Противостоим кризису: как диджитал-агентству адаптироваться к условиям пандемии и оптимизировать расходы

Большинство компаний в диджитал-сфере — это микро- или малый бизнес со штатом до 50 сотрудников. Как и все компании, он пострадал 
из-за коронавируса. Спрос падает, часть клиентов, которые планировали заказать услугу, отложили эти планы в долгий ящик. Часть заморозила уже идущую работу до лучших времён. Так диджитал-агентства столкнулись с тем, что прибыль упала, а некоторые из них и вовсе временно остались без заказов. При этом регулярные расходы никуда не делись.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

«Кризис коснулся всех, в том числе и наших клиентов. Количество заказов уменьшилось. Но объём работы — нет. Сейчас как никогда мы сосредоточены на поиске новых клиентов — на этот фронт работ привлекаем все силы».

Другие напротив столкнулись с наплывом клиентов, которые с введением карантина направили все свои силы в онлайн.

«Мы заметили, что нарастание мирового кризиса, конечно, отразилось на спросе услуг нашего digital-агентства. Бизнес притаился в ожидании трудных времён, и спрос, соответственно, поутих. Но когда грянул гром с пандемией COVID-19, все стали понимать, что нужно принимать новую реальность и выживать уже в ней. Ранее не помышляя об интенсиве в интернете, бизнес бросился совершенствовать работу в сети, в том числе в социальных сетях».

Эксперты Podelu.ru задались вопросом: как диджитал-агентству сократить расходы, чтобы остаться на плаву в этой ситуации? Предлагаемые нами меры носят общий характер и подойдут не каждой компании. Но если адаптировать их под свой бизнес, комбинировать варианты и экспериментировать, может получиться реальный план по выживанию в кризис. А ещё мы спросили у предпринимателей в диджитал-сфере, 
как они приспосабливаются и на чём пытаются сэкономить. Поехали!

Сокращаем траты на аренду

В период вынужденной удалёнки расходы на аренду — первое, что нужно попытаться сократить. Есть несколько вариантов, как это сделать.

Вам очень повезёт, если удастся найти помещение с теми же параметрами и более низкой арендной ставкой в том же районе. Если расходы на аренду в вашем районе существенны, то стоит рассмотреть переезд на периферию города.

Некоторым предпринимателям удаётся договориться о снижении арендных платежей на период карантина или об отсрочке до того момента, как финансовое положение компании стабилизируется.

«На время самоизоляции мы договорились с арендодателем о снижении арендной платы за офисы и интернет. Автоматически пропали затраты на обеды для сотрудников, чай/кофе, офисные сладости и корпоративные мероприятия. Всех сотрудников мы безболезненно перевели на удалённую работу. От этого наши бизнес-процессы не пострадали. Утром и вечером мы проводим с каждым отделом планёрки по Skype, обсуждаем планы работ на день, превращаем их в задачи и вечером подводим итоги дня».

«Когда стало понятно, что скоро всех отправят сидеть дома, мы сократили арендуемую площадь в 2 раза + смогли договориться с собственником о снижении арендной ставки».

Экономим на сотрудниках. Или нет?

Нужно ли сокращать сотрудников — вопрос дискуссионный. Ключевых сотрудников: дизайнеров, аналитиков, программистов и других стоит удержать. Эти работники являются производящими, то есть их время напрямую продаётся клиенту. Доля их зарплат в общем ФОТ может достигать до 60–70%. Чтобы увеличить отдачу от работы ключевых сотрудников, можно пересмотреть условия сотрудничества в части их KPI. Об этом мы ещё поговорим.

«На текущий момент мы не сокращаем сотрудников, 
так как каждый работник — человек, в которого вложили огромное количество различных ресурсов, и найти такого после снятия ограничений будет сложно. А обучать нового значительно дороже для бизнеса».

«Будем переводить сотрудников на проектную оплату в крайнем случае».

«Считаю, что экономить нужно в первую очередь на постоянных издержках. На сотрудниках не экономили и не планируем. Напротив, увеличиваем вложения в повышение их квалификации. Сейчас, например, наши frontend-разработчики проходят курсы по TypeScript. Нужно понимать, что мы — IT-компания, а люди — главная ценность, которая позволяет нам расти в любой кризис».

А вот другую, непроизводящую часть работников — административный, управленческий, обслуживающий персонал можно и частично сократить или отправить в неоплачиваемый отпуск. Решение зависит от финансового состояния вашей компании.

