Какой таск-менеджер выбрать, чтобы кайфово работать вместе с командой и всегда попадать в дедлайны

В 2024 году, когда вокруг так много трекеров для продуктивности и новых сервисов для бизнеса, выбрать простой таск-менеджер для совместной работы стало так же сложно, как выбрать имя для ребёнка.

При этом работа без таск-менеджера в команде, состоящей как минимум из четырёх-пяти человек, напоминает игру в «испорченный телефон». Только вместо смешных фраз теряются задачи, а вместо смеха слышатся вздохи отчаяния.

Давайте разбираться, что сегодня требуется от хорошего менеджера задач, какие «боли» команд он способен закрыть и как превратить работу из хаоса в организованный, а главное — приятный процесс.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это не просто ещё одно приложение для вашего смартфона и компьютера, которое будет воровать время и внимание.

Это ваш личный организатор, который заботится о том, чтобы каждая задача была на своём месте, имела ответственного и срок выполнения.

Использование таск-менеджера для управления проектами превращает хаос рабочего дня всей команды в организованный план действий, который можно видеть перед глазами и при необходимости корректировать сроки задач.

Ещё программа таск-менеджер позволяет отслеживать прогресс выполнения задач здесь и сейчас. Вы всегда будете знать, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и какие проблемы могут возникнуть.

Преимущества использования таск-менеджера

Простая коммуникация. Это когда вам не нужно отправлять пять сигнальных ракет и два голубя в надежде, что суть задачи дойдёт до коллеги.

В таск-трекере всё общение по задаче ведётся внутри единой карточки: там само ТЗ, данные о том, кто и к какому сроку должен выполнить поручение. Там же, в этой задаче, хранится переписка, задаются вопросы, прикрепляются файлы и чеклисты.

Понятные приоритеты. Это когда ваши задачи не разбросаны по стикерам на рабочем столе, а обретают чёткую последовательность. И всегда понятно, с чего начать.

Таск-менеджер помогает расставить все точки над i: вы точно знаете, что сначала нужно спасти мир (сдать проект), а уже потом спасать кофе от остывания. Задачи в таск-трекере самостоятельно «выстраиваются» в список от самых «горящих» до тех, о которых можно подумать когда-нибудь потом.

Соблюдение сроков. Помните, как в последний момент пытались найти подробности в чатах по той самой задаче, которую надо было сделать вчера?

С таск-менеджером все сроки выполнения и подробности будут перед глазами, планировщик задач обязательно напомнит вам о важном деле, так что всё непременно будет под контролем.

Работа в едином рабочем пространстве. Это когда все задачи, файлы, обсуждения находятся в едином онлайн-сервисе, и вам не нужно бегать по десяткам открытых вкладок, чтобы найти нужную информацию. Рабочий процесс получается более организованным, а вести проекты будет приятнее и спокойнее.

Как выбрать таск-менеджер

Однажды один из менеджеров проекта случайно отправил запрос на дизайн логотипа… своей бабушке в личном мессенджере. Бабушка не растерялась, ответила собственным вариантом дизайна в стиле весёлой открытки. Этот инцидент стал последней каплей, и команда поняла: пора что-то менять.

Давайте разберёмся, как выбрать идеальный таск-менеджер, в котором будете только вы, ваши сотрудники и проекты.

Поймите, что вам нужно. Прежде чем отправляться на поиски, составьте список «хотелок». Например, вам важны «интуитивно понятный интерфейс» или «интеграция с электронной почтой». Для этого оцените сверху специфику работы в вашей компании и пообщайтесь с командой.

Примерьте на размер. Как и в случае с обувью, размер бизнеса имеет значение. Если ваша команда маленькая, вам, возможно, не нужен таск-менеджер с бесконечным списком функций, который будет пугать одним своим видом. Но если вы управляете целым отделом или несколькими проектами одновременно, то вам понадобится что-то помощнее, чем простой список задач. Ищите инструмент, который будет расти вместе с вами.

Попробуйте перед покупкой. Большинство таск-менеджеров предлагают бесплатную пробную версию, и это ваш шанс узнать, подходит ли вам этот инструмент. Используйте эту возможность, чтобы проверить, насколько легко ваша команда адаптируется к новому инструменту и не вызывает ли он желание бросить компьютер в ближайшее озеро.

