Как подписывать письмо: советы и примеры

Мы привыкли ставить свою подпись и не задумываться. Делать это «на автопилоте». Стоп! Давайте подумаем, как подписывать письмо, чтобы это было эффективно. Сервис email-рассылок Dashamail убежден, что корректно подписать письмо – настоящее маркетинговое искусство. Она может помогать не только в коммуникации, но и в продажах.

Интересное замечание: последняя фраза всегда запоминается лучше всего. Можно назвать это даже не теоремой, а аксиомой, которая не требует доказательств.

Сегодня мы предлагаем научиться не входить в разговор (это отдельная тема для разговора), а как выходить из него, чтобы решать нужные задачи и оставлять приятное «послевкусие», как после хорошего вина!

Письмо: как правильно прощаться?

Что такое почтовый ящик в XXI веке? Это личное пространство, и, если вас «пустили» к себе, значит, есть потенциал для общения. Ваша задача – быть такими же открытыми и искренними в ответ. Это значит, что подпись может быть какой угодно, но всегда должна «стоять на 3 китах»:

1. Информативность.

2. Доброжелательность.

3. Краткость.

Может показаться, что это сложно, но понимание приходит, когда выделяются основные цели любой (!) подписи:

• Персонализация продаж и отстройка от конкурентов.

• Логическое и естественное завершение письма, чтобы оно не выглядело «обрубленным»!

• Предоставление контактных данных и другой прикладной информации.

• Это немного психологический аспект, чтобы расположить получателя к продолжению общения.

Ставьте правильно цели и проверяйте, насколько им соответствует ваша подпись, которую в нашем сервисе можно прописать для всех отправлений или каких-то отдельных групп получателей. Помните о том, что она:

1. Поможет вам запомниться и выделиться из миллиона других отправителей.

2. Общение перестанет быть чисто формальным. В нем появится больше доверия.

3. При корректном подходе будет нативная стимуляция к действию.

В этой публикации вас ждут только прикладные и проверенные на практике советы. Читайте и внедряйте и обязательно делитесь с нами своими достижениями.

«Хит-парад» советов по созданию правильной подписи для email-рассылок

Сразу скажем: нет универсального секрета и единственно верного варианта. О том, какой должна быть подпись, спорят разные специалисты:

• Копирайтеры

• Редакторы

• Мастера UX

• Дизайнеры

Все персонально и индивидуально, поэтому мы выделим несколько правил в настольную «памятку»:

1. Ничего не изменилось. Краткость по-прежнему осталась сестрой таланта, поэтому оставляйте в подписи только самое главное. ФИО, данные о компании и контакт для связи. Никто не захочет читать «Войну и Мир»!

2. Если вы используете фотографию, то пусть она будет качественной, чтобы вас узнавали в лицо, и это были приятные ассоциации.

3. Если что-то можно убрать, сделайте это. Без сожалений избавляйтесь от смыслового и визуального шума.

4. Только человечность. Никаких шаблонов. Если делаете пожелания, то искренне, прощайтесь вежливо и заинтересованно в собеседнике.

5. Минимизируйте информацию. Проверьте, какие ссылки, цитаты можно убрать, так как они «захламляют» контент, убивают свободное пространство в письме. Все равно пользователи не воспринимают эти данные. Идеальная подпись обязана (да, именно обязана) быть простой и удобной в навигации.

6. Буйство цвета оставьте художникам. Здесь также важно не «переборщить». Оставьте только 2-3 фирменных цвета, чтобы не получить «солянку», которая выглядит дешево и неаккуратно.

7. Шрифтов много не бывает! Этот принцип – пережиток прошлого, когда в письмо старались поместить «все лучшее сразу»! Во-первых, это очень затрудняет чтение. Вы хотите выделить важные сведения, но получаете обратный эффект. Если очень нужно расставить акценты, вы можете добавить немного цвета к элементам шрифта, поменять начертание (курсив), «поиграть» со строчными и заглавными буквами, но строго в рамках 1 шрифта. Максимум, что можно сделать – использовать дополнительный шрифт для заголовков.

8. Работайте над построением иерархии, так как все-таки подпись email призвана передавать информацию. Можно выделить имя отправителя жирным шрифтом, чтобы показать, что в этой переписке важны ее участники.

9. Иконкам соцсетей – быть. Мы живем в ту эпоху, когда люди проводят в социальных сетях много времени, поэтому вы можете получить качественный дополнительный трафик от тех, кто не любит читать письма в почтовых сервисах, но с удовольствием присоединится к вам, например, ВКонтакте или другом проекте. Обращаем внимание на то, что нужно использовать именно иконки, отказавшись от гиперссылок, так как они выглядят стильно и аккуратно, а также занимают существенно меньше места.

