Опыт внедрения CRM: реальный кейс

12 февраля 2015 года мы подали заявку на тестовый доступ к системе, поскольку это предложение является бесплатным и, на наш взгляд, достаточно хорошо позволяет оценить, подойдет ли нам данная CRM. Наша компания рассмотрела 3 предложенных конфигурации CRM GYDEX — «Электронное снабжение», «Интеллектуальные продажи» и «Мобильный офис». Мы впервые использовали CRM, поэтому практически во всем нам пришлось разбираться с нуля. Впрочем, это оказалось не так сложно: доступ ко всем вариантам конфигурации осуществляется через единую форму на сайте.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Каждый из них состоит из ряда информационных блоков, и некоторые из них одинаковы для всех программных модулей — например, карты сотрудников, число которых не ограничено даже в тестовых версиях. Другой пример общего для всех конфигураций модуля — карты контрагентов, включающие в себя полный объем информации, позволяющей не только вести с ним коммерческое взаимодействие, но и формировать документооборот:

• Наименование, ОПФ
• Полный набор реквизитов: юридический адрес, ИНН, КПП, ОКПО и т.д.
• Справочник банковских реквизитов – любое необходимое количество реквизитов
• Справочник фактических адресов– любое необходимое количество фактических адресов с указанием вида – офис, склад и т.д.
• Отрасли/подотрасли – выбор отрасли и двух подотраслей из справочника
• 5 файловых разделов
• Справочник контактов: позволяет хранить неограниченное количество контактов (ФИО, должность, дата рождения) с неограниченным количеством способов связи – аналогично карте сотрудника. При этом даты рождения используются в отчете «Дни Рождения» и для отправки автоматических оповещений сотрудникам
• Справочник руководителей: позволяет вести хронологию назначения руководителей – заносятся ФИО, должность и дата назначения. В зависимости от даты документа программа автоматически определяет, кто был руководителем контрагента в этот период.

CRM-система помогла нам существенно повысить эффективность взаимодействия сотрудников компании не только с внешними контрагентами, но и между собой. В программу встроен удобный сервис обмена сообщениями и передачи файлов, а также доступна возможность поделиться документами внутри сети без пересылки.

Модули электронной почты и мгновенных сообщений с возможностью прикрепления файлов и массовой рассылки сообщений позволяют сотрудникам общаться внутри программы, а планировщик задач содержит функцию заметок, позволяющих делиться информацией и файлами с другими сотрудниками, которые напоминают функционал EverNote. При создании заметки сотрудник выбирает, с какими сотрудниками он делится заметкой, и в каком режиме доступа: только чтение или полный доступ.

Помимо заметок планировщик включает в себя еще четыре важных компонента — задачи, встречи, командировки и звонки. Все активности работают в связке с модулем контрагентов, т.е., например, к звонку прикрепляется контрагент, контакт контрагента и телефон контакта, куда или откуда был звонок. Встречи, командировки, звонки могут заноситься как запланированными, так и фактически выполненными. Кроме того, при занесении звонка фиксируется, входящий он или исходящий. Ну, а система автоматических напоминаний и оповещений не позволит пропустить важные события: например, о просроченных исходящих звонках сотрудник получит напоминание всплывающим окном, а о новых комментариях в своих задачах – личным сообщением.

Кроме того, каждая из конфигураций системы имеет специализированные инструменты для определенного вида деятельности — например, автоматизации снабжения сети складов или управление продажами продукции. Например, один из них — это база всех основных документов и их печатные форм: заявки, входящие и исходящие счета, распоряжения, реализации, поступления, оплаты и т.п. Доступны функции автоматического и ручного «выравнивания» новозаведенных позиций счетов и заявок.

Этот инструмент был во многом похож на 1С, что сделало его особенно удобным для тех наших сотрудников, которые имели опыт работы с этой программой. При этом он напрямую связан с базой контрагентов и сотрудников, которым можно направлять формы строгой отчетности формируются в формате pdf сразу на электронную почту.

Для управления продажами в CRM существует удобный модуль, который реализован в виде таблицы по годам, месяцам, сотрудникам. Для каждого участвующего в плане/факте продаж сотрудника (участие определяется в карте сотрудника) вносится плановое и фактическое значение суммы продаж в заданный месяц заданного года. Для сотрудников определенных отделов факт продаж вносится не цифрой, а документом-договором с контрагентом. Автоматически синхронизируемые с ЦБ РФ курсы валют позволяют в один клик мыши конвертировать данные в необходимую валюту.

Начать работать с CRM Gydex оказалось очень просто, однако по мере работы мы открывали все новые функции, которые, как выяснилось, были очень полезны нашей компании. Затем мы заключили договор на обслуживание и ежемесячную оплату программы, который дает право на бесплатную доработку системы под наши требования, и в результате получили продукт, функционал которого полностью используется сотрудниками компании, решая их повседневные и долгосрочные задачи и не загружая их лишней бюрократической работой.