Что душе угодно: система-конструктор для делопроизводителей

Прозрачный контроль

– В какой-то момент заказчик решил заменить уже использующуюся систему. Старая не справлялась с возрастающим документооборотом и была неудобна для пользователей, – рассказал Станислав Турчановский, руководитель проекта. – Например, в ней не было дерева версий – всякое сохраненное изменение документа становилось необратимым. Сейчас можно легко вернуться к прежнему варианту, фиксируется, кто именно вносил правки, поэтому легко вычисляются авторы ошибок. Система может поддерживать работу огромного числа пользователей и позволяет создавать распределенные центры принятия решений.

Еще одна полезная функция – контроль сроков. СЭД расставит приоритеты в исполнении заданий, напомнит про дедлайн и подскажет, у кого завис документ. К слову, система может произвести авторасчет времени исполнения задач.

Прозрачность процессов согласования, постановки и контроля исполнения задач в 2–3 раза сокращает время принятия решений и подготовки окончательной версии документа. (Система ресурсоэффективна и в другом смысле – уход от использования бумажных носителей сбережет не одно дерево).

Совместная работа

Работа над проектом шла более 2 000 проектных часов (в переводе на календарное время – год).

– Мы подхватили разработку. Заказчик сначала привлек нас как экспертов, а позже подключила к работе, – вспоминает Станислав. – Все это время мы плотно взаимодействовали с заказчиком: каждые две недели проходило тестирование системы заинтересованными фокус-группами. Было интересно работать: задача новая. У SibEDGE уже был опыт работы с другими крупными системами – крупными порталами, магазинами, но с документообразованием мы столкнулись впервые. Многое пересекалось с прежними проектами, но некоторые функции оказались специфичны. Для нашей команды это стало хорошим опытом – когда ты работаешь с массивной большой системой, постоянно переосмысляешь начальный этап проекта, следишь за новыми трендами фронтальной разработки... Такого не происходит на краткосрочных проектах.

Модификация и интеграция

Интересно, что систему можно настроить и под нужды других предприятий, в первую очередь она подойдет крупным коммерческим организациям, холдингам, корпорациям и органам государственной власти, где делопроизводители часто захлебываются в бумажной работе.

– Адаптация, конечно, произойдет не по щелчку. В каждом конкретном случае будет требоваться модификация функционала под конкретные задачи. Так вышло и в этом нашем проекте: мы по-разному настраивали систему под несколько подразделений. Бухгалтерия,отдел продаж... – отметил Станислав. – Каждый получил, что хотел. Сейчас компания собирается использовать наш проект для работы с другими компаниями – мы получим еще одну модификацию. Систему, кстати, можно не только перестроить, но и совместить с другими СЭД.

Потенциально систему можно пересадить и на зарубежную почву. Конечно, она потребует доработки в соответствии с особенностями других стран (например, в США нет печатей – там достаточно личной подписи), но большая часть системы останется рабочей.

В рамках проекта мы разработали клиентскую часть: дерево и маршрут согласования, а также модуль обращений граждан. Система оснащена удобной фильтрацией файлов по контрагентам, дате, названию и другим полям; работает как с классическими форматами, так и с pdf-форматом. Возможно добавление файлов с помощью сканирования, предусмотрена работа с ручным сканером штрихкодов. Томичи создали мастер наложения штампов, журнал МЭДО, реестр приема-передачи. Разработка фронтенда системы велась на Angular, а бекенд – на Java.