Корпоративный портал vs. чатбот. Серьёзно?

У каждого HR-специалиста, который занимается внутренними коммуникациями, в определённый момент возникает потребность в автоматизации взаимодействия с сотрудниками. И первое, что многим приходит на ум, ─ это внедрить корпоративный портал. Благо, такие порталы уже плотно закрепились на рынке. Взять хотя бы решения на базе Битрикс24 или Microsoft SharePoint.

Задачи, которые решает корпоративный портал

1. Организация внутренних коммуникаций.
   
   Порталы сравнивают с социальными сетями, где сотрудники могут общаться в привычном формате. Наиболее популярная функция ─ «живая лента», где люди получают информацию в виде постов.
   
   Также порталы предлагают свои чаты, которые должны заменить мессенджеры. Однако их сложно назвать полноценной заменой. Люди привыкли к своим мессенджерам, которые всегда под рукой ─ в телефоне или отдельном приложении на рабочем компьютере (а не на перегруженном веб-портале) ─ и в результате используют именно их.
   
   
2. Быстрый поиск информации и документов.
   
   Корпоративные порталы решают проблему разрозненного хранилища документов. Также они помогают с онбордингом (адаптацией) новых сотрудников, предоставляя быстрый доступ к нужной информации. Но удобно ли искать нужный документ (например, шаблон заявления на отпуск) среди сотен других?
   
   
3. Автоматизация внутренних бизнес-процессов.
   
   Постановка и трекинг выполнения задач, отправка заявлений на отгулы и отпуска ー всё это можно выполнять в типовом корпоративном портале. И если речь идёт о сложных бизнес-процессах, то без портала точно не обойтись.
   
   Кроме того, таск-трекинг там обычно дополняется удобными календарями и возможностью брони переговорных.
   
   
4. Интеграции с другими внутренними системами.
   
   Все разработчики порталов обещают возможность интеграции с другими системами компании. И это логично, сейчас все говорят об экосистемах, и мало кто может существовать только с одним инструментом, решая все свои задачи в нём.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Когда HR-специалисты планируют внедрение корпоративного портала, они мечтают, что все сотрудники будут с радостью им пользоваться и решать там все свои задачи. Но для людей такой портал ─ это просто ещё один инструмент, который нужно отдельно осваивать, да ещё и помнить про его существование.

В итоге внедрение происходит очень медленно, а иногда и вообще затухает, если нет заинтересованного человека, который бы занимался внутренним продвижением портала среди сотрудников. При этом компания уже потратила немалые деньги на покупку и внедрение.

В 2019 году корпоративный портал ассоциируется у многих с чем-то тяжеловесным и устаревшим, где довольно сложно найти нужную информацию. Например, вот так выглядит портал Битрикс24:

Слишком много информации для сотрудников, которые и так перегружены своими рабочими задачами и инструментами

Как чатбот может решить аналогичные задачи

На первый взгляд кажется, что чатбот ─ это слишком простой инструмент. Это всего лишь собеседник в мессенджере, который даёт ответы на заданные вопросы.

Но давайте попробуем оценить, может ли он заменить собой такую махину, как корпоративный портал, сможет ли справиться с его задачами?

1. Организация внутренних коммуникаций.
   
   Чатбот устанавливается именно в тот мессенджер, где сотрудники общаются друг с другом и решают рабочие задачи. Таким образом, бот естественно встраивается в рабочую коммуникационную среду, становясь ещё одним членом коллектива (виртуальным).
   
   Информационное сообщение, отправленное от лица чатбота, становится более персонализированным, чем простая новость на портале. А значит, сотрудник обратит на него больше внимания (как минимум, прочитает).
   
   По нашим данным, 87% сообщений в мессенджере могут быть прочитаны в течение 3 минут с момента отправки. Корпоративный портал или email вряд ли смогут дать сопоставимые показатели.
   
   
2. Быстрый поиск информации и документов.
   
   Как бы мы хотели получать информацию? ─ Просто спросив у кого-то, кто может мгновенно дать ответ в удобной и дружелюбной форме.
   
   Например, так:
   
   
   
   Чатбот готов мгновенно выдавать в таком формате любую информацию: от дня рождения или контакта коллеги до пароля к Wi-Fi.
   
