы знаете всё, может — откроете что-то новое. Три года назад мне не хватало этой памятки.

1. Планируйте каждый шаг

Разбейте действия на процессы, процессы — на задачи и подзадачи. Для каждой подзадачи установите срок выполнения с запасом в 2–3 дня. Планирование и дополнительный запас времени помогают в случае ЧП. Определите важность задач: какие из них обязательны, какими можно пренебречь в случае накладок. Выберите ответственного за каждый пункт плана. Если у задачи нет куратора, она зависнет в 90% случаев.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Не держите ничего в голове, записывайте все без исключения комментарии и ремарки. Собирайте все материалы и открывайте доступ тем, кто работает с вами.

Так мы собираем информацию по фильмам для кинопоказов: титры, описание, стилы, трейлеры, договоры с режиссерами. В любой момент и из любой точки мира материалы доступны всем участникам проекта.

Полезные сервисы

• Trello — просто и удобно, когда нет большого числа подзадач.

• Basecamp — больше функций, просто и понятно, при этом логично и структурировано.

• Asana — для любителей порядка, которые работают с большими массивами данных.

• dapulse — для тех, кто любит порядок в порядке.

Лайфхак: если проводите мероприятие на улице (на открытой площадке), используйте GisMeteo, чтобы спрогнозировать примерную погоду в этот день. На сайте можно узнать о погоде в любой день с 1997 года (температура, осадки, разные области и города России и зарубежья).

2. Сбор базы данных с контактами для работы

Создайте таблицу в Google Docs и собирайте в неё полезные для работы данные: контакты СМИ, подрядчиков, партнёров и других людей, которые кажутся вам интересными. Всегда держите таблицу под рукой: как правило, мы пересекаемся с нужными людьми случайно, когда меньше всего ожидаем встречи.

Прошерстите группы Facebook, там часто можно попасть на готовые базы, созданные самими участниками, например:

Площадки также удобно искать через Facebook, к примеру, в одноимённом сообществе «Площадки для мероприятий». Тут легче выйти на конкретного человека, быстро договориться о цене и условиях сотрудничества. Всё просто: запускаете пост о том, когда и какая площадка вам нужна — и получаете выгодные предложения. Также здорово помогает мониторинг чужих публикаций и комментариев.

Лайфхак: продумывайте мероприятие так, чтобы оно было интересным и самим владельцам площадки. Свежая тема и контент, привлечение знаменитостей и СМИ, проведение нестандартных для данной площадки мероприятий в нестандартное (свободное) время, чтобы привлечь внимание и новую аудиторию. Кинопоказ в клубе или утренняя конференция в кинозале, лекция на сцене летнего кинотеатра или вечеринка Drink&Draw в кафе.

Где искать партнёров и спонсоров

• Гуглите похожие мероприятия и анализируйте, кто и почему их спонсировал.

• Ищите важные контакты через LinkedIn (для России можно открыть доступ с помощью плагинов).

• Доставайте закрытые контакты через умный поиск, используя специальные операторы (хорошие статьи на эту тему здесь и здесь).

• Опубликуйте презентацию для спонсоров на SlideShare.

• Воспользуйтесь группами в Facebook, например: «Пресс-секретари и пиарщики России».

Лайфхак: старайтесь раз в неделю тратить час на то, чтобы добавить новые имена в таблицу с контактами, даже если на текущий момент в этом нет потребности. Заходите в группы, читайте чужие посты — так вы узнаете и о тех, с кем лучше не работать. Ваш будущий «Я» скажет «спасибо».

Важно! Вне зависимости от того, насколько вы доверяете или дружите с кем-то из партнёров, заключайте договор, где чётко прописано, кто, что и когда делает. Важна каждая мелочь. Иначе условия вашего сотрудничества могут меняться день ото дня. Площадке обычно всё равно, вину за срыв и изменения планов несёт организатор.

3. Оформление презентаций, пресс-релизы, блогеры, СМИ

Отправляя письмо потенциальному спонсору, приложите презентацию. Никому не нужны длинные письма и текстовые документы на 30 страниц.

4 принципа хорошей презентации для спонсоров

• До 12 слайдов, короткие тексты, чёткая структура, больше изображений, немного аналитики и цифр, конкретные примеры реализации. Все делают скучные презы с тонной текста, но зачем? У человека есть всего пара минут, чтобы её просмотреть. Если ему интересно, он свяжется с вами — и все детали обсудите на личной встрече.

• Одна общая презентация для всех, отдельно — по-русски и по-английски.

• Для каждой компании, чьё участие в мероприятии действительно важно, сделайте специальную презентацию, чтобы показать, как эту компанию или бренд можно интегрировать. Покажите потенциальному спонсору свой интерес.

• Чтобы делать красивые презентации, смотрите, как это делают другие на SlideShare.

