Корпоративная рассылка для бизнеса: зачем она нужна и как её легко внедрить?

Емайл-маркетинг - это мощный инструмент для продвижения продуктов компании, ведения клиентов по воронке продаж и усиления их лояльности. Среди различных видов email-рассылок, таких как продающая, контентная, триггерная, новостная и транзакционная, стоит выделить корпоративную рассылку. Она отличается от остальных тем, что ориентирована исключительно на сотрудников компании, и её контент предназначен только для внутреннего пользования. Следовательно, для корпоративной рассылки нет необходимости собирать базу подписчиков, как для других видов рассылок, поскольку её получателями являются уже имеющиеся сотрудники.

Зачем нужна корпоративная рассылка

Email-рассылка не может полностью заменить другие способы общения с сотрудниками, такие как проведение рабочих совещаний, обмен данными по сети интранет, журнал о компании в печатном или электронном виде и т. д., но отлично дополняет их. Email-коммуникацией активно пользуются сотрудники HR-отделов. Она позволяет одним письмом распространить информацию по всей компании, включая филиалы в других регионах и сотрудников, работающих удаленно, а ещё:

• Повышать мотивацию сотрудников, формировать вовлеченность: новости о работе компании, важных изменениях, планах на будущее, успехах и достижениях, а также благодарности всем причастным к достижениям побуждают сотрудников работать эффективнее.

• Проводить эффективную адаптацию новых сотрудников, обучать их, обеспечивать новичков всеми необходимыми материалами (важные контакты, ценности компании, графики, должностные инструкции, цели, задачи и пр., в зависимости от специфики бизнеса).

О чём писать в корпоративной рассылке

Составляйте темы письма, основываясь на информационных поводах, и не пишите без дела. Корпоративная email-рассылка бывает двух видов: новости о компании и рассылка о сотрудниках. К первому виду относится всё, что связано с организацией: еженедельная рассылка с подведением итогов, ежемесячный дайджест новостей компании и сферы, успехи компании, подборка заслуживающих внимания отзывов клиентов, заметки руководителя, статьи о компании в средствах массовой информации и т. п.

• Еженедельная рассылка – отправляйте сотрудникам письма с подведением итогов рабочей недели. Это поможет оперативно оценить результаты работы, выявить возможные проблемы и своевременно скорректировать выбранную тактику, не усугубляя их.

• Дайджест новостей бизнеса за определённый период или подборка лучших публикаций, корпоративная рассылка с подведением итогов месяца от руководителя.

• Успехи компании. Вашему бизнесу есть чем гордиться: успешно реализованные проекты, повышение продаж, номинация на премию, бесплатное упоминание в СМИ – не забудьте поделиться с сотрудниками хорошими новостями и похвалить всех причастных. Они мотивируют сотрудников трудиться ещё эффективнее.

• Отзывы клиентов. Создавайте письма с подборками содержательных и заслуживающих внимания отзывов покупателей. Они помогут понять потребности ЦА, разобраться в причинах падения продаж, обратить внимание сотрудников на некоторые моменты. Если приводятся негативные отзывы, лучше не указывать имя провинившегося сотрудника. Тот, о ком идёт речь, и так поймёт, для других же это будет стимулом не совершать подобных ошибок. Не концентрируйтесь на негативе, демонстрируйте также положительные рекомендации на продукцию и услуги.

Email-рассылка, посвященная сотрудникам, может содержать поздравление определённого человека с днём рождения или другим важным событием (рождение ребёнка, профессиональное достижение и пр.), приветствие нового сотрудника, анонсы корпоративных мероприятий и приглашение на них. Поздравительные открытки всегда приятно получать. Они дают понять сотруднику, что компания его ценит и помнит. Старайтесь составлять персонализированные пожелания, а не одинаковый текст для всех. Яркие фотографии с корпоративного мероприятия, передающие прекрасную атмосферу, настроение, хорошие впечатления, помогают сплотить команду.

Правила успешной корпоративной email-рассылки

• Экономьте время сотрудников. Помните о том, что email-рассылка читается сотрудниками в рабочее время. Чтобы не отвлекать их от работы, составляйте лаконичные, хорошо отформатированные и удобно читаемые письма, отражая в заголовке основную суть.

• Предоставляйте полную и достоверную информацию.

• Пишите живым языком, включайте юмор, избегайте чрезмерно официального тона и сухого повествования. При этом не забывайте соблюдать меру. Если вы сообщаете печальную новость, шутки и смайлы будут неуместными.

• Добавляйте фотографии и изображения в текст. Человеческий глаз лучше воспринимает визуальные образы. Используйте этот лайфхак и в письмах для клиентов, и в корпоративной рассылке. Также исследования доказывают, что на реальные фотографии коллег люди лучше реагируют, чем на стоковые снимки.

• Совершенствуйте письма. Как и в случае с email-рассылкой для клиентов, понять, в каком тоне голоса написать, какие заголовки и оформления писем больше нравятся сотрудникам поможет А/В тестирование. Не забывайте использовать такие полезные инструменты сервиса ДашаМайл, например, опросы.

Запускаем корпоративную рассылку правильно

Прежде, чем запустить email-рассылку для сотрудников, необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

• Назначить ответственное лицо. Это может быть сотрудник отдела кадров, штатный менеджер или маркетолог.

• Следующий этап – выбор информационных поводов. Не нужно сразу внедрять всевозможные виды. Вначале можно остановиться на еженедельной рассылке и вводных письмах новичкам, затем постепенно внедрять все актуальные для вашего бизнеса форматы.

• Подготовить макеты (шаблоны) писем. Как и клиентская, email-рассылка для сотрудников бывает автоматической (например, отправка материалов новому сотруднику) и регулярной (например, еженедельная рассылка). Определитесь с временем отправки, событиями, требующими автоматической отсылки сообщения, оформлением письма.

• Настроить отправку на сервисе емайл-рассылок. Использование специализированных сервисов позволяет делить получателей писем на группы (например, по отделам), автоматизировать процесс отправки, использовать инструменты анализа и аналитики (позволит определить наиболее популярные форматы, узнать, сколько сотрудников читают письма, и другую важную информацию). Это удобно, если сотрудников в вашей компании несколько сотен, а для больших корпораций возможность автоматизации процесса – необходимость.

• Встраивается в письма формы опросов, узнавайте, что сотрудники хотели бы изменить в рассылке, какие темы вызывают повышенный интерес, анализируйте результаты и вносите коррективы.

Корпоративная рассылка не способна целиком заменить живое общение, но хорошо его дополнит, позволит настроить взаимодействие и неформальное общение между сотрудниками, работающими в других городах и филиалах. Облегчить ее запуск поможет сервис DashaMail. У нас есть готовые дизайнерские шаблоны, полезные инструменты для сбора статистики и аналитики, персонализация – попробуйте. Мы уверены, что вы останетесь довольными!