В любом случае к работе с персоналом стоит подойти взвешенно. 
Вот какие варианты действий в кризис существуют:

• сократить премии, 
• уменьшить количество рабочих дней с сокращением зарплаты, 
• перевести персонал на 2\3 оплаты от оклада (ст.157 ТК РФ),
• отправить часть работников в оплачиваемый отпуск, 
• отправить часть работников в неоплачиваемый отпуск, 
• предложить сотрудникам взять отгул без сохранения зарплаты, 
• сократить часть персонала.

Ещё одно решение — найти новых сотрудников на рынке по более низкой цене. Бывшие работники компаний, которые очень сильно пострадали в кризис, вышли на рынок труда. Можно найти среди них хороших профессионалов и платить меньше.

Во время карантина, когда сотрудники сидят по домам, от некоторых трат приходится отказаться в любом случае. Например, отменить все внешние обучения и тренинги, отказаться от оплаты фитнес-центров и других аналогичных бонусов для персонала, отложить командировки.

Внедряем KPI

Если вы до сих пор не контролируете многие показатели в вашем бизнесе, то пора начинать. Разрабатывая KPI, вы увидите, где у вас есть потенциал для сокращения затрат и роста. Также KPI поможет принимать правильные управленческие и кадровые решения. В первую очередь стоит внедрять показатели, которые сразу же можно применить на практике. Например, ввести для отдела продаж премии за привлечение клиентов.

Пересматриваем дорогие источники привлечения трафика

Если раньше вы использовали только 1 или 2 источника с дорогим трафиком, самое время начать тестировать новые пути привлечения клиентов. Возможно, вы сделаете полезное для себя открытие и найдёте дешёвый источник трафика.

Самый популярный способ привлечения трафика сейчас, когда клиенты сидят дома в самоизоляции, — это проведение бесплатных вебинаров, мастер-классов, ведение блогов на площадках типа VC. Предлагайте клиентам то, что им нужно «здесь и сейчас» в текстах и прямых эфирах: ответы на самые горячие вопросы, инструкции, немного юмора 
для разрядки напряжения тоже не помешает.

«Если говорить про наше агентство, то мы никогда не находились в широком инфополе и сейчас не стремимся в него выходить, исключением являются выступления Олега Сазонова на конференциях.

В текущий момент для партнёров мы реализовали несколько интересных решений в онлайне, об эффективности, конечно, рано говорить, но мы возлагаем на них большие надежды».

«Видеотрансляции, YouTube, Instagram, VK — в общем-то, всё это и раньше было, просто в текущей обстановке на все эти способы продвижения мы делаем больший упор».

«До карантина мы проводили образовательные семинары для бизнеса, участвовали в городских мероприятиях, конференциях. Сейчас этой возможности нет, поэтому мы развиваем направление контент-маркетинга через публикации в СМИ. Регулярно готовим статьи 
для профильных изданий и изданий для бизнеса.

Раньше мы тоже этим занимались, но не так усиленно: большое количество времени уходило на офлайн-мероприятия. Сейчас самое время работать 
над узнаваемостью в онлайне. Стали больше уделять внимания своему блогу на VC, завели блог на Яндекс Дзене».

Управляем капиталом

Кризис — не время для беспечности в сфере финансов. Диджитал-агентству необходимо сохранить платёжеспособность и ликвидность, достичь приемлемого уровня рентабельности. Поэтому регулярно контролируйте оплату выставленных счетов. Возможно, пришло время пересмотреть условия работы с заказчиками: например, просить предоплату.

Тщательно проверяйте финансовую устойчивость компании, прежде чем продавать услуги с отсрочкой платежа по крупным проектам.

Контролируйте оплату налогов и счетов поставщикам, чтобы не пришлось тратиться на оплату штрафов, пеней и неустоек.

Оптимизируем расходы по финансовым обязательствам

Когда с приходом коронавируса бизнес оказался в сложном положении, банки и государство предложили свои меры помощи. Насколько они эффективны — вопрос дискуссионный. Но было бы ошибкой не рассмотреть и такие варианты: 

1. Реструктуризировать кредит в своём банке. Вы можете отсрочить основные платежи на более поздний срок и уплачивать проценты.

2. Рефинансировать кредит по более выгодной ставке в другом банке, тем самым снизив нагрузку на компанию.

