Выполнить все задачи и остаться в живых — тайм-менеджмент

Меня зовут Константин Кузнецов. Я создатель и руководитель компании RocketSales. Мы занимаемся внедрением и доработкой amoCRM. Расскажу, что значит быть руководителем и что мне помогает эффективно вести бизнес в сфере ИТ. Cегодня коснусь вопроса тайм-менеджмента. Я поделюсь своим опытом в этой области и тем, как он влияет на мою жизнь и жизнь моей компании.

Коротко о тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем.

Время — это невозобновляемый человеческий ресурс и оттого наиболее ценный. У человека всего 16 рабочих часов в сутках, он не так много может успеть за это время.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Чтобы не тратить время впустую, необходимо.

1. Понимать, с какой целью вы его инвестируете в то или иное мероприятие.
2. Исходя из целей, грамотно планировать мероприятие.

Цели и тайм-менеджмент

Главное в тайм-менеджменте — это цели. Всё идёт от них. Цели — это навигатор: то, что ты делаешь сегодня, должно вести тебя к той цели, которую ты себе ставишь. 

Сюда же относится работа по найму. В обществе повелось думать, что работа по найму — это трата времени. Якобы недобросовестные бизнесмены обогащаются за счёт бедных работяг. Интернет подогревает эту тему. Всевозможные новоиспечённые бизнес-коучи рассказывают о том, как работать час в день и быть миллионером. Важно понять, что миллионерами не становятся в одночасье. Это долгий и кропотливый труд.

Не нужно ударяться в крайность и считать работу на кого-то ограничением собственной свободы. Работа на кого-то — это нормально, пока ты двигаешься к своей основной цели. Я всегда прошу своих сотрудников прописывать цели. У нас даже в анкетах при приёме на работу указан пункт о ближайших целях. Я смотрю, чем могу помочь человеку, насколько нам с ним по пути. Мне важно, чтобы сотрудник развивался как профессионал, а не работал только за зарплату.

Одно из моих правил: помоги другим людям достичь их целей, в ответ они помогут тебе достичь твоих.

Если же человек работает только за зарплату, то он действительно тратит своё время впустую и живёт чужой жизнью. Важно видеть эту грань. Время не считается потерянным, если вы получили опыт, который поможет вам достичь своей цели. Пусть вы и работаете на «дядю».

Теперь поговорим о планировании.

Инструменты тайм-менеджмента

Существует великое множество инструментов для контроля и управления своим временем. Я коснусь лишь тех, которые использую каждый день.

• Матрица Эйзенхауэра
• Asana
• Timedoctor
• Google Календарь
• MindNode
• Заметки на iPhone
• Ручка и бумага

Матрица Эйзенхауэра

Основа моего тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет структурировать дела по степени важности.

• срочные и важные,
• важные,
• срочные,
• неважные и несрочные.

Приведу пример.

Дела важные и срочные — ими могут быть угроза увольнения, отсутствие денег, проблемы со здоровьем. В этой ячейке находятся дела, которые доведены до крайности, кипят. В идеале, эта ячейка должна быть пуста, и человек должен заниматься только важными делами. Но всем нам свойственно откладывать важные дела на потом. Если постоянно откладывать важные дела, они становятся важными и срочными. В то же время, если делать только срочные дела, то до важных можно и не добраться.

Наиболее эффективный вариант работы по матрице Эйзенхауэра — это когда вы выполняете сначала важные дела, а потом срочные.

Asana

Я организую рабочий процесс в таск-менеджере Asana. В нём я структурирую всю информацию согласно матрице Эйзенхауэра. Все важные задачи, планы — всё здесь. В Asana я провожу большую часть рабочего времени.

Основным плюсом сервиса для меня является возможность делегировать задачи своим сотрудникам и держать их на контроле. Мы можем обсуждать задачи прямо внутри сервиса.

Timedoctor

Мой рабочий день начинается с того, что я включаю тайм-доктор. Он позволяет мне отслеживать, на что я трачу время. К концу рабочего дня у меня на руках есть отчёт о проделанной за день работе и количестве потраченного на неё времени.

Google-календарь

Он у меня синхронизирован с Apple-календарём. Я точно знаю, что не могу оказаться на двух встречах одновременно. Важная функция: другой человек может создать для меня важное событие, которое будет у меня отображаться, и в нужный момент придёт оповещение. К моему календарю есть доступ у всех сотрудников. Они видят только занятое время, но не названия событий. На занятое время они уже не могут назначить мне встречу. Можно настраивать права доступа и кто какие события видит.

Я его использую для личного, семейного и рабочего планирования.

MindNode

Это приложение для mac и iOS для создания карты мыслей. Оно позволяет структурировать мысли в виде древовидных систем. Я использую её около семи лет. Она, на мой взгляд, самая красивая визуально, удобная и синхронизируется с iPhone. Минус: система не облачная, не синхронизируется с Windows.

