Почему письма попадают в спам и как это исправить

Продуманная стратегия email-маркетинга не даст результата, если письма попадают в папку «Спам» либо не доходят вообще из-за блокировки СПАМ-фильтрами почтовых провайдеров. Сервис email-рассылки DashaMail.ru позволяет заранее проверить, в какую папку попадет рассылка на  Mail.ru и Rambler. Инструмент называется стоп-СПАМ. Он проверяет технические настройки отправителя и контент письма. Заранее понять в какую папку попадет письмо на таких почтовых провайдерах как Яндекс и Гугл не получится, так как они используют поведенческие СПАМ-фильтры. Одна и та же рассылка у разных получателей на этих провайдерах может попасть в разные папки. Как же узнать, по какой причине письма попадают в спам, и что предпринять, чтобы исправить ситуацию?

Как узнать, что мои письма попадают в спам

При организации рассылки обязательно необходимо контролировать показатели доставляемости. Без такого контроля можно пропустить момент, когда письма начали попадать в папку «Спам». Чем раньше вы обнаружите проблему, тем легче ее будет решить.

Есть три простых способа узнать, куда приходит рассылка:

• Владелец рассылки может завести почтовые ящики в наиболее популярных провайдерах: Яндекс, Майл.ру, Gmail. Добавьте эти адреса в список получателей и регулярно проверяйте почту. Если на один или несколько ящиков перестала приходить рассылка – необходимо искать причину. Скорее всего, аналогичная ситуация и у других получателей на данном почтовом провайдере.

• Если сервис рассылок предоставляет клиентам статистические данные по доменам, не стоит их игнорировать. Регулярно мониторьте статистику и при падении показателей на любом из них принимайте меры.

• Настройте почтовые офисы основных провайдеров. В сервисе DashaMail есть готовая интеграция с постмастером Mail.ru. Отчет о доставке писем на этого почтового провайдера можно получить прямо в статистике по рассылке.

Почему письма попадают в спам

Самая простая и очевидная причина, по которой рассылка может быть помеченной как спам, – это индивидуальные фильтры получателя. Возможно, получатель ранее отмечал похожие письма от других отправителей, как спам, поэтому провайдер автоматически сработал по аналогии. Проверить это можно простым способом: отправить рассылку на свой ящик без фильтров (в той же службе). Если письмо находится во входящих, скорее всего, проблема в индивидуальном фильтре. Посоветуйте получателю отметить письмо как «не спам» или добавить адрес в адресную книгу. Также получатель может вступить с вами в переписку – это должно решить проблему.

Если вы недавно вносили изменения в рассылку, репутация отправителя изменилась. Из-за этого часть писем может попадать в спам, однако постепенно ситуация наладится. Репутация – это показатель, который демонстрирует историю нарушений и действий отправителя, на основе которого почтовый провайдер определяет уровень доверия к вашей рассылке. Критерии, по которым формируется репутация, различаются у почтовых провайдеров.

Если все письма попадают в спам, возможно, причина проблемы – в настройках отправителя. Необходимо проверить их – возможно, проблема решится быстро.

• Настройки SPF. SPF-запись – это запись в системе имен домена о соответствии служебной информации и имени. Они защищают отправителя от злоумышленников, связывают сервер и сайт. В SPF указан список разрешенных IP, с которых можно выполнять рассылку. Определите, с каких IP-адресов вы будете выполнять рассылку, сформируйте запись и укажите ее в txt-записи домена. Значение обновится через несколько часов. Если вы работаете с сервисами почтового маркетинга, достаточно обратиться к ним – они предоставят собственную запись SPF.

• Настройки DKIM. Это запись, которая подтверждает разрешение собственника домена на рассылку. Она находится в заголовке. В сервисах почтовой рассылки DKIM-ключ генерируется автоматически, при самостоятельной рассылке его необходимо создать вручную. Сделать это можно при помощи специальных сервисов.