3. Использовать меры, предложенные Президентом, и попытаться взять налоговые каникулы или отсрочку. Но в этом случае принимает решение банк, и вам могут отказать. Региональное законодательство предоставляет по некоторым видам деятельности налоговые каникулы (например, в Московской области налоговые каникулы дают по этому закону). Но диджитал-услуги не вошли в перечень сфер деятельности, которым положен этот бонус.

Экономим на банковском обслуживании

Чтобы оптимизировать расходы, придётся пересмотреть некоторые старые привычки. Например, банк и тариф для обслуживания. Переходите на тариф с условиями, более подходящими вашему бизнесу в текущей ситуации (а подобрать банк можно с помощью нашего калькулятора). Ищите самые выгодные предложения. Например, «Точка» до июля отменила комиссию для переводов ИП и на зарплатные карты, а «ЛокоБанк» в качестве бонуса даёт скидку на рекламу в Яндексе 
или бесплатное пользование онлайн-бухгалтерией.

Сокращаем закупки

В первую очередь «под нож» идут офисные «ништяки»: канцелярия, сувенирная продукция, доставка воды, печеньки, фрукты, кофе/чай. Заказывать стоит только самое необходимое. Правда, когда вернётесь в офис, от вкусностей лучше не отказываться полностью, чтобы персонал чувствовал себя более комфортно на работе: моральный дух в тяжёлые времена тоже важен.

«Мы отложили запланированное обновление рабочей техники (компьютеров и ноутбуков) — сейчас это абсолютно не критично, все сотрудники работают в режиме Home office».

Уменьшаем расходы на ПО и интернет

Агентства используют массу разного ПО для каждого направления своей работы: дизайна, веб-разработок или SMM. И это ПО иногда обходится в копеечку. Поэтому стоит обдуманно отнестись к покупке компьютерных программ и другого программного обеспечения, если это не способствует переходу к новому формату работы и сокращению расходов. Например, программы для удалённой работы и учёта помогут сэкономить, 
а вот покупка новой лицензионной Windows — нет.

Временно или на постоянной основе можно перейти на бесплатные аналоги или на бесплатную часть платной версии: например, Inkscape, Gimp, ink361.com. А когда поправите своё финансовое состояние, можно вернуться к платным программам.

Чтобы снизить затраты на интернет, попробуйте договориться с текущим провайдером или найти нового. В большинстве случаев провайдеры идут на уступку, так есть шанс сэкономить от 500 рублей и больше. Вариант 
для самых бережливых: раздать Wi-Fi с сотового телефона или модема от сотового оператора, оформленного на физлицо.

Все эти способы оптимизации расходов помогут, если у вас сохранился минимальный поток клиентов. Мало просто снизить траты — нужно постоянно двигаться, прикладывать усилия для увеличения продаж, договариваться и передоговариваться с клиентами и партнёрами, искать новые каналы коммуникации. Учитывая, что сейчас большинство людей сидят дома на самоизоляции, пришло время проявлять максимальную активность в интернете и показывать людям, чем вы можете им помочь.

«Необходимо перестраивать бизнес так, чтобы работать по долгосрочным договорам, что позволяет практически не замечать проблемы до 3 месяцев. Выстраивать отношения не исполнитель-заказчик, а партнёр-партнёр, что позволит наладить наиболее тесные связи, и, в конечном итоге, поможет пережить не только самоизоляцию, но и другие турбулентности».

«Объём работы сначала падал, так как наши офлайн-клиенты один за другим приостанавливали свою деятельность: это турфирмы, пассажирские перевозки, автосервисы и другие предприятия.

Следовательно и наш доход также начинал падать. Мы уже были в панике, но некоторые наши клиенты переключились на продажу различных медицинских ходовых товаров, и им также понадобилась реклама.

Так что сейчас мы восстанавливаем наши обороты, приняв решение переключиться на медицинскую нишу. Уже подготовили кейсы и запустили рекламу. Таких дешёвых заявок я уже давно не помню! Также хочу добавить, что в нише инфопродуктов сейчас идёт хороший спрос. Если вы являетесь экспертом в своём деле и давно хотели начать вести курсы, то лучшего времени, чем сейчас, не будет!»

Предложите людям услуги, которые помогут им привлечь клиентов в свой бизнес, зарабатывайте лояльность, и, может быть, после кризиса эти люди станут вашими клиентами.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник фото на тизере: Фотобанк Photogenica