Заметки на iPhone

Незаменимый помощник после ручки с бумагой. Если приходит идея, я записываю её в заметки на iPhone. За всё время уже накопилось 1161 заметка. Я их никак не структурирую, в случае необходимости пользуюсь поиском, чтобы найти нужную информацию. Не раз приложение спасало меня, когда рядом не было письменных принадлежностей. Бонусом, можно выгрузить информацию и поработать с ней позднее с любого устройства Apple.

Ручка и бумага

Использую как временный инструмент для выгрузки информации. Без неё никуда. Иногда, только бумага с ручкой позволяет мне навести в голове порядок.

Тёмная сторона тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте есть и обратная сторона — это падение уровня креатива. Но, если грамотно балансировать, то ты получаешь свободу жить здесь и сейчас.

Поясню: существует понятие «уровень креативной энергии». Оно говорит о том, что разный тип задач требует разного вида энергии. Чтобы быть продуктивным, нужно выбирать задачи, исходя из текущего морального состояния: хочешь писать — пиши, хочешь качаться — качайся, хочешь посидеть и посмотреть на стену — сиди и смотри.

Ещё одна опасность тайм-менеджмента — удариться в крайность и заняться микроконтролем. Это когда ты начинаешь маниакально контролировать каждую секунду своего времени. Чаще эта черта свойственна новичкам, которые ещё не достигли баланса, их кидает из стороны в сторону. Хотя есть примеры известных персон, которые сделали микроконтроль частью своей повседневной жизни. На мой взгляд, это крайность. При таком раскладе не остаётся места импровизации и свободе. Ведь самое необычное в нашей жизни происходит именно в моменты, когда мы позволяем себе наблюдать за течением событий.

Грамотный тайм-менеджмент — это когда ты планируешь, следуешь плану, но при этом открыт к новым возможностям. Я сторонник гибкого тайм-менеджмента. Без гибкости мы превратимся в швейцарские часы.

Делегирование полномочий

Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Возможностей всегда больше, чем времени. Сделать всё в одиночку жизни не хватит.

Но есть один чит-код. Если тебе нужно больше времени, нужно научиться делегировать.

В начале я работал один. Результат был небольшой. На работу уходило всё моё время. Отчёты в тайм-докторе показывали, что в день я отработал около десяти часов. За это время я успевал сделать несколько звонков, пару настроек системы. На данный момент моя команда в день нарабатывает 200 часов.

Вопрос: мог бы я с помощью тайм-менеджмента растянуть сутки на 200 часов? Нет, это физически невозможно.

Вывод: если у меня не хватает времени на выполнение задач, то я могу обучить другого человека и перенести часть задач на него. Сегодня самые важные задачи я выполняю сам, остальные делегирую другим.

Ещё один парадокс: чем больше ответственности, тем больше свободы. Набрать тысячу людей — это ответственность. Но это же и даёт свободу. Есть иллюзия, что чем больше ответственности, тем меньше свободного времени. Это верно лишь на первых порах, пока ты обучаешь новых сотрудников. В дальнейшем свободного времени снова становится больше. Но это не значит, что ты можешь спокойно лежать на пляже, пока твои сотрудники работают. Время даётся для того, чтобы заняться вопросами, на которые раньше не хватало времени. Делегирование даёт возможность реализовать новые цели.

В заключение

Когда ты думаешь о себе — твоё время ограничено твоим личным временем. Когда ты думаешь о других — твоё время суммируется со временем остальных.

Невозможно вести крупный проект в одиночку. Не хватит ни сил, ни времени. Для достижения большой цели нужна команда.

Например, у Стива Джобса было столько же времени в сутках, как и у других людей. Но он решил не делать всё в одиночку, а инвестировать своё время в команду. Тем самым время суммировалось, и в сутках появилось уже не 16 рабочих часов одного человека, а 16 000, к примеру. Это огромный ресурс. Такая сила уже способна создать что-то стоящее.

Бонус. Полезные книги по теме

Бодо Шефер «Искусство управлять своим временем».

В книге очень хорошо описана матрица Эйзенхауэра. Автор много говорит про цели, что нужно постоянно сверяться со своим компасом, чтобы понимать, куда ты идешь. Только так можно правильно приоритизировать задачи.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв».

Автор хорошо трактует как декомпозировать задачи. Возьмите огромную задачу и разделите её на мелкие. Хорошо освещает общую концепцию тайм-менеджмента именно для русского менталитета.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».

Книга — библия тайм-менеджмента. Рассказывает о том, как очистить сознание от дел, структурировать информацию. Основная идея, что всё нужно записывать и систематизировать.

Лайфхак: отключите все уведомления и счётчики сообщений в приложениях. Проверяйте сообщения раз в час. Это помогает не отвлекаться, сфокусироваться на работе и повышает продуктивность.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.