10. Проводите адаптацию под мобильные устройства, так как статистика неутешительна. Почти 50% людей открывают ваши послания со смартфонов или планшетных компьютеров, поэтому задача подписи – «выжить» и остаться читабельной даже на маленьком экране.

Эти 10 рекомендаций разделят вашу жизнь на «до» и «после», так как вы сможете делать свои подписи не интуитивно, а четко понимая, как и зачем их писать, чтобы они еще и продавали!

Секреты персонализации продаж посредством подписи

Представим, что у вас сложный и дорогой продукт. В этом случае вам нужно действовать от обратного и сделать коммуникацию настолько простой, насколько это вообще возможно. Давайте рассмотрим простой и наглядный пример, чтобы понять, как это работает:

Ситуация: вы ищете мебель для офиса. Вы нашли интернет-магазин фабрики, оформили заказ. Вы приобрели стол, кресло и диван в холл. Вас все устроило. Вам понравилась работа менеджера, его помощь в подборе и качество самой продукции. Прошло время, и вы хотите приобрести ресепшн, но все время откладываете решение данного вопроса «в долгий ящик»!

Как работает email-маркетинг: вдруг в рассылке вы получаете очень своевременную информацию о том, что в этом магазине сейчас скидки. Вам пишет тот самый менеджер, с которым вы уже продуктивно поработали ранее. Он рассказывает, что в наличии как раз есть стойки ресепшн по очень приятной цене. Он называет вас по имени, помнит о вас, приводит факты из прошлой встречи. Он уже знает ваши вкусы, поэтому сделал очень точную и релевантную вашим запросам подборку. Это подкупает!

Это очень удобно, и такая схема по-настоящему рабочая. Будьте искренними, заботьтесь о своем клиенте даже в письме, и вы убедитесь в этом лично.  

Как реализовать правильную подпись в сервисе DashaMail?

Чтобы рассылки приносили реальную пользу, ловите инструкцию, как настроить подпись в нашем сервисе:

• Создайте файл Эксель, выгрузив туда все данные ваших клиентов. Обязательно проставьте в дополнительных полях контакты персональных менеджеров, которые их ведут (имя, телефон).

• Загрузите базу данных в таблице в «Адресные базы»! Наши возможности позволяют сделать это в пару кликов. Если вдруг данные этих клиентов ранее уже были внесены в базу, то просто произойдет обновление, и напротив их имен появятся имена тех менеджеров, что их вели. Не будет шанса что-то забыть или упустить из виду.

• Теперь при отправке вы сможете использовать все возможности подстановки нужных переменных и персонализации, а ваши клиенты будут видеть, что вы общаетесь лично с ними, а не отправляете всем одинаковые письма.

Подводя итоги: когда подпись важна! 

Персонализированная уникальная подпись очень важна, если вы активно работаете с массовыми рассылками и хотите увеличить их эффективность. Мы стараемся предложить своим пользователям максимум инструментария, чтобы решать их бизнес-задачи:

1. Вы можете сегментировать базу на основании большого количества данных, решая задачи оформления и наполнения контентом письма для каждого сегмента так, как требует конкретная ситуация.

2. В вашем распоряжении современный блочный редактор или традиционный, не теряющий актуальности, редактор HTML!

3. Мы разработали много стильных шаблонов, которые не выглядят избитыми и не являются «клонами», так как их можно совершенствовать и менять.

4. Есть все, что требуется: возможность менять шрифты (но будьте аккуратны), проставлять ссылки, вставлять кнопки, разделители и многое другое.

5. Поддерживается работа тегов персонализации для создания максимально релевантного контента.

Конечно, можно сделать подписи и в стандартных почтовых программах для их подстановки в ваши обычные письма. В ней вы также можете приглашать получателя письма в соц.сети или в рассылку. Настроить автоматическое формирование такой подписи несложно:

• В сервисе Gmail достаточно нажать на символ «шестеренки» (настройки) в верхнем углу справа, чтобы перейти в раздел с настройками. Там в общих настройках будет целый блок для редактирования подписи и написания туда текста, добавления фотографии и контактов.

• Яндекс.Почта позволяет добавить подпись примерно таким же путем. Зайдите в личные данные, и в новом окне вы сможете сформировать такую подпись, которая вас устраивает на 100%.

• Сервис Mail.ru – здесь также есть раздел с настройками (в нижнем левом углу). Просто поменяйте имя отправителя и подпись, введя нужный текст. Не забудьте о сохранении изменений.

• Если вы пользуетесь Outlook, то в нем есть специальный раздел с редактированием подписи, где также можно вставить тот контент, что вы составили с учетом рекомендаций из этой публикации.

Помните о том, что подпись была и остается важнейшим элементом письма. Он не уступает по исключительности приветствию и первому предложению, поэтому сделайте все возможное, чтобы подпись была аккуратной, информативной и уникальной. Тогда письма будут приносить реальную пользу и повышать конверсию.