Советы по организации рабочего времени: научитесь концентрироваться на конкретной задаче

Почему 25% — 50% людей чувствуют, что перегружены и признают, что просто «сгорают» на работе? Причина не только в количестве рабочих часов, но и в том, что часто приходится делать несколько дел одновременно.

Сейчас совершенно потеряно понятие «закончить работать». Этого сейчас просто не существует. Везде, куда бы мы ни шли, работа следует за нами: через цифровые устройства, настойчивые и навязчивые.

Признайтесь, вы отвечаете по электронной почте во время конференц-связи или даже разговора тет-а-тет? Вы приносите ноутбук на совещание, а затем делаете вид, что записываете, хотя сами читаете новую колонку? Вы обедаете, параллельно поглядывая в монитор? Вы звоните или, может быть, отправляете письма, по работе, когда едете за рулем?

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Самая большая плата за такие действия — ваша производительность. Вы разбрасываетесь вниманием: частично участвуете во всем и редко фокусируетесь на чем-то, не отдаетесь в полной мере одному делу. В частности, это происходит потому, что при переходе от главной задачи к другим, вы увеличиваете время на выполнение первой в среднем на 25%. Но самое коварное то, что постоянно отвлекаясь на другие задачи, идет процесс истощения энергии. И ее остается меньше с каждым часом для последующих свершений.

Намного большего можно достичь, сосредоточившись на одном деле в течение определенного периода, а затем сделать перерыв для восстановления сил. Самый лучший способ организации работы для достижения результата и сохранения энергии: разделить время на периоды работы и отдыха.

Вот несколько советов для менеджеров по организации работы сотрудников:

1. Введите дисциплину в процесс заседаний. Длительность совещания — 45 минут, а не час или дольше. Это поможет участникам сосредоточиться и не устать, ведь силы им понадобятся для выполнения последующих задач. Четко определить время начала и окончания совещаний. При этом необходимо настаивать на том, чтобы все цифровые устройства были выключены.

2. Прекратите ожидать и требовать мгновенного реагирования в любой момент дня. Это заставляет людей быть в стрессовом режиме внимания на протяжении всего дня. А, соответственно, отвлекает от главных приоритетов и задач. Позвольте им отключать электронную почту в определенное время. В экстренной ситуации можно и позвонить, но это не должно превратиться в частую практику.

3. Поощряйте отдых. Хотя бы раз в день стоит сделать перерыв в работе. Предложите создать дневной класс йоги, медитации или организовать совместную прогулку в середине дня. Также можно рассмотреть вопрос о создании комнаты отдыха, где можно спокойно посидеть или даже вздремнуть.

Конечно, предпочтения в графике и режиме работы у всех индивидуальные. Но, следуя советам ниже, можно значительно повысить собственную производительность и качество работы:

1. Сделайте самое главное и важное утром. Четко определите время начала и окончания работы — от 60 до 90 минут — и работайте без перерыва. Если возможно, работайте в личном пространстве или в наушниках с тихой музыкой. Сопротивляйтесь каждому вмешательству, зная, что у вас есть время остановки работы над задачей. Чем более сосредоточены вы будете, тем более продуктивной будет работа. Когда вы закончите, следует отдохнуть хотя бы несколько минут.

2. Регулярно занимайтесь планированием дел в долгосрочной перспективе, творчески и стратегически. Если этого не делать, существует вероятность постоянно поддаваться срочным делам в ущерб главному. Для планирования стоит выбрать спокойное и способствующее этому виду деятельности место.

3. Берите реальный и регулярный отпуск. Реальный означает то, что вы действительно не будете работать. Регулярный — это несколько раз в год, во время которого вы можете заниматься делами в другой обстановке.

Единственный принцип лежит в основе всех этих тезисов: нужно быть вовлеченным в работу, сосредоточенным на чем-то конкретным в определенное время. А затем по-настоящему от нее отдыхать. Тогда вы перестанете чувствовать, что живете серыми буднями, а работа вас убивает.

Источник: HBR Blog Network