Ежедневные отчёты: быть или не быть? Синхронизация команды без планёрок и личных совещаний

Эмоциональное состояние сотрудника напрямую влияет на качество его работы. В крупных компаниях есть штатные психологи, которые помогают сотрудникам преодолеть психологические трудности и стать более продуктивными. Но для маленьких компаний и стартапов штатный психолог — это роскошь. В то же время в небольших компаниях сотрудники не менее подвержены стрессу и выгоранию на работе.

В нашей компании вместо психолога мы используем ежедневные отчёты. В конце рабочего дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе. В нём же он может высказаться о том, что его беспокоит.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Прежде чем внедрить практику ежедневных отчётов в компанию, я опробовал их на себе. Я ежедневно писал отчёт о проделанной работе и честно отмечал, что мне приносит радость и удовлетворение, а что — нет. Это натолкнуло меня на мысль попробовать данную практику внутри компании.

Отчёт — это форма психологической разгрузки в конце рабочего дня. Сотрудник пишет «о том, что наболело» и тем самым отключается от работы. Руководителю же отчёт показывает уровень удовлетворённости сотрудника своей работой. Ежедневный отчёт — это действенный инструмент анализа как для сотрудника, так и для руководителя.

Ингредиенты

В первую очередь мы начали думать, как сделать отчёт максимально простым и удобным. От этого зависит, насколько сотруднику будет интересно заполнять его. В конце рабочего дня мало кому хочется тратить время на заполнение огромных анкет. Поэтому мы остановились на четырёх вопросах, которые способны в полной мере отразить моральное состояние сотрудника и качество его работы.

1. Оценка рабочего дня.
2. Что сделано за сегодня.
3. Что нужно сделать для максимального балла.
4. Вывод дня.

Форма отчёта

Отчёт находится на Google-диске. Сотруднику нужно только зайти на страницу, заполнить файл и нажать кнопку «отправить». Далее отчёты всех сотрудников загружаются в сводную таблицу и отправляются руководителям на почту на следующий день в 8 утра. Руководители могут их посмотреть, проанализировать и, если нужно, ответить.

Система простая, чтобы её настроить не требуется навыков профессионального программирования. Копия отчёта приходит сотруднику на почту сразу после заполнения. Мы настроили систему подобным образом, чтобы на следующий день сотрудник вспомнил, чем он занимался днём ранее, и оценил свою работу «на свежую голову». Особенно это помогает тем, у кого много задач и нет желания держать всё в голове. Написал отчёт — считай написал себе план на завтра.

Если же сотрудник не заполнит отчёт, то на следующее утро его ждёт сюрприз:

Штрафнику урок, а команде приятно.

Преимущества ежедневных отчётов

Рассмотрим подробнее преимущества ежедневных отчётов.

Быстрый доступ к руководству

Отчёты — это самая быстрая связь с руководством. Если у сотрудника есть вопрос или его что-то беспокоит, он пишет это в отчёте, и руководитель, если ему есть что сказать, обязательно ответит. Все отчёты отправляются вверх по иерархии вплоть до главы компании.

Руководителям отделов приходят отчёты сотрудников из их отдела, главе компании приходят отчёты вообще всех сотрудников. Подобная иерархия исключает возможность утаить проблемы взаимоотношений между подчинёнными и руководителями отдела от главы компании.

Экономия времени

Сотрудникам не нужно доказывать, чем они занимаются весь день, они могут написать это в трёх предложениях. Если сотрудник ничем не занимается, то ему и писать нечего. Если отчёт не приходит или приходит пустой, то сотрудник либо сильно загружен, либо ничего не делал.

Некоторые сотрудники в силу своего характера не могут сказать вслух о том, что наболело. Отчёт даёт возможность высказаться каждому. На написание отчёта у сотрудника уходит 5 минут, у руководителя на чтение — 30 секунд. Письменное общение занимает гораздо меньше времени, чем устное. Если начать общение вживую, это может вылиться в дискуссию минут на 20.

Фактически генеральному директору требуется по 20 минут на сотрудника, чтобы пообщаться с каждым. С нашей командой на общение уходило бы 11 часов в день. Благодаря отчётам общение с сотрудниками занимает не более 15 минут в день, и оно не менее продуктивно. Это очень сильно синхронизирует команду.

Мониторинг проблем компании

В основном проблемы там, где сотрудники меньше всего довольны. Если оценки сотрудников не превышают пяти баллов, значит, в этих отделах что-то идёт не так: либо работа выстроена неправильно, либо присутствуют какие-то разногласия, либо у сотрудника какие-то личные проблемы. В этом преимущество отчёта, он позволяет выявить проблемы не на планёрке, когда все уже вопят, а заранее и в удобной форме.

Отчёт позволяет увидеть среднюю оценку каждого сотрудника за каждый месяц.

Руководитель может отслеживать, как меняется уровень удовлетворённости сотрудников и вовремя скорректировать курс общего развития команды.

Моя практика показывает, что ежедневные отчёты — это отличный инструмент для синхронизации всей команды. У каждого есть возможность высказаться. Остаётся вопрос честной обратной связи. Да, сотрудники могут чего-то недоговаривать, ведь отчёты — это и не место для исповеди.

Но у недоговорок есть обратная сторона. У меня был пример сотрудника, который постоянно ставил десятки и писал, что всё хорошо. Однако его работа говорила об обратном. У него был низкий процент эффективности, слабые продажи. За высокими оценками он прятал своё недоверие к руководству, боялся, что его уволят. В итоге так и случилось. Он стал выбиваться из команды. Хотя всё, что требовалось сделать, — это быть честным с самим собой и руководителем. Тогда, возможно, удалось бы вовремя скорректировать курс развития, и мы не тратили бы время друг друга.

Успех внедрения ежедневных отчётов зависит от того, как вы донесёте идею до своих сотрудников. Объясните, что отчёт — это не кнут надзирателя, а инструмент для повышения личной эффективности и улучшения командного взаимодействия. Продайте сотрудникам эту идею, и заполнение отчёта станет только в радость.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.