Как мы перестали бояться и начали работать с удалёнными сотрудниками

• Особенности Компании и команды 

Наша Компания занимается заказной разработкой программного обеспечения, главный офис Компании находится в Сибири, но рынок мы покоряем не только российский, но и западный. Большая часть сотрудников - это разработчики, выполнение их работы возможно в том числе в удаленном формате, поэтому мы активно набираем в штат Компании ребят, находящихся в центральной России, странах СНГ, в ближнем и дальнем зарубежье. Если стоять у карты мира и бесцельно ткнуть пальцем в регион, там наверняка найдется наш сотрудник: Сибирь, Урал, обе столицы, Кавказ, Белоруссия, Польша, Австралия, - География нашей Компании обширна. Из 120 сотрудников Компании, 34 работает  удаленно. Тот факт, что 28% сотрудников разбросаны по миру приводит к определенным трудностям. 

• Как было

Решать «проблему» удалённых сотрудников нам пришлось тогда, когда их перевалило за 15 человек (при общей численности 80 человек) и это, собственно, вообще стало темой для обсуждения. Представьте сколько мелких деталей нужно контролировать, когда человек находится вне поля зрения? К примеру кейс. Если Коля из Томска заболтался с юристом на кухне и не вышел вовремя на связь с ребятами из кремниевой долины, пожар можно потушить на месте, выхватив Колю из лап юристов и убедительно попросив его вернуться выйти на связь asap. В случае с Колей из Аргентины план уже не сработает, и иногда приходится чуть ли не обращаться за помощью к поисковым бригадам. Шутки шутками, но мы на берегу стараемся обмениваться всеми возможными контактами, включая соцсети. Но наша история, конечно, не про тушение пожаров. А про то, как выстроить с удаленным сотрудником такие уважительные отношения, чтобы эти пожары не разгорались.

По сути, главной нашей целью всегда было одно: сделать из виртуального персонажа живого человека всеми возможными способами. Чем реальнее человек – тем крепче наши отношения. 

Так как опыта у нас не было от слова совсем, мы пошли наиболее очевидным, на наш взгляд, путём: адаптировали офисные практики.

Для себя мы даже ввели понятие “бережная адаптация”, которое подразумевает определённое количество эфирного времени с сотрудником, доступность в режиме онлайн (даже по ночам, привет, США!) и поддержание единого инфополя во внутренних каналах коммуникации. Знаете, как отрадно душе эйчара, когда сотрудник из далекого города раскрывается на наших глазах, врывается в наши корпоративные чаты, ловит волну юмора, заводит друзей по интересам и просится в командировку asap. И знаете, как прискорбно душе эйчара, когда из Европы прилетают недобрые вести о разводе или Москвичи мерзнут при температуре ниже нуля. 

Очевидно, что для формирования настоящей лояльности ежедневных стендапов, созвонов по проектным вопросам и коммитов мало, поэтому мы делаем особую ставку на процесс адаптации сотрудника. Что такое адаптация, наверняка, интуитивно ясно каждому, по сути это безболезненное и эффективное вхождение нового сотрудника в рабочий процесс, выстраивание прочных связей с компанией. На адаптацию удалённых сотрудников у нас выделено время одного из HR-специалистов, он ведет их через все этапы, приглашает в командировки, смотрит сторис в инстаграм. 

Что же мы теперь делаем? Мы делаем все то же, что делают люди в обычной жизни с теми, кто для них важен и дорог. Поэтому основной принцип работы с удаленными сотрудниками: ребята, хоть и работают не в офисе, они являются неотъемлемой частью Компании. Этот принцип работает при решении любых вопросов: отпуск, корпоративное мероприятие или обучение. 

1. Отправная точка всей истории, разумеется, знакомство новичка с сотрудниками. Что-то вроде «как новичка назовёшь, так он и поплывёт». Онбоардинг вообще вещь важная, от того насколько открытой, полной и доверительной будет коммуникация, зависит восприятие всех процессов и поведения сотрудника. Для нас важно, чтобы сотрудники находили хотя бы одну-две точки соприкосновения интересов. Коммуникацию проще строить на минимальном фундаменте. Поэтому мы пишем кастомные тексты про каждого сотрудника, предварительно побеседовав с ним или попросив заполнить «Опросник новичка». Стоит отметить, что мы всегда даём человеку выбрать – что про него должны знать вновь приобретённые коллеги. Лишь одно правило строгое – обязательно нужно фото.

2. В нашей Компании принято дарить детям сотрудников новогодние подарки, не делаем мы никаких исключений и для тех, кто территориально не рядом. Мы старательно и с любовью упаковываем и отправляем подарки для каждого крохи, который живет на Урале или в Центральной России, ведь он наш малыш, нам важно, чтобы каждый ощущал новогоднее чудо и понимал, насколько он для нас важен.

3. Сотрудники в офисе поздравляют друг друга с днем рождения, приносят угощения и на кухне в кругу коллег слышат приятные слова. Было важно сделать так, чтобы сотрудник, который работает в уединенной обстановке прочувствовал и ощутил волну поздравлений и тепла от коллег. Для этого мы публично поздравляем удаленных сотрудников в канале коммуникаций, любой сотрудник может подключиться и что-то пожелать или просто написать “Поздравляю”, таких сообщений может набраться 50, а то и больше, и это превращается в флешмоб. Бывает так, что сотрудник находится в другом часовом поясе, и когда он просыпается, коллеги уже забросали его приятными словами.

