Что такое knowledge management и чем он полезен

Управление знаниями (knowledge management, KM) — это организованная система процессов для сбора знаний и навыков и передачи их внутри компании. Это облегчает онбординг (адаптацию) новых сотрудников и передачу задач от одних исполнителей или команд другим. 

При правильно организованном КМ все сотрудники имеют доступ к информации, которая помогает справляться с работой и развивать навыки. Кроме того, если уходит в отпуск или увольняется единственный сотрудник, который выполнял важную задачу, управление знаниями помогает быстро заменить его и тем самым избежать убытков. 

Мы публикуем сокращённую версию текста, полностью статью можно прочитать здесь.

Зачем управлять знаниями

Основная задача KM — хранить всю доступную информацию и управлять ею так, чтобы сотрудники могли легко найти и использовать её самостоятельно. Кроме управления репозиториями и хранения в них информации требуется наладить взаимодействие между подразделениями и поощрять сотрудников делиться знаниями друг с другом, построить культуру обмена знаниями.

В среде, где сотрудникам предоставлены все инструменты, необходимые для достижения успеха, где поощряются их рост и новые идеи, работа идёт результативнее. Поэтому управление знаниями очень ценно для компаний любого размера.

Как управление знаниями помогает онбордингу

Управление знаниями значительно улучшает адаптацию новых сотрудников и передачу знаний. Новые сотрудники намного скорее осваиваются в компании и получают доступ ко всем инструментам для достижения успеха. Эффективная система управления знаниями помогает:

•Вести ситуационное обучение

•Повышать производительность 

•Повышать удовлетворенность персонала

В систему управления знаниями можно добавлять разнообразную информацию, в том числе:

•Документы — справочники, календари, информацию о релизах, глоссарии, сведения о командировках, днях рождения, отпусках и тренингах.


•Наработки команд — лучшие практики, стратегии, сроки разработки, тактики, презентации, текущие проекты, описания бизнес-логики, различные метрики. 

•Данные об организации — контракты, местоположение, детали бренда, организационные схемы.


•Корпоративные новости — сообщения об обновлениях системы IT, рекламная информация, упоминания в СМИ, индексы потребительской лояльности (NPS).


Как хранить и передавать знания

Различные типы информации могут храниться по-разному, поэтому для создания оптимального набора инструментов именно для вашей компании важно понимать, какие типы данных используются в проекте. Это позволит, с одной стороны, не переплачивать за ненужные инструменты, с другой — выбирать именно те, которые повысят продуктивность всех сотрудников.

Не стоит забывать, что люди предпочитают получать информацию по удобным для них каналам. Вы можете дать задание своему HR собрать и проанализировать данные о том, каким образом информация в компании лучше всего достигает сотрудников, и объявлять о наиболее важных вещах в соответствующих источниках информации.

Важность роли knowledge manager

Далеко не всегда специалисты — лучшая кандидатура для пополнения хранилища знаний. Во-первых, они очень заняты своей основной работой, и у них нет времени на сбор и организацию данных. Во-вторых, им трудно изложить информацию так, чтобы она была понятна неспециалистам.

Вот тут положение спасает менеджер по знаниям. От него не требуется быть специалистом во всех областях, его работа заключается в создании ресурсов знаний и обеспечении их доступности. Он должен хорошо разбираться в стратегии, принципах и технологиях управления знаниями, уметь проконсультироваться у специалистов и сделать полученную техническую информацию понятной для тех, кому она нужна. 

Как улучшить управление знаниями

Лучший способ понять, что нужно улучшить в системе управления знаниями, — это опросить её пользователей. Чтобы узнать, какие изменения помогут сотрудникам эффективнее использовать систему, можно провести опросы и применить веб-аналитику. Однако самый эффективный способ получить ценную обратную связь и разработать наилучшие планы для передачи знаний — это личные беседы и свободное общение с командой.

Управление знаниями — это внутренняя услуга, которую вы предоставляете своим сотрудникам, поэтому важно убедиться, что она ценна, эффективна и полезна для тех, кто её использует, как и любая другая услуга.