Как организовать деловое общение в проекте: альтернатива почте и мессенджерам

Когда начинаешь масштабировать бизнес, брать больше заказов и привлекать новых сотрудников, то понимаешь, что проблемой становится общение.

Мы хорошо помним момент, когда это произошло. К нам пришёл очередной клиент с заказом на разработку сайта. Продукт был сложным, и бюджет — соответственным. Но всё пошло не так, как хотелось бы.

Из-за нехватки времени директор и проект-менеджер не успели обсудить проект между собой, с клиентом общались раздельно. Причём бюджет утверждал директор, а объём работ — проект-менеджер. И на этапе разработки выяснилось, что часть работ не учтена. Пришлось согласовывать дополнительные 50 тысяч рублей бюджета. Итог: у клиента возникло чувство, что его пытаются «нагреть», директору для урегулирования ситуации пришлось делать скидку, а менеджер остался без премии. Недовольны были все.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

С каждым дополнительным проектом внутренних обсуждений становилось больше. Мы начали путаться, где и с кем обсуждали тот или иной вопрос. Почта в день пополнялась на 50–60 новых сообщений, а счёт контактов через Skype, Viber, соцсети или по телефону вообще шёл на сотни. У нас мог уйти час просто на то, чтобы найти информацию в переписке 2–3-дневной давности!

Почта, мессенджеры и соцсети нужным функционалом не обеспечивали.

Такой инструмент мы разработали. Уже около двух лет TreeLike помогает нам в ведении проектов.

Для обсуждения внутри проекта мы заводим несколько разделов, например, «Оргвопросы», «Текущая разработка», «Маркетинг» и т.д. Если нужно, в каждой категории можно создать ещё несколько. Скажем, в «Оргвопросах» создаём ветки «Бухгалтерия», «Юридические вопросы», «График работ».

Количество подразделов неограничено, поэтому при необходимости можно создавать подветки и дальше, вплоть до отдельных задач. Например, недавно по одному проекту у нас дизайнер и заказчик сделали выделенную ветку для обсуждения нюансов шрифтов и цвета.

Как мы ведём проекты с TreeLike

Раньше при обращении заказчика нужно было получить у него основную информацию и передать её проект-менеджеру. Дальше составлялся план работ, бюджет утверждался директором, потом клиентом. Вся информация пересылалась через почту и мессенджеры, с соответствующими задержками на ожидание ответа, в итоге подготовительный этап согласований занимал в лучшем случае один рабочий день.

Сегодня мы делаем так.

1. Менеджер по работе с клиентами предлагает клиенту продолжить общение в TreeLike и добавляет в ветку менеджера проекта и директора.

2. Клиент описывает ожидаемый результат, менеджер проекта уточняет несколько моментов по заданию. Директор по необходимости участвует в обсуждении, но обычно просто просматривает историю и входит в курс дела.

3. Менеджер проекта создаёт другую ветку и приглашает в неё директора, где они вдвоём обсуждают финансовые вопросы и определяют стоимость работы. Клиент этой ветки не видит, у него есть доступ только в свой раздел.

4. В первой ветке клиент получает предложение по цене. Если возникают вопросы, обсуждаются они здесь же и сразу принимаются окончательные решения.

В среднем, подготовительный этап мы сократили до 2–3 часов.

Как мы решаем рабочие вопросы

Теперь мы обсуждаем все рабочие вопросы только в TreeLike и приучаем к этому клиентов.

Если в процессе решения задачи заказчик и технический специалист контактируют напрямую, TreeLike позволяет менеджеру проекта и директору присутствовать в обсуждении и подключаться по необходимости. Это гораздо удобнее, чем ставить всех участников в копию переписки, или заводить кучу чатов в мессенджерах.

И ещё один позитивный момент — убрав всё рабочее общение в TreeLike, мы освободили наши мессенджеры для друзей и близких. Больше не приходится вздрагивать от непрошенных сообщений в выходной день.

Как мы контролируем специалистов

Руководитель имеет доступ ко всем нужным веткам и всегда может посмотреть, какие вопросы решаются в настоящий момент. Есть инструмент для привлечения внимания сотрудника к конкретной ветке, чтобы быстро уточнить, на каком этапе находится решение задачи.

Часть работ в нашей компании выполняют фрилансеры, и это тоже было проблемой. Надоело слушать отговорки про севший телефон, из-за которого сообщение в мессенджере не было прочитано вовремя. Сейчас всегда можно увидеть, находится сотрудник онлайн или нет. Если нет — подать сигнал, который придёт на электронную почту.

Для быстрого доступа к основным задачам можно создать список избранных веток. Мы оценили удобство инструмента в своих проектах. 

С TreeLike можно:

• Создавать неограниченное количество проектов, веток и подветок — подходит большим и маленьким компаниям.

• Пригласить в обсуждение нового пользователя (в том числе, внешнего: контрагента или фрилансера) так же просто, как штатного сотрудника. Достаточно отправить ссылку-приглашение любым удобным способом.

• Выделять избранные ветки для простоты навигации по самым актуальным задачам.

• Прикреплять и хранить файлы. Ничто не потеряется — есть отдельное окно, откуда можно скачать любой документ из всей истории переписки.

• Привлекать внимание пользователей к ветке звуковым сигналом и автоматическим отправлением сообщения на электронную почту.

• Есть приложения для Windows и MacOS, которые уведомят пользователя о поступившем сообщении даже при выключенном браузере.

TreeLike универсален. Мы используем его для ведения IT-проектов, но уверены, что он пригодится компаниям практически в любой сфере деятельности, где высока потребность в развитой деловой коммуникации между сотрудниками (или внешними пользователями). Фактически вы получаете быстрый, функциональный и несложный в использовании корпоративный портал.

TreeLike бесплатен. Сейчас пользователям доступны все функции, в дальнейшем могут появиться какие-то модели его монетизации.

Вы тоже можете начать работу с TreeLike уже сейчас, упростив обсуждение вопросов с сотрудниками и клиентами. А освободившееся время потратить на увеличение прибыльности своего бизнеса.

Партнёрская публикация

Читайте также: Бросьте мессенджеры. Telegram — плохая замена почте

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.