Посмотрите отзывы и рекомендации. В наш век информации отзывы и рекомендации — это ваш лучший друг. Поищите отзывы от компаний или команд, похожих на вашу, чтобы увидеть, как они применяют приложение таск-менеджер и какие проблемы им удалось решить с его помощью.

Стоимость и бюджет. Посмотрите на структуру цен таск-менеджера. Некоторые предоставляют бесплатные версии с ограниченными возможностями, в то время как другие предлагают платные тарифы с расширенным функционалом. Проанализируйте, какой вариант наиболее соответствует вашему бюджету.

При выборе таск-трекера помните, что он должен помогать вашей команде работать лучше. В идеале он должен объединить вашу компанию, повысить эффективность работы и стать для вас единым пространством для ведения проектов и совместной работы.

Как использовать таск-менеджер в команде

Чтобы безболезненно и эффективно внедрить таск-менеджер для командной работы, рекомендуем следующее.

Расскажите и научите. Убедитесь, что каждый член команды понимает, как пользоваться офисной «новинкой», чтобы не оказалось так, что часть сотрудников работает в новом инструменте, а кто-то продолжает подпольно вести проекты в «аутлуке» или «аське».

Установите некоторые правила работы. Например, за сколько дней до дедлайна нужно поставить задачку юристу на составление договора. Сделайте шаблоны задач на изготовление рекламного баннера и договоритесь, какие задачи считать срочными, когда срочные — все.

Первое время регулярно синхронизируйтесь. Пусть каждый член команды рассказывает о своих задачах и выполняемых проектах. Это ваш шанс вовремя узнать, что Павел из маркетинга случайно забрал задачу, которая была предназначена Максиму из отдела продаж.

Собирайте обратную связь. Ну, тут понятно: чтобы ваш поезд ехал ровно и быстро, на пути не должно быть неровностей и посторонних предметов. Про все изъяны новых процессов вы можете узнать при регулярном общении с командой.

Поощряйте активное использование. Только вместо «звёздочек» как в школе — дополнительный кофе-брейк или поход в боулинг с отделом, который активнее работает с новыми задачами.

Таск-менеджер от Битрикс24

Битрикс24 — это бесплатный онлайн-сервис, где задачи, общение команды и файлы собраны в одном месте. Битрикс24 помогает организовать работу команды и сделать сложные процессы простыми: от управления дедлайнами до обмена документами, от проведения видеоколла до синхронизации по срочному проекту. Это не просто таск-менеджер, это десятки связанных между собой инструментов для совместной работы команды.

Используйте Битрикс24 и будьте уверены — с ним не потеряется ни один важный файл, статус, срок или клиент.

Как использовать таск-менеджер Битрикс24 для командной работы

Представим, что вы прокачали дизайнерские скиллы вашей бабушки ошибочно отправленными ТЗ и у вас закончились мотивационные воцапные открытки от дальних родственников, а разобраться в таск-менеджере нужно. Прокрастинацию — вон! Внимание на пункты ниже.

Ставьте задачи

Ситуация: будничное утро. Команда маркетологов собирается на еженедельное совещание. Руководитель проекта, Аня, открывает таскер Битрикс24 и начинает распределять задачи.

Она с лёгкостью создаёт задачи для каждого члена команды: Мария подготовит контент-план на следующий месяц. Иван проведёт анализ конкурентов, Алексей разработает новую рекламную кампанию.

Каждая задача сопровождается дедлайном и приоритетом. Вся команда видит свои задачи в реальном времени, а разные методики типа Канбана, Скрама и так далее помогут визуализировать загруз.

Ведите проекты

Ситуация: команда разработчиков и дизайнеров работает над новым проектом.

Лид создаёт в Битрикс24 проект «Новый сайт», где собраны все задачи, сроки и ответственные лица. Каждый этап проекта чётко расписан: от исследования рынка до финального тестирования. В проекте есть диаграмма Ганта, которая наглядно показывает прогресс и помогает следить за сроками. Команда работает слаженно, эффективно и без нервяка, зная, что каждый шаг под контролем.

