Как успешно провести онлайн-конференцию

Долгое время у онлайн-конференций было не так много фанатов, несмотря на множество преимуществ и возможность охватить большую аудиторию. События 2020 года подтолкнули многих организаторов отбросить предубеждения и перейти в онлайн. Наша команда помогала организовать две виртуальные IT-конференции: Moscow Python и GopherCon, главное событие для разработчиков на Go.

Moscow Python Conf

За месяц до конференции, которая была запланирована на конец марта, мы уже понимали, что, вероятно, вскоре все массовые мероприятия будут запрещены. Командой мы приняли решение не отменять конференцию, а адаптироваться к новым реалиям.

Для всех, кто покупал билет на офлайн-событие, участие было бесплатным, а саму живую встречу мы провели уже осенью.

Трансляция выступлений осуществлялась при поддержке SBTG, экран с презентацией захватывался через Zoom. После каждого доклада мы оставляли время на вопросы, Q&A сессии также проводили в Zoom. Такой формат не создавал барьеров, участники активно задавали десятки вопросов.

GopherCon Russia

Зарегистрировавшимся на GopherCon мы предложили несколько вариантов:

• подключиться в новом формате, получить набор мерча и скидку 30% на GopherCon офлайн;

• оставить билет для участия в ближайшем офлайн-событии;

• вернуть всю сумму за билет.

Мы не ожидали, но многие предпочли присутствовать на онлайн-конференции.

RubyRussia 2020

• мы не стали приглашать иностранных спикеров и сократили количество докладов в пользу практичности и актуальности;
  
  
• доклады были записаны заранее с хорошей картинкой и звуком, а спикеры присутствовали в общем чате и так же отвечали на вопросы после выступления;
  
  
• в этом году мы сделали упор на полезный и обучающий контент: во второй и третий день конференции проводились платные воркшопы. Каждый мог выбрать себе тему и получить новый опыт, чтобы применить его на практике.

Как провести хорошую конференцию?

Онлайн-ивенты менее ресурсозатратные в вопросах подготовки. Но есть несколько важных нюансов, о которых не стоит забывать.

В онлайн-пространстве сложнее удержать внимание участников. Мало предоставить инструменты для взаимодействия, важно понимать, как работать с аудиторией и выстраивать диалог. Подумайте, как стимулировать процесс, чтобы участники не отключились во время выступления или перерыва.

Подумайте о безопасности. Если вы не хотите, чтобы ссылки на выступления пошли по форумам и чатам, установите процесс верификации участников.

Перед проведением конференции убедитесь, что слайды и речь спикеров отображаются корректно. Обеспечьте навигацию пользователей: создайте интуитивно понятный сайт с расписанием и ссылками на комнаты.

На офлайн-мероприятиях участники активно вовлечены в происходящее, живое общение и нетворкинг — главная ценность для многих присутствующих. Подумайте, как воссоздать эту атмосферу онлайн. Какие инструменты и каналы использовать. Какие сувениры придут на смену селфи со спикерами и групповому фото.

Платформы для проведения конференции

Мы выбирали инструменты по следующим критериям:

• Меньше — лучше. Чем больше инструментов, тем выше вероятность технических проблем и тем больше преград на пути. Каждое переключение между сервисами и вкладками — это вероятность потерять несколько участников.

• Инструменты должны быть с максимально низким порогом входа: никаких обязательных регистраций, сложных сценариев использования. Если есть приложение, знакомое многим, лучше использовать его, а не искать новое.

Наши рекомендации:

• Zoom закрывает большое количество задач и прост в использовании.

• Discord удобен для выстраивания коммуникации между участниками и спикерами.

• Заранее подготовьте раздаточные материалы в Google Docs.

• Для неформальных бесед всех участников можно пригласить в чат в Telegram.

• Ключевые тезисы с выступлений и презентации лучше отправлять на почту.

Надеемся, наш опыт и советы помогут вам организовать свою виртуальную конференцию. Если у вас остались вопросы, мы всегда рады обменяться опытом.