Как управлять проектами в маркетинге без истерик и горящих дедлайнов

Что такое управление проектами

Представим, что вы работаете на парфюмерном заводе. Производство духов для вас — регулярный процесс, который может годами идти по одному сценарию. А разработка нового аромата и его рекламной кампании — это проект: уникальная задача бизнеса с чёткими сроками и KPI.

Количество проектов в жизни компании зависит от особенностей рынка и конкретной бизнес-модели. Но даже в типичном «процессуальном» бизнесе есть функции, которые работают с большим количеством уникальных задач.

Маркетинг — одна из них.

Для чего нужно управление проектами

Проектное управление — это методы, которые помогают снизить риски, увеличить скорость достижения целей и общую эффективность работы.

Посмотрим на типичные «боли» руководителя маркетинговой команды.

Работу коллег сложно контролировать — проектные задачи включают слишком много аспектов. Запуск таргетированной рекламы, например, предполагает и разработку маркетингового сообщения, и постановку задач дизайнерам, и оперативный мониторинг результатов.

Несколько менеджеров, большие цепочки согласований, длительные сроки — в случае с проектом точно не получится просто «поставить задачу» и спокойно следить за выполнением.

Одну и ту же задачу можно трактовать по-разному. С целевым блогером можно договориться о покупке рекламы или сэмплинге. А можно предложить ему стать амбассадором бренда. Если цель поставлена «на бегу», сотрудник может заняться совсем не тем, что имел в виду руководитель.

Подготовка отчётов требует много времени. Эффективность работы команды оценивается с помощью большого количества метрик. Руководители тратят слишком много ресурсов, если вручную готовят отчёты по каждой из них.

Онлайн усложняет коммуникацию. Руководителю удалённой или гибридной маркетинговой команды приходится следить за десятками рабочих чатов, переключаться между видеоконференциями и таск-трекерами.

Сотрудники не готовы проявлять инициативу. Для успешной работы в маркетинге и рекламе важны скорость реакции и гибкость: специалистам часто приходится принимать ситуативные решения и экспериментировать.

Если работа над проектом не структурирована, сотрудник может теряться в происходящем и перекладывать ответственность за каждый значимый шаг на руководителя.

А когда коммуникация происходит в разных сервисах и приложениях, работа легко превращается в хаос.

Представление ключевых задач бизнеса в виде проектов помогает систематизировать этот поток проблем.

Чтобы вести задачи и проекты вместе с командой любого размера достаточно бесплатной версии Битрикс24. Базовый функционал платформы доступен любому количеству сотрудников бесплатно.

Этапы управления проектом в маркетинге

Планирование. На этом этапе необходимо разработать структуру проекта и наполнить её гипотезами и сценариями.

Пример: банк организует хакатон для разработчиков и аналитиков. Отделу маркетинга предстоит рассказать о мероприятии на сайте и в социальных сетях и привлечь больше участников. На этапе планирования необходимо определиться с форматами, которые команда будет использовать в рамках рекламной кампании, сформировать бюджет и составить дорожную карту работ.

Формирование проектной команды. На этом этапе между сотрудниками распределяют роли и обязанности.

Один и тот же человек в разных проектах может выполнять разные функции: отвечать за определённую задачу или её часть, выступать в роли эксперта и консультанта или заинтересованного лица.

Битрикс24 позволяет легко управлять текущими задачами: для каждой из них можно выбрать, а затем по необходимости изменить исполнителя. А также оставлять комментарии и следить за прогрессом.

Пример: сотрудники банка распределяют задачи внутри отдела и решают, готовы ли они привлечь к работе внешних исполнителей. Например, заказать у агентства тексты для креативов, которые будут использованы в контекстной рекламе.

Исполнение проекта. Это этап, на котором проводятся все запланированные в рамках проекта работы, а также ведётся постоянная коммуникация с командой и заказчиком.

С Битрикс24 все необходимые взаимодействия можно организовать в едином пространстве. Для переписки, видеозвонков, загрузки и обработки документов больше не нужно использовать несколько приложений и сервисов.

Пример: работа над продвижением хакатона в самом разгаре. На этом этапе менеджеры банка координируют и контролируют работу штатных маркетологов и поддерживают качественную коммуникацию с внешними исполнителями. А ещё остаются на связи с бизнесом и оперативно реагируют на изменения.

