Как работать меньше, а успевать больше

Филипп Царевский,
CEO Direct All-in

Я разделяю все задачи на 3 части:

1. Важнейшие стратегические задачи
2. Операционные задачи, которые никто, кроме меня сделать не сможет
3. То, что можно делегировать

Каждая задача записывается в один из 3х списков. Всё, что из третьего — делегирую. На это выделяю до 2х часов в день (найти исполнителя, поставить задачу, проверить). Сам делаю только задачи из первого списка. На второй список выделяю около 1ого часа в день, или выполняю задачи только тогда, когда уже нельзя откладывать.

Фишка в том, что после выполнения заданий из 1 и 3 списка, необходимость в закрытии задач из 2ого — либо просто отпадает, либо переходит в 3ий список.

Следующая фишка — разделить задачи на 2 вида:

1. Задачи, которые непосредственно влияют на достижение определенных целей

2. «Работа ради работы»

Я просто сел однажды и расписал все бизнес-процессы, которые есть в агентстве. Выделил среди них те, которые можно отнести к имитации бурной деятельности. Полностью их убрал или свёл к минимуму.

Есть так же вещи, которые выглядят важными, или без которых никак нельзя, но отнимают много времени. Во-первых, думаю, как их можно автоматизировать (CRM, роботы, сервисы и прочее), во-вторых — а так ли они важны? Чем мне грозит невыполнение?

Если потери небольшие (до 10% от оборота например), свожу к минимуму такие задачи. Теряется 10% денег — освобождается 30% времени, которое я выделяю на тот же список 1 и получаю дополнительные 50% денег.

Татьяна Примак, CEO IQS

Самый главный совет — автоматизируйте, наконец, свой ежедневник. Заведите CRM для личных целей. Я использую amoСRМ, где веду дела по принципу: название сделки — это название задачи (или объекта задачи). Нужные контакты для ее выполнения и информацию по задаче указываю в примечаниях. Туда же копирую переписку с исполнителями, чтобы информация не потерялась (источники общения всегда разные — от Facebok до официальных писем по почте). Если делегирую что-то на сотрудника— ставлю ему задачу сразу в CRM. Документы прикрепляю к карточке и указываю дедлайны.

Основные принципы управления временем, которые использую:

1. Планирование и понимание целей каждой задачи. Постоянная оценка важности и срочности задачи — это классика по Эйзенхауэру: в первую очередь стоит концентрироваться на важных и срочных делах. Не срочные — распиливать на части и устанавливать себе адекватные дедлайны.

От неважных и не срочных задач — нужно отказаться совсем, поскольку к цели они не приближают, но очень сильно кушают время.

Перед тем, как взяться за решение какой-либо задачи, необходимо ее проверить по данным критериям.

2. Делегирование. Самостоятельно нужно делать только те задачи, которые никто кроме вас сделать не может, остальное лучше отдавать людям. Обычно я оцениваю работу следующим образом: точно знаю, сколько стоит час моего времени, и просчитываю, как будет выгодно поступить — сделать самостоятельно или поручить.

При делегировании важно правильно поставить задачу сотруднику, удостовериться, что для ее выполнения у него есть достаточно компетенций и мотивации. Иначе, он либо будет постоянно отвлекать вас вопросами, либо сделает некачественно. Нужно проговорить с ним важность задачи, срок ее выполнения, необходимые ему для выполнения ресурсы, и шаги, которые он собирается предпринять. Лучше договориться «на берегу», чем потом расстраиваться из-за потраченного времени.

3. Вопросы. Приучать сотрудников обращаться к вам, только в том случае, когда без вашего участия вопрос действительно не решить. Сотрудник должен показать, что не просто хочет скинуть на вас свою проблему/задачу, а уже попробовал ее решить, но у него по каким-либо причинам не получилось.

4. Тайминги и регламенты встреч. Если ваша деятельность связана с переговорами, советую прописать для себя регламент встречи и проговорить его с участниками. Во время встречи постоянно следить за тем, чтобы сценарий и заявленное время соблюдались, и собеседник не уводил в дебри. Каждая тема обсуждения должна вести вас с партнером к цели.

5. Быстрое принятие решений. Научитесь быстро взвешивать все «за и против» и принимать «недорогие» решения по принципу «да-да/нет-нет». Не принятое вовремя решение по простой задаче обычно висит тяжелым грузом в голове и отвлекает от более важных решений. Это же правило касается и быстрых ответов на корреспонденцию — не копите письма и не тяните долго с ответом.

Иногда мне попадаются письма на пол страницы, а суть — в одном предложении. Неужели у человека так много времени, чтобы придумывать формулировки? Советую вести разговор кратко, но по делу.

Если общение направлено на решение какой-либо задачи и требует оперативности— переведите переписку в разговор по skype. Так человеку будет проще расслабиться и отвечать по-человечески, а самое главное — быстро!