• Настройки DMARC. Этот инструмент предназначен для защиты получателей писем от фишинга. Он позволяет избежать ситуации, когда подписчик получает письмо с файлом вредоносной программ с известного домена. Инструмент проверяет цифровую подпись, наличие адреса отправки в SPF-записи. Проверки выполняются автоматически, а их результаты отправляются один раз в день. Инструмент проверяет каждое письмо. Если проверка не пройдена, по каждому провалу приходит уведомление. Этот инструмент не является обязательным к применению, но позволяет снизить риск попадания вашей рассылки в папку «Спам».

Если с настройками все в порядке, но вопрос, почему письма уходят в спам, остается открытым, проверьте еще несколько моментов. Возможно, вы используете нелегальную, покупную или чужую базу рассылок. При слишком резком увеличении количества получателей провайдер воспринимает ситуацию, как критическую. В таком случае письма, которые вы рассылаете, отправляются в спам.

Если подписчик не подтверждает свое согласие на получение писем от вас, провайдер тоже может помечать рассылку как спам. Для подтверждения согласия применяют Double Opt-in. На практике это обычно реализуется так: получателю автоматически отправляется письмо со ссылкой на подтверждение подписки.

Спам-почта подписчиков может пополниться вашей рассылкой в еще одном случае: вы отправляли только триггерные или личные письма, а потом резко изменили стратегию и начали проводить массовые рассылки. По логике почтовых сервисов, ваш сайт взломан злоумышленниками. Чтобы такие подозрения не возникли, не стоит действовать слишком активно. «Прогревайте» базу постепенно. В первые сутки отправляйте до тысячи писем, причем не в один момент, а за несколько часов. Отправляйте письма ежедневно, увеличивая объем подписчиков не более, чем на треть. Параллельно следите за доставляемостью и статистикой: жалобами, открытиями, переходами по ссылке. Если эти показатели падают, снизьте суточное количество отправок.

Как сделать, чтобы письма не попадали в спам

Профилактика попадания писем в спам зависит от таких моментов: соблюдения правил почтовых провайдеров, верстки писем, их содержимого. Чтобы не искать причину попадания рассылки в спам, необходимо соблюдать такие профилактические меры.

• Работайте с белыми базами получателей. Подписчики должны подтвердить свое желание получать вашу рассылку. Без этого количество жалоб может увеличиться до 1,5%, а это значение критично. Если объем ошибок при отправке рассылки увеличивается, это тоже тревожный звонок. Количество возвратов в рамках одной рассылки не должно превышать 5%.

• Один из простых, но действенных методов, как не попасть в спам, – это проверка подписчиков на активность. Если получатель в течение полугода и дольше не проявляет никакой активности, его адрес лучше исключить из базы. Перед этим можно попытаться “разбудить его” с помощью специальной серии писем.  Сервис DashaMail позволяет проводить автоматическую реактивации спящих подписчиков, а также автоматически исключать неактивных подписчиков из базы. Это позволяет значительно улучшить почтовую репутацию отправителя и заодно сэкономить на ESP.

• Следите за своей репутацией. У новых почтовых ящиков репутации нет, поэтому письма с них почтовые провайдеры могут отправлять в спам. Если получатель не подписан на вашу рассылку, скорее всего, он не увидит письма. Заработать репутацию можно качественными и информативными рассылками. Помните, что вы пишете письма для живых людей, а не для почтовых провайдеров. В письмах должна быть интересная и полезная информация, чтобы получатели читали их, были заинтересованы и ждали следующих рассылок. Это позволит заработать положительную репутацию у почтовых сервисов, и не искать в дальнейшем ответы на вопрос, почему письма попадают в спам gmail или яндекс. Не забывайте регулярно отслеживать репутацию.