Подведение итогов по проекту. На этом этапе важно не только измерить ключевые показатели эффективности и подготовить отчёты, но и разобрать трудности и успехи проекта. А затем использовать полученный опыт в дальнейшей работе.

Битрикс24 помогает рассчитать KPI и оценить эффективность сотрудников, а также сохраняет историю работы над проектом. В карточке задачи можно увидеть, кто над ней работал, как велось обсуждение, в какие сроки и с каким результатом задача была закрыта.

Пример: Проект показал маркетинговой команде банка: важно грамотно обозначать зоны ответственности. Маркетологи выбрали подрядчика, который занялся подготовкой текстов и визуала для контекстной рекламы в соцсетях.

До этого команда развивала соцсети не слишком активно и надеялась, что подрядчик не только отработает предложенное ТЗ, но и проявит творческий потенциал. Но этого не произошло: исполнители отработали в заданных рамках и поделились полезными советами уже после того, как кампания была реализована.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

В маркетинге многие задачи имеют сложную структуру: состоят из нескольких аспектов, каждому из которых важно уделить внимание. При этом специалистов ценят за гибкость и самостоятельность — каждая подзадача-аспект предполагает ещё и несколько возможных подходов.

Проектный метод помогает руководителям контролировать эту сложную структуру: следить за статусом разных работ и не теряться в потоке дедлайнов, поддерживать конструктивную коммуникацию с командой и эффективно подводить итоги.

Команду важно хорошо подготовить к работе с проектами: объяснить особенности метода и познакомить со специальным софтом.

Битрикс24 предлагает максимально удобные режимы работы с задачами: интуитивно понятный интерфейс поможет команде быстрее адаптироваться к формату и начать эффективную работу.

А система фокусировки внимания не даст запутаться в происходящем: приоритетные задачи сотрудника всегда будут отображаться в верхней части его персонального чек-листа.

Не стоит пытаться представить в виде проекта весь массив задач, с которыми работает команда. Верстка и размещение новостей в ленте компании, например, это не проект, а процесс.

Специалисту, который будет этим заниматься, достаточно освоить стандартный план действий — и повторять его с каждым новым постом.

Методология управления проектом: как выбрать

Работа маркетологов гибкая, в ней много переменных. Поэтому стандартный формат постановки задачи в виде todo-листа не раскрывает весь объём и многоуровневость коммуникаций. Но маркетинговому отделу подходят другие методологии.

Agile

Agile — это подход к управлению проектами, который объединяет гибкие методики, например, Scrum или Kanban.

Agile применяют в том случае, если перечень требований к проекту до конца не определён, и его цели и задачи могут оперативно меняться по ходу работы.

Также Agile необходим проектам, в которых активно участвует заказчик: гибкие методики помогают сделать работу максимально прозрачной и построить эффективную коммуникацию.

Все обсуждения, идеи и дополнительные задачи, которые появляются во время спринта, хранятся в специальном списке — бэклоге. Бэклог очень полезен креативным командам.

В ходе работы над рекламной кампанией, например, сотрудники могут предлагать интересные визуальные решения и тексты. К тому контенту, который команда не использует в текущем спринте, всегда можно будет вернуться в дальнейшем.

В Битрикс24 есть все инструменты для работы по Scrum. Руководитель проекта может в пару кликов собрать команду, распределить роли, заполнить бэклог и даже запланировать встречи.

И офисные сотрудники, и «удалёнщики» в Битрикс24 работают в едином пространстве. Им больше не нужно использовать несколько сервисов и пытаться уследить за сотнями уведомлений: переписку в чатах, видеозвонки, работу с документами можно вести прямо на платформе.

Рекламный креатив, например, может находиться в разработке у дизайнеров и копирайтеров, проходить согласование у заказчика или готовиться к публикации. Чтобы вся команда могла следить за его судьбой, исполнителям достаточно своевременно перемещать соответствующий стикер по канбан-доске.

В Битрикс24 в виде канбан-доски можно представить любой активный проект. Задачи будут автоматически распределены на новые, принятые в работу и завершённые. Руководитель проекта всегда может добавить на доску новые этапы и задачи. А также отредактировать или удалить существующие.