4. Очень быстро мы пришли к мысли, что «поздравляю» в карман не положишь. Этим летом мы доросли до первого масштабного Дня Компании, и нам очень хотелось, чтобы к нему смог прикоснуться каждый наш сотрудник. Конечно, многих мы привезли из Москвы и Новосибирска, ну а тем, кто не смог до нас доехать, мы отправили подарки. Тайной остаётся сколько шоколада наша коллега Маргарита закупила сотрудницам почтового отделения, чтобы они согласились принять все посылки за раз. Нам не хотелось громких и бессмысленных слов на дорогой бумаге, мы хотели, чтобы удалённые сотрудники почувствовали себя частью чего-то большого и настоящего. В итоге, коробочки с вареньем из сосновой шишки, фирменными футболками, стикерами, и дружелюбными открытками, еще долго бороздили просторы инстаграма под хэштегом #SibEDGE. Кстати, футболки получают не только на День Компании: теперь мы торжественно дарим их каждому, кто прошёл испытательный срок.

5. Еще один важный семейный праздник - Новый год. Нам хочется стать еще ближе, и если в офисе мы вместе украшаем елку и офисы, обмениваемся подарками, то для того, чтобы стать ближе с удаленными сотрудниками, мы записываем видео поздравления, причем просим их о том же. На корпоративном мероприятии мы включаем эти поздравления, и в этот момент каждый понимает, насколько масштабна наша Компания и насколько мы при этом близки.

6. Мы стараемся максимально часто привозить удаленных сотрудников в офис. Это позволяет не только познакомиться лично с сотрудниками, но и завести дружеские отношения в другом городе, расширить круг знакомств и интересов. Некоторых ребят мы приглашаем в офис на крупные корпоративные мероприятия (День Компании и Новый год), чтобы проникнуться корпоративным духом; некоторых в первый месяц после трудоустройства, чтобы познакомиться и наладить коммуникации с командой. Некоторых на конференции для выступления или обучения. Каждый такой приезд сопровождается командообразующий и обучающими мероприятиями. Сотрудники узнают друг друга лучше, находят общие интересы, знакомятся  с Сибирским колоритом.

Например, недавно Сергей приезжал к нам из Ижевска, вот что он рассказывает:

 "В целом работа удаленно - палка о двух концах. С одной стороны ты работаешь дома и никто не мешает работать, не надо ходить в офис, вроде бы все круто, но с другой стороны работая таким образом можно попросту одичать. Недавно я был в Томском офисе Sibedge, в целом все понравилось, яркий офис, веселые лица, конференции, воркшопы, пицца и кофе.  Мне очень понравилось, что в профессиональных вопросах мне всегда и во всем помогали. Девочки из отдела по документообороту, девочки из отдела по персоналу, были очень милые и отзывчивые. Ребята из разработки пригласили меня заказать бургер и откушать вместе с ними, это было по-семейному. Меня научили пользоваться кофемашиной и угощали чаем. Кое-кто меня даже повыгуливал по городу. За возможность побывать в Томске и за все эти события и впечатления огромное спасибо!Еще было круто и неожиданно получить летом в честь Дня Компании кедровое варенье, это очень прикольно"

7. Достаточно большое количество обучающих мероприятий мы готовим силами своих сотрудников, как правило, это воркшопы, на которых делятся опытом, собственными наработками. На таких мероприятиях мы организуем трансляции, чтобы каждый мог подключиться и видеть и слышать, что происходит на обучении. Так же ребята задают вопросы и получают на них ответы. Это позволяет нам создавать общее информационное поле, удаленные сотрудники всегда “в теме” актуальных событий Компании.

8. Есть у нас еще такой подвид как distantus moscovitus, которые как бы работают в удаленном формате, но всегда имеют возможность заехать к нам в офис на Бауманской на разговорный клуб, интеллектуальный баттл, показ фильма, или просто, если соскучились. Для этих случаев у нас всегда припасена пара рабочих мест и много чая со сладостями.

10. Одним словом, все плюшки, доступные офисным сотрудникам, доступны и удалённым: они так же катаются в командировки к заказчикам, за визами в США, изучают английский с частичным финансированием с нашей стороны. 

Особый акцент на работе с удаленными сотрудниками мы сделали осенью 2017 года, когда их число резко возросло. 

На ноябрь 2018 года 64% сотрудников, работающих в 2017 году, остались с нами. Для нас сохранить больше половины удаленных сотрудников, это ценно. Ребята работают, продолжают принимать активное участие в жизни и развитии Компании, выступают на Конференциях под именем Компании.

Тенденция увеличения числа удаленных сотрудников, сохранилась, и ровно за год их стало в два раза больше. Наш опыт работы с удаленным форматом оказался удачным и мы берем его на вооружение!

Чтобы эффективно выстроить рабочий процесс, нужно просто научиться с ними работать и этот симбиоз может быть очень удачным: вы приобретаете необходимую экспертизу, которая в дефиците в вашем регионе, и при этом даете человеку максимально комфортные рабочие условия. Нам хочется думать, что наши сотрудники довольны своим работодателем и по-человечески счастливы. Ну а как еще объяснить, что они своей воле просятся в зимнюю сибирскую вьюгу? Едут каждую зиму, сами удивляемся.

В каком-то смысле работа с удалёнными сотрудниками- это вопрос доверия. Мы выбираем доверять.