Как мы готовились к конференции — и что из этого вышло

По долгу службы я часто посещаю выставки и конференции. Все они так или иначе связаны с интернет-маркетингом. И на этих мероприятиях почти всегда представлены одни и те же компании. Когда речь заходит об участии в выставке или конференции, многие компании говорят, что «это не для нас»: во-первых, дорого, во-вторых, для подготовки нужно очень много времени и сил.

Сегодня я расскажу о нашем опыте участия в конференции и выставке: как не потратить кучу денег, времени и нервов и при этом не ударить в грязь лицом.

Выбор площадки

Так как выбор конференций и выставок велик, мы оценивали следующие параметры:

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

• стоимость;

• целевую аудиторию;

• количество посетителей;

• участие конкурентов;

• возможность участия нашего спикера в программной части.

Вот топовые, по нашему времени, площадки:

1. РИФ+КИБ.

2. eTarget.

3. Optimization.

4. Cyber Marketing.

5. Осенняя сессия по контекстной рекламе.

6. СПИК.

7. День интернет-рекламы.

8. RIW.

9. ConversionConf.

10. Неделя маркетинга.

11. Неделя продаж.

12. Партнёрские конференции «Битрикса».

В этом году мы уже выступили на «Дне интернет-рекламы» и на выставке-фестивале технологий, продвижения и рекламы PromediaTech. Несмотря на название фестиваля, на нём не было ни одного нашего прямого конкурента, а в качестве экспонентов выступили клиенты. В следующий раз планируем участвовать в смежных конференциях и выставках, например, по строительству, бьюти-сфере, ресторанному бизнесу.

Как считать количество участников на выставке?

На этом моменте стоит остановиться, потому что от количества участников зависит количество взаимодействий и в конечном счёте продаж.

Есть два вида конференций.

Бесплатная (на мероприятие может прийти любой желающий)

Предположим, организаторы заявляют 4000 участников. Эту цифру можно сразу делить на два: наш народ любит халяву, поэтому им ничего не стоит зарегистрироваться и не прийти. Далее снова делим на два: на бесплатные выставки ходят пенсионеры, которые уже сходили в больницы, отсидели очередь в «Сбербанке», а ещё весь день впереди — что делать? Правильно, идти на выставку или конференцию. К пенсионерам можно добавить и школьников-стартаперов, которые прогуливают занятия. В итоге получается 1000 человек: эти люди пришли по делу, правда, на одну компанию приходится по 2–3 представителя. В итоге остаётся около 500 потенциальных клиентов. На таком мероприятии мы собрали 152 целевые визитки и около 30 нецелевых (участники просто хотели бесплатный квадрокоптер, который мы разыгрывали).

Платная конференция

Тут дело обстоит гораздо лучше. Погрешность около 15% в обе стороны. Для достоверности мы запрашивали у организаторов статистику по количеству зарегистрированных человек на предыдущих мероприятиях. Обычно организаторы без лишних вопросов предоставляют такие данные, если, конечно, им нечего скрывать Например, на мероприятии, где было заявлено 500 участников (по факту пришли 450 человек), собрали 92 визитки и 7 заявок на сайт в день конференции.

Как показала наша практика, платная конференция оказалась эффективнее, несмотря на то, что количество участников и количество собранных визиток было меньше. Количество продуктивных встреч после мероприятия — 6:2.

Стратегия

Выбрав площадку, мы определились с позиционированием и тем, как будем собирать контакты и какие готовить POS-материалы.

В нашем случае сбор контактов был следующий:

1. Модель, которая раздавала шоколад и собирала визитки, а также приглашала к стенду.

2. Конкурс: на стенде мы разыгрывали квадрокоптер. Механика проста — участник бросает визитку в лототрон, а мы рандомно выбираем одну победителя.

Совет по выбору модели: если у вас нет наработанных контактов и никто из вашей компании не хочет или не может сыграть эту роль, поиски стоит начать задолго до мероприятия.