Например, мне нравятся презы тут и тут, потому что информация структурирована. Темы для keynote я нахожу здесь (можно купить готовую или заморочиться и создать подобную самостоятельно).

Примеры презентаций

Плохие — вызывают тоску и печаль:

• раз,
• два.

Хорошие — интересно и приятно смотреть:

• три,
• четыре.

Зачем делать пресс-релизы

Пресс-релиз — это краткая структурированная информация о мероприятии. После его прочтения человек должен захотеть узнать больше. Вместо сухих длинных предложений пишите короткими фразами.

Пресс-релизы нужны, чтобы сообщить о мероприятии потенциальным спонсорам, привлечь внимание СМИ и увеличить число источников, которые ссылаются на вас — это улучшает индексацию в поисковиках по конкретным запросам. Например, так продвигают название мероприятия (это важно: спонсоры часто ищут информацию, раздумывая, работать с вами или нет).

Лайфхак: не надо присылать пресс-релизы в PDF. C ними невозможно работать. Отдельно текст в самом теле письма, отдельно — в текстовом документе. Плюс отдельно изображения, прикреплённые к письму (фотографии, логотипы и т. д.).

Как выглядят плохие пресс-релизы:

• раз,
• два.

Как выглядят неплохие пресс-релизы:

• три (хотя длинновато),
• четыре (структурно).

Куда отправлять пресс-релизы

• Информационным агентствам.

• СМИ.

• Можно заплатить, чтобы за вас написали и разослали. Это выглядит вот так.

• Можно самостоятельно публиковать пресс-релизы на специальных ресурсах, чтобы их увидели СМИ и поисковики. Тему неплохо обсудили в этом треде на Facebook.

Как получить бесплатные публикации в СМИ

Способ 1. Когда нужен максимальный охват, учитесь работать с инфоповодами, отслеживать их, вовремя реагировать, создавать самостоятельно. Любой инфоповод актуален в течение 24 часов.

Пример использования инфоповода для продвижения мероприятия:

Пример создания инфоповода для продвижения:

Кстати, не забывайте о значении ситуативного маркетинга в SММ.

Лайфхак: зарегистрируйтесь в «Пикабу». Следите за новостями, интересными постами и героями, добавляйте туда свои материалы. Обратите внимание, как часто новости оттуда попадают в СМИ, какой охват получают. Предложите пикабушникам интересный контент, будьте искренними, и у вас появится шанс попасть в топ.

Способ 2. Взаимовыгодное сотрудничество со СМИ. У журналистов часто возникают запросы о конкретном материале: интервью с владельцем магазина цветов к 8 марта или сюжет о местах, где можно заниматься йогой. Это бесплатная возможность получить упоминание в СМИ и получить максимальный охват.

Есть группы, например:

• «Журналисты и блогеры»,
• «Paparazzi. Сообщество журналистов»,
• «Пиариум — клуб страстного пиара».

Есть агрегаторы запросов:

• Pressfeed.ru,
• Deadline.Media.

Лайфхак: смотрите на мир шире. Допустим, вы организуете выступление малоизвестного иностранного спикера в Москве. Для российских СМИ ваше событие одно на миллион, но для СМИ той страны, откуда сам спикер, новость может показаться интересной. Если новость попала в иностранные СМИ, она может вернуться обратно в Россию. Помочь ей можно публикацией в «ИноСМИ».

Как работать с блогерами

Хороший блогер отличается от СМИ тем, что его аудитория должна быть более узкой, а публикация должна давать больше интеракций. Всегда надо запрашивать аналитику по блогу/инстаграму/профилю и самостоятельно просматривать реакцию на прошлые рекламные публикации: как активно люди обсуждают, что пишут в комментариях.

Для поиска блогеров мы используем сервис LiveDune, где можно увидеть реальную статистику по активности аудитории у блогеров. Полезными будут и группы, например, та же «Журналисты и блогеры».

Сайты-агрегаторы мероприятий

Одни агрегаторы дают трафик, другие — охват. У них могут различаться аудитории. На 2do2go спросом пользуются творческие мастер-классы и лекции, на «Афише» — кино, фестивали и вечеринки, а на KudaGo выделяются бесплатные мероприятия с нестандартным предложением. Когда у вас маленький бюджет, отдайте предпочтение бесплатным 2do2go и «Афише», а бюджет распределите на продвижение мероприятия в Facebook.

Лайфхак: если у вас есть мероприятия, которые будут проходить в общественной библиотеке или выставочном зале, напишите в местный департамент культуры (вот пример для Москвы) — вам могут оказать информационную (и не только) поддержку.

4. Сервисы для работы с текстом

Писать надо не только грамотно. Но красиво и звучно. Увлекательно.