6. Полное погружение в задачу. Если задача важная и срочная, требует максимального погружения — стоит отключить все внешние раздражители. Есть такая техника — «Помидор». Вы тратите на одну задачу ровно 25 минут, после этого делаете 3-5 минут перерыв и ставите таймер еще на 25 минут. Так до тех пор, пока задача не будет выполнена.

Игорь Бажан,
руководитель партнерских и SaaS-проектов в Masshtab

Тут все зависит не только от тебя самого. Важно, чтобы люди, которые включены с тобой в один процесс тоже соблюдали определенные правила и стремились работать на результат. Казалось бы, все слишком просто, но в молодых «креативных» компаниях добиться этого достаточно тяжело.

Мы долго шли к оптимизации рабочего времени и до сих пор постоянно работаем над этим. И вот несколько рекомендаций:

 Смысл во всем

Первое, чему мы научились — это поиск смыслов в каждом действии. Мы ставим понятные цели, определяем цифры, которых хотим добиться, а уже потом начинаем работу. Для этого достаточно провести общий штурм, или взять лист бумаги и наметить понятный и осмысленный план, который приведет тебя из точки А в точку Б. К сожалению во многих компаниях все работают ради работы и делают много необдуманных вещей, которые никак не влияют на результат. Лучше изначально потратить больше времени на постановку целей, чем потом понять, что ты потерял кучу времени на ерунду.

Таскеры рулят

Обязательно нужно ставить ежедневные задачи и фиксировать их в специальном сервисе. Круто, если все видят твои задачи — так ты чувствуешь больше ответственности. Каждое утро мы устраиваем 15 минутный «междусобойчик» и обсуждаем, что будем делать сегодня. Так проще. Ты знаешь, что дал обещание и от тебя зависит работа всей команды. Не получится слиться, или залечь на дно в «брюках», ведь ты пообещал и занес все в таскер, где все прекрасно видят, как ты держишь свое слово. Поэтому обязательно нужно внедрять в личную и корпоративную жизнь постановщик задач. Когда ты делаешь все вовремя, работать реально приходится меньше.

Не отчеты, а теплые презентации

Работать в условиях тотального контроля очень неуютно, но и без него далеко не уедешь. Поэтому мы поменяли видение на отчетность по результатам. У нас есть ежемесячная встреча, где мы рассказываем о том, какие ставили цели в начале месяца и чего нам удалось добиться — все это обязательно в цифрах, без лишней болтовни. Сотрудники показывают презентацию, которая наглядно демонстрирует у кого и на что уходило время. С каждым разом ты все больше и больше анализируешь свои результаты и сам приходишь к тому, что где-то нужно сократить время, где-то наоборот действовать повнимательнее. Ты сам понимаешь, что нужно для того, чтобы быстрее приходить к результату.

Все гипотезы нужно проверять

Еще один убийца времени — работа наугад. Ты что-то предполагаешь и начинаешь фигачить. А потом оказывается, что ты крупно ошибался в самом начале. Ты просто не подумал и решил, что ты все знаешь наверняка. Чтобы этого избежать, нужно проверять все предположения и гипотезы. Поэтому сейчас мы уделяем больше времени прототипированию и исследованиям, которые помогают выстроить нужную стратегию. Так мы экономим больше времени и нам не приходится переделывать одну и ту же работу заново. Не знаете как сделать лучше и за меньший срок? Нарисуйте на листке свою идею и спросите у вашей аудитории, что она об этом всем думает.

 Жизнь в компании должна проходить в одном часовом поясе

Пока вы не научите своих сотрудников приходить вовремя — ничего не выйдет. Кучу рабочего времени забирают опоздания. Сначала он опоздал на собрание и пропустил всю важную информацию, потом пришел к тебе выяснять что к чему, дальше что-то неправильно понял и сделал не так, потом оказалось, что пришлось все переделывать. Типичная ситуация для многих молодых компаний. Поэтому всегда нужно приходить вовремя, чтобы синхронизировать все корпоративные знания и быть в центре событий. Это просто должно стать привычкой. Она слишком хорошая, поэтому плохо прививается. Но нужно к этому идти. Если не получается, то надо скандалить или прощаться с людьми. Чтобы быстро и эффективно работать нужны все. Поэтому пунктуальность — очень важный фактор. Мы раньше сильно от этого страдали, но сейчас все круто.

Работать больше, чтобы работать меньше

Звучит невероятно. Но для того, чтобы начать работать меньше и действительно научиться экономить время, важно провести жесткую работу над собой. Ты не сможешь сразу запустить этот механизм время сбережения. Поэтому здесь в помощь опять всякие постановщики задач, напоминалки и прочие штуки, которые помогают не забывать, что ты подписался на эффективность и быстродействие. Тут все как с курением. Если один раз дашь слабину — все начнется по новой. Весь день ВКонтакте, Facebook, а потом в конце месяца с опухшими глазами спешишь исправить то, что натворил. С сигаретами немного проще, там есть Аллен Карр, а в тайм-менеджменте толковых книг практически нет. Одна фигня в основном. Поэтому рассчитывать нужно только на себя.

http://introvert.bz/blog/