Обсуждайте в мессенджере

Ситуация: в разгар рабочего дня дизайнер Наташа получает АСАП-запрос на изменение макета в стиле «Нужно что-то свежее, интересное, необычное».

Наташа открывает мессенджер Битрикс24 и пишет в чат команды: «Коллеги, срочно нужно внести изменения в макет. Нужно что-то свежее, интересное, необычное! Помогите!» В чате активно обмениваются идеями и предложениями, а один из коллег вообще предлагает взять переделку макета на себя, учитывая все предложения. Наташа на радостях прямо из чата создаёт задачу смельчаку. В итоге благодаря оперативной коммуникации задача решается в кратчайшие сроки.

Планируйте встречи в календаре

Ситуация: в компании планируется важная встреча с клиентом.

Менеджер по продажам, Дима, открывает календарь в Битрикс24 и создаёт событие «Встреча с клиентом». Он проверяет свободные слоты коллег, выбирает удобное время, добавляет их в событие и отправляет приглашения. Участники получают уведомления и подтверждают участие. В день встречи календарь заранее напоминает о событии, и все вовремя собираются. А ещё можно создать встречу даже из чата в мессенджере.

Синкайтесь в видеоколлах

Ситуация: часть команды работает удалённо, и необходимо провести еженедельный синк.

Руководитель Лена без лишних ссылок-приглашений создаёт видеозвонок из чата в мессенджере Битрикс24, где уже собраны все нужные участники команды и нет никого лишнего. В назначенное время все подключаются к видеоконференции. Ребята обсуждают текущие задачи, делятся новостями и планами на неделю. Такой синк позволяет оставаться на одной волне несмотря на расстояния, а ещё сохраняет всю историю переписки во время созвона (и файлы).

Обменивайтесь файлами

Ситуация: в процессе работы над проектом необходимо обменяться документами и макетами.

Команда использует Битрикс24 ещё и для обмена файлами. Маркетолог Оля загружает презентацию на общий диск и делится открытой ссылкой с коллегами. Дизайнер Серёжа отправляет макеты через чат. Все файлы хранятся в одном месте, и каждый член команды имеет к ним доступ в любое время.

Придумывайте вместе с AI

Ситуация: SMMщики ищут идеи для контент-плана.

Мария, SMM-менеджер, открывает Битрикс24 и запускает чат с AI-помощником CoPilot. Она вводит запрос: «Пример контент-плана на неделю». Описывает продукт и добавляет необходимые вводные от площадок до примера визуала. AI предлагает концепцию. Маша добавляет в чат с CoPilot коллег, и они продолжают вместе штормить идеи.

Примеры использования

А теперь давайте посмотрим, как таск-менеджер Битрикс24 может быть полезен в различных отраслях для улучшения командной работы.

В маркетинге

Таск-менеджер позволяет создавать задачи для каждого этапа маркетинговой кампании: от разработки концепции до анализа результатов. Можно заводить задачи на создание, редактирование и публикацию контента. А комменты и обсуждения внутри задач позволяют специалистам обмениваться идеями и быстро решать возникающие вопросы.

В продажах

Таск-менеджер помогает отслеживать каждый этап работы с лидами: от первого контакта до закрытия сделки. Это позволяет менеджерам не упускать важные детали и своевременно реагировать на запросы клиентов.

Задачи всегда чётко распределены между членами команды, а с помощью отчётов получится ловко отслеживать выполнение задач и анализировать эффективность работы команды — это поможет выявлять слабые места и улучшить процессы в будущем (и даже в текущем моменте).

В разработке (IT-сектор)

Таскер позволяет разбивать крупные проекты на мелкие задачи, чтобы было проще работать над общим проектом и контролировать ход ведения. Разработчики могут использовать комментарии и прикреплять файлы для обмена кодом, документацией и идеями.

На производстве

Помогает планировать и контролировать выполнение производственных задач: от закупки материалов до выпуска готовой продукции.

Задачи могут быть распределены между различными отделами и сотрудниками, что поможет улучшить координацию и избежать простоев. С помощью задач можно отслеживать выполнение контрольных мероприятий и своевременно реагировать на проблемы.