Каждый сотрудник может вести собственную канбан-доску в разделе «Мой план». Коллеги смогут её просматривать и комментировать, но видеть они будут не все задачи, а только те, в которых они являются участниками.

Диаграмма Ганта

Канбан-доска — не единственный способ наглядно представить работу над проектом. У каждого сотрудника, которого компания приглашает в Битрикс24, есть индивидуальный календарь с событиями, в которых он принимает участие, а также отметками о старте проектов и дедлайнах.

А если руководителю важно оперативно отслеживать прогресс по каждой задаче с течением времени, он может использовать диаграмму Ганта.

Маркетинговой команде с помощью диаграммы Ганта гораздо проще следить за потоком дедлайнов. Все текущие процессы оказываются перед глазами: задачи представлены на диаграмме Ганта в виде блоков-полос на временной шкале. Для каждой устанавливают дату старта и завершения, а также крайний срок. На диаграмме Ганта можно отметить значимые контрольные точки.

В Битрикс24 с помощью диаграммы Ганта удобно устанавливать и контролировать сроки выполнению каждой задачи. Достаточно выбрать нужный проект, и он отобразится прямо в календарной сетке.

График просроченных задач окрашивается в контрастный красный цвет — руководителю легко разобраться, какие процессы требуют немедленного внимания.

Работу с диаграммой Ганта можно дополнить классическими инструментами — так система управления проектами будет отвечать уникальным потребностям бизнеса.

Что в итоге

Маркетинговые команды работают с большим количеством уникальных задач. Многие из них включают сразу несколько важных аспектов и требуют гибкого, креативного подхода к решению.

Чтобы работа не превратилась в хаос, руководителям полезно освоить методы проектного управления. Например, попробовать разбить масштабную цель на небольшие задачи и двигаться к нужному результату короткими итерациями. Или представить проект в виде канбан-доски с прозрачными зонами ответственности.

Вот несколько советов, которые помогут запустить и оптимизировать процессы проектного управления и получать от проектов максимум.

1. Определите, где проекты, а где процессы.

В виде проекта можно представить любую рекламную кампанию, нативное продвижение бренда в СМИ и социальных сетях и другие стандартные для индустрии задачи. Однако есть и такие задачи, решать которые с помощью проектных методов не стоит — потратите много ресурсов, но вряд ли получите лучший результат. Сюда относится любая «рутина», в которой исполнитель эффективен, пока раз за разом действует по заранее установленному стандарту. Например, верстает и публикует новости в ленте компании.

2. Изучите методы проектного управления и выберите тот, который подойдёт вам.

Для маркетинговых команд хорошо подходят гибкие методики: например, Scrum или Kanban. Скрам-команды и канбан-доски пришли из ИТ-индустрии и оказались полезны и другим диджитал-специалистам.

Как и в разработке, в работе маркетинге и рекламе проект редко имеет строгий, завершённый вид — задачи и требования могут меняться прямо в процессе работы.

3. Работайте над проектами в едином онлайн-пространстве.

Эффективно работать над проектами даже в распределённой команде поможет специальное онлайн-решение. Битрикс24 предлагает все необходимые инструменты и позволяет объединить коллег в едином рабочем пространстве.

Команде больше не придётся переключаться между несколькими мессенджерами и «офисными» приложениями, а важные данные останутся в безопасности. Многие возможности Битрикс24 для работы с задачами и проектами доступны бизнесу бесплатно — независимо от размеров команды.

4. Сочетайте разные инструменты и создайте уникальную систему управления проектами.

В Битрикс24 планировать, исполнять и анализировать задачи и проекты можно с помощью самых разнообразных инструментов и методик.

Сотрудники, утопающие в дедлайнах и вовлечённые одновременно в большое количество задач, могут организовать рабочее время с помощью календаря или персональной канбан-доски в разделе «Мой план».

А руководители, которым необходимо организовать с помощью Битрикс24 полноценное рабочее пространство, получают доступ к богатому функционалу для создания скрам-команд, возможности представить задачу на канбан-доске и удобному трекеру сроков — диаграмме Ганта.

Все возможности Битрикс24 можно комбинировать и использовать с максимальной пользой для каждого уникального бизнеса.

Получить бесплатно