Вот несколько полезных ссылок:

• «Главред» проверяет текст на ошибки, делает его читабельным;

• «Реформатор» и «Типограф» Артемия Лебедева помогают форматировать и правильно оформлять текст;

• «Орфограммка» следит за опечатками и грамматикой.

Лайфхак: собирайте подборки крутых заголовков, анонсов, подачи. Анализируйте собственные и чужие успешные материалы, коллекционируйте забавные фразы и выражения, чтобы выпускать материалы, которые бросаются в глаза. Пристрастия читателей всё время меняются: вчера были актуальны заходы типа «Она открыла коробку и то, что она увидела там, шокировало её», а сегодня уже нет.

5. Как рассылать письма

Любую рассылку нужно автоматизировать. Большинство сервисов предлагают готовые решения для оформления писем, возможность анализировать рассылку и сегментировать аудиторию, легко создавать формы для сбора контактов от новых подписчиков.

Сервисы для рассылки

• MailChimp
• «Печкин»
• UniSender

Мы верны сервису с обезьянкой за хорошую аналитику и качественные шаблоны. В интернете тысячи статей о том, в какое время лучше отправлять рассылку. Единого ответа нет, всё индивидуально. Одна ЦА с удовольствием читает письмо с картинками в воскресный вечер, другим подходит утро буднего дня (пробежаться по тексту по дороге на работу). Надо тестировать на своей аудитории, определяя лучшее сочетание дня недели, времени рассылки и количества писем.

Какие форматы работают (у большинства)

• Текстовое письмо (отличный пример — «Вечерняя Медуза»).
• Письмо с тремя картинками максимум (для афиш и распродаж).
• Письмо с одной гифкой.

Почему нельзя использовать сервисы автоматической рассылки для пресс-релизов в СМИ

Такие письма рискуют затеряться в папке с другими рекламными рассылками. Чтобы попасть в категорию «Важные входящие», нужно слать вручную. Для массовой рассылки добавляйте адресатов в поле «Скрытая копия» — это повышает персонализацию.

Попробуйте плагины для почты. С их помощью можно отслеживать статус доставки и прочтения письма, задавать время автоматической отправки, выгружать информацию об аккаунтах в социальных сетях, которые привязаны к почте адресата.

Для балканских мероприятий у нас есть телефонная база, но мы очень редко делаем по ней рассылку. Большинство людей узнают всё благодаря интернету, СМИ и сарафанному радио. СМС-рассылки навязчивы и раздражают. Но если горит, не рассылайте через WhatsApp или Viber (это плохой тон), попробуйте специальные сервисы, например, «СМС-центр».

6. Если денег на дизайнера нет

Типография

Для печати листовок, плакатов, брошюр и визиток с простым дизайном можно использовать онлайн-редакторы и конструкторы на сайтах типографий, например, PrintDesign или «Артикул». Лучшие визитки, которые я встречала, делают в MOO. Там тоже есть онлайн-конструктор. Их доставляют в Россию в течение недели.

Сувениры и промо

Онлайн конструктор для создания разных промо-сувениров Printio* (заказывали у них футболки, кружки, календари, блокноты, постеры).

*Мы пробовали разные сервисы, недостатки есть у всех, в том числе у Printio, но их меньше по сравнению с аналогами. Основные претензии связаны с доставкой (лучше заехать и забрать самому) и с выплатой денег (здесь стандартно задержки на 10 дней).

Сайт мероприятия

Сделайте временный сайт для продвижения мероприятия с помощью бесплатных конструкторов. Раньше многие пользовались Wix, также удобно работать с «Тильдой». У нас сайт на WordPress с готовой темой, которую мы подстроили и перевели под себя, подключили плагины. Под мероприятия мы создаём отдельные страницы.

Лайфхак: бесплатные изображения есть на Pixabay, красивые фотографии со свободной лицензией — на Unsplash, бесплатные иконки для сайтов — на Iconfinder. Бесплатные видео можно найти не только на стоках, но и на YouTube и Vimeo: для этого установите фильтр CC (Creative Commons). И не забудьте указать авторов к каждому материалу.

7. Как продавать билеты

Большинство организаторов используют два сервиса:

• TimePad (подходит для физических и юридических лиц);
• «Облако Билетов» (для юридических лиц).

В обоих сервисах есть аналитика и масса полезных инструментов для влияния на продажи билетов. Советую делать регистрацию даже на бесплатные мероприятия, если число мест ограничено. Так вы поймёте, сколько людей к вам придёт, а заодно соберёте дополнительную базу контактов. Кстати, посмотрите, как здорово можно оформить событие:

P.S. United we stand, divided we fall. Пожалуйста, рассказывайте в комментариях о своём опыте — будет здорово, если под статьёй соберётся большая база идей и советов. Вы не представляете, как много людей будут вам благодарны!

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.