В административно-хозяйственной службе (бухгалтерия, юристы)

Поможет отследить выполнение задач по подготовке, проверке и утверждению различных документов, что упрощает контроль за сроками и качеством работы.

Как мы видим, таск-менеджер Битрикс24 может запросто улучшить командную работу в различных отраслях, обеспечить прозрачность, координацию и контроль за выполнением задач. Звучит круто, а на деле ещё круче.

Советы по эффективному использованию таск-менеджера

Чётко формулируйте задачи. Указывайте конкретных ответственных и сроки, делайте подробное ТЗ.

Используйте хэштеги. Метки помогут быстро найти нужную задачу, когда их становится много.

Разбивайте большие задачи на подзадачи. Большого слона лучше есть по кусочкам. Так и с большими проектами: разделите их на маленькие шаги, чтобы постепенно двигаться к цели.

Регулярно созванивайтесь по важным проектам. Поставьте в ваш календарь регулярный синк и обсуждайте на нём только статусы по проекту. Домашних питомцев чуть-чуть тоже можно.

Ведите общение только внутри вашего онлайн-сервиса. Это упростит поиск информации и сократит количество бессмысленных переписок.

Используйте мобильное приложение. В Битрикс24 работать над задачами со смартфона и быть в курсе всех дел так же удобно, как и на компьютере.

Веселитесь! Помните, что работа в таск-менеджере Битрикс24 — это не только обязанности и сроки, а ещё и возможность сделать рабочую рутину более организованной и менее стрессовой. Экспериментируйте с фичами, создавайте забавные названия для задач и проектов, внесите немного творчества в процесс работы. С креативными идеями для повесток регулярных встреч может помочь встроенный AI-помощник CoPilot.

Топ приложений для таск-менеджера Битрикс24

Mind map — создавайте карты в рабочих группах в отдельной встройке с нуля или используйте шаблоны.

Отчёт по задачам — приложение поможет сформировать отчёт для одного или нескольких сотрудников. Также покажет фактическое и плановое время, затраченное на задачу сотрудником, и отобразит его статус.

Miro Boards — комплексные инструменты для создания пользовательских историй, карт пути клиента, каркасов, дорожных карт, планирования спринтов и ретроспектив.

Умные отложенные задачи — позволит переводить задачи в состояние «Отложенные» с восстановлением в статусе «Просроченная».

Быстрые отчёты по задачам — выводит информацию о времени, затраченном сотрудниками на задачи, в виде сводных диаграмм и таблиц.

Также информацию из сводных таблиц отчётов можно выгружать в CSV-файлы для дальнейшей работы. А из статистики по задаче можно одним кликом формировать практически готовый счёт или сделку.

Быстренько подведём итоги

Таск-менеджер — это не просто удобная штука, а помощник в управлении задачами. Независимо от того, большая у вас компания (5000+) или маленькая (5+), таск-менеджер поможет навести порядок и добиться крутых результатов. Помним: порядок на столе — порядок в голове! А если на столе ноут, а в кармане смартфон с классным таскером — порядок в бизнесе!

Мы обсудили, как правильно выбрать и на что обратить внимание. Важно, чтобы таскер подходил именно вам: учитывал специфику бизнеса/проектов и размер команды и отрабатывал нужные функции. Умоляем, не выбирайте таск-менеджер по принципу «чем больше кнопок, тем лучше» — это не пульт от телевизора!

Правильно используя таскер, вы не только повысите эффективность работы, но и позаботитесь о своей команде. С ним ребята смогут легко управлять задачами, следить за сроками и работать в реальном времени. Это создаст более продуктивную и счастливую рабочую семью атмосферу. Ведь все мы мечтаем, чтобы дедлайны перестали быть ночным кошмаром.

Так что, выбирая таск-менеджер, вы инвестируете не только в рост бизнеса, но и в благополучие своей команды. Следуйте нашим советам, выбирайте с умом, и успех вам обеспечен!

А тут как раз вас поджидает ссылочка на тот самый классный таскер от Битрикс24. Регистрируйтесь и забирайте бесплатно.