В нашем случае мы пригласили к нам в офис на собеседование четырёх кандидаток — и ни одна из них не пришла! Но в конечном итоге нам повезло: нашли жизнерадостную девушку, которая теперь сотрудничает с нами постоянно.

Не забывайте про образ

Просто модели недостаточно, нужен образ. Для нашей выставки мы выбрали «Чудо-женщину». Во-первых, костюм яркий и обращает на себя внимание — многие посетители фотографировались с моделью на нашем стенде и выкладывали фото в сеть. Во-вторых, это стало неплохим олицетворением нас как компании. В-третьих, нам удалось использовать в костюме наши корпоративные цвета.

POS-материалы

После оплаты места на выставке или конференции значительная часть средств уходит на создание промо-материалов. Они нужны, чтобы не быть голословным. Кроме того, многие клиенты собирают пул промо-материалов, а потом уже в офисе детально знакомятся с компанией и выбирают подрядчика.

Поэтому мы постарались сделать не просто листовки с описанием, а что-то полезное и интересное.

Что мы подготовили:

1. Презентацию компании (с услугами, кейсами, преимуществами).

   

2. Календари (причём было два вида настольных календарей: с енотами и универсальный

   

3. Настольные статусы (мы придумали персонажа, у которого, как и у нас, бывает разное настроение, и рассказали об этом в стихотворной форме).

   

4. Шоколад с логотипом (все любят сладенькое).

   

5. Ручки с логотипом (ручки расходились быстрее ветра).

6. Листовки. К листовкам я всегда отношусь с осторожностью, потому что именно они первые претенденты на попадание в мусорное ведро. Но наши пользовались популярностью. Не потому ли, что там был котик?

   

7. Блокноты с логотипом и контактами (блокноты — вторая по значимости вещь после ручек!).

   

А чтобы ничего не забыть взять с собой на мероприятие, я сформировала вот такую таблицу и добавила:

• дату и время;

• информацию о конкурсе;

• данные о спикерах;

• информацию о парковке;

• список коллег.

Что нельзя делать на мероприятии

Участвуя в конференциях и как экспонент, и как участник, я отметила несколько моментов, на которые стоит обратить внимание. Возможно, это прописные истины, но далеко не все применяют это на практике.

Боль

Сидеть и скучать на стенде (о, это самое ужасное!). Если менеджеры зевают, уткнулись в телефоны и вообще индифферентно относятся к происходящему, вам точно ничего не продать.

Решение

Улыбайтесь, приглашайте к стенду, предложите выпить кофе, будьте по-настоящему заинтересованными. Это работает! Проверено.

Боль

Отвечать «я не знаю», даже если вы и правда не знаете ответ на вопрос.

Решение

Конечно, вы должны быть готовы к различным вопросам, но всё не предусмотришь. Поэтому на выставке состав команды должен быть разношёрстный: менеджер по продажам, PR-менеджер, руководитель отдела SEO (так было в нашем случае). И ни в коем случае не заставляйте клиента ждать!

Боль

Отпускать клиента с пустыми руками. Сейчас он помнит о вашей компании, а через пять минут забудет.

Решение

Не зря ж вы создавали POS-материалы, вручайте! (Но не будьте излишне навязчивы.)

Вывод

Для нас участие в конференциях не прошло бесследно, и мы намерены участвовать во всех профильных событиях — и ни в коем случае не снижать планку. Мы приобрели новых клиентов и партнёров, получили опыт для компании и для сотрудников и повысили узнаваемость бренда (по большей части — на стороне клиента).

А для того, чтобы конференция прошла успешно, нужно готовиться заранее. Продумайте:

• стратегию (позиционирование и привлечение клиентов);

• раздаточные материалы;

• состав команды на стенде;

• докладчиков и темы докладов;

• организационные вопросы (доставка, оплата и прочее).

Хорошего дня и до встречи на следующей конференции!

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.