   При этом бот может не только отвечать на вопрос в свободной форме, но и позволяет самостоятельно найти информацию по дереву категорий. Такая функция будет полезна новым сотрудникам, которые пока не понимают, какой именно вопрос задать. Они могут посмотреть все категории и ознакомиться со всей доступной информацией. Тем более, многие в начале своей работы в компании стесняются задавать вопросы коллегам, а спросить у бота ─ не страшно.
   
   Мы рекомендуем использовать в чатботах комбинированный подход, когда пользователю предоставляется свобода: выбрать из готовых вариантов или ввести запрос в свободной форме.
   
   
3. Автоматизация внутренних бизнес-процессов.
   
   Если перед вами стоит задача автоматизации сложных бизнес-процессов, то не обойтись без привычного веб-интерфейса. Но что если вам нужны только задачи уровня получения заявлений об отпуске или больничном?
   
   Чатбот может сделать это очень просто и понятно:
   

   

   
   
4. Интеграции с другими внутренними системами.
   
   Чатбот может быть интегрирован с любой системой не хуже корпоративного портала.
   
   Вся логика работы бота реализуется на сервере, поэтому ему доступны все возможности любого программного продукта. Мессенджер ─ это лишь интерфейс, с помощью которого бот общается с пользователем. Поэтому за кажущейся простотой скрывается довольно мощный инструмент.

Бо́льшую часть задач, которые ставят при покупке корпоративного портала, чатбот может решить быстрее и удобнее. Лично мы уже внедрили у себя корпоративного бота ─ Семёна, о нём мы писали в статье на Cossa «Как мы создали чатбота для сотрудников и почему он стал психологом».

Кроме задач портала, чатбот может дать кое-что ещё.

5. Мониторинг психологического состояния сотрудников.
   
   Чатбот может не только выполнять функции информирования, но и поддерживать сотрудников и помогать им выпустить пар. А для HR это даёт срез настроения сотрудников (бот записывает все действия пользователей в обезличенной форме).
   
   Понимая текущие проблемы, HR уже может предпринимать шаги для борьбы с выгоранием и негативом.
   
   
6. Развитие HR-бренда.
   
   Для крупных компании создание и развитие HR-бренда ─ важная задача. И если внедрение корпоративного портала сейчас ничего не добавляет имиджу компании, то появление чатбота для решения внутренних вопросов будет воспринято как прогрессивное и технологичное решение, что позитивно скажется на имидже компании в глазах сотрудников.

Внедрение Корпоративного портала vs. Чатбота

Представим, что вы как HR-специалист хотите в ближайшее время диджитализировать взаимодействие с сотрудниками.

Например, вы решились на внедрение корпоративного портала. Какие шаги вас ждут?

1. Выбрать решение, на базе которого вы хотите портал. Здесь стоит отталкиваться от технологического бэкграунда вашей компании. Например, вы выбрали Битрикс24.
2. Далее вы подбираете подрядчика, который займётся настройкой и доработкой портала под ваши нужды. Таким образом, кроме оплаты лицензии Битрикса вам нужно заплатить ещё и компании-подрядчику.
3. Подрядчик дорабатывает выбранное решение под вас.
4. Затем происходит довольно долгосрочный процесс внедрения и обучения сотрудников взаимодействию с порталом, а после этого ─ ещё и техническая поддержка.

А что будет, если выбрать чатбота?

1. Если у вас уже есть корпоративный мессенджер, то вопрос с местом, куда будет встроен бот, решён. Например, Skype, Slack, Telegram или что-то ещё.
2. Вы обращаетесь в компанию, которая разрабатывает для вас чатбота.
3. Вы сообщаете сотрудникам имя чатбота ─ и всё! Теперь это новый собеседник в вашем корпоративном мессенджере, который сам расскажет обо всём, что он умеет. В этот момент вы можете забыть о нём и вспомнить, только если необходимо добавить новую информацию.

Что выбрать?

Стоит учесть, что не все функции могут быть легко переведены в диалоговый интерфейс чатбота. Например, для просмотра больших списков или заполнения сложных форм больше подходит привычный интерфейс (как на веб-порталах или в мобильных приложениях). Поэтому, как всегда, стоит выбирать решение конкретно под ваши задачи или понимать, как умело совместить несколько решений.

Мы считаем, что чатбот может либо полностью заменить корпоративный портал в небольших компаниях, либо стать удачным его дополнением, если вам нужна более серьёзная автоматизация.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.