• Не забывайте о верстке. Проверяйте адаптивность письма: оно должно нормально открываться на экране телефона, планшета или компьютера. Не делайте рассылку масштабными лонгридами, не гонитесь за количеством знаков. Работайте с качественными текстами, вычитывайте их перед отправкой. Так вы снизите риск попадания рассылки в спам.

• Уделите внимание технической части. Обязательно проверьте настройки или доверьте такую проверку и настройку специалисту.

• Следите за доставляемостью, контролируйте попадание в черные списки.

• Если все правила соблюдены, но письма отправляются в спам, свяжитесь с поддержкой почтового сервиса.

Как вывести письма из спама

Если вы выполнили все проверки, устранили ошибки в настройках, а рассылка все равно продолжает попадать в спам, свяжитесь со службой поддержки. Так вы узнаете, почему письма попадают в спам яндекс, gmail или mail.ru. Перед обращением проверьте условия пользования, убедитесь, что вы не нарушаете правила сервисов.

Обращение в поддержку состоит из четырех шагов:

• Соберите данные. Подготовьте письмо со служебной информацией – обратитесь в поддержку сервиса почтовой рассылки или отправьте письмо на свой почтовый ящик, а затем сохраните его из спама. Если проблема с одним или несколькими получателями – уточните у них, точно ли они хотят получать ваши письма. При положительном ответе обращайтесь в поддержку почтового провайдера.

• В письме провайдеру укажите род занятий вашей компании. Объясните, что вы рассылаете, кто получает ваши письма. Укажите, откуда вы берете контакты получателей, добавьте в письмо ссылку на вашу политику конфиденциальности и форму подписки. Это поможет убедить провайдера, что адреса подписчиков получены законным путем. Приложите копию письма, которое попало в спам, в формате .eml.

• Проверьте адрес получателя. У разных провайдеров способы отправки сообщений в поддержку различаются.

• Ждите. Обычно проблема решается в течение нескольких дней, иногда – до недели.

Как сделать, чтоб письма не попадали в спам: еще несколько советов

• Настройте постмастера. Такой инструмент есть у популярных почтовых провайдеров, он предназначен для анализа рассылок. Позволяет узнать статистику доставляемости, выявить проблемы и ошибки при отправке, отслеживать динамику основных показателей.

• Проверьте «серый список». Особенно актуален этот совет для тех, кто ищет ответ на вопрос, как сделать, чтобы письма не попадали в спам gmail. «Серый список» – это перечень отправителей без репутации. Яндекс и Мейл.ру обычно направляют рассылки таких отправителей во входящие, а вот Google может посчитать письмо информационным мусором. Повысьте репутацию: контент должен быть интересным, чтобы получатели хотели вывести письма из спама, перейти по ссылке.

• Правильно оформляйте письма. Указывайте тему. Не пишите ее заглавными буквами – это отталкивает подписчиков. Не делайте тему слишком длинной, достаточно трех-пяти слов. Не пересылайте письма, которые состоят только из картинки – добавьте хотя бы короткий текст. Не используйте сокращатели ссылок.

• Чтобы не ломать голову над вопросом, как сделать, чтобы письмо не попадало в спам, дайте получателям возможность отписаться от рассылки. Если ранее только некоторые почтовые сервисы отправляли рассылку в спам именно из-за отсутствия в письме возможности от нее отписаться, то сейчас наличие такой ссылки стало обязательным. Без нее отправить письмо банально не получится. Помните, что отписка - это лучше, чем нажатие на кнопку “Это СПАМ”.

• Регулируйте частоту отправки. Обычно достаточно одного-двух писем еженедельно: слишком частая рассылка отталкивает подписчиков и может показаться подозрительной почтовому провайдеру. Универсальной частоты нет, она зависит от ниши бизнеса.

• Отправляйте письма с корпоративного адреса, старайтесь не менять имя отправителя.

Главное, не пытайтесь обмануть СПАМ-фильтры почтовых провайдеров. Соблюдайте их правила, и тогда всё будет хорошо!