Как побороть болезни быстрого роста: кейс АкадемСити и Convergent

Быстрый рост — это всегда круто: больше прибыли, больше проектов, больше развития. Но всегда есть вторая сторона. Если компания перескакивает несколько этапов за короткое время, процессы не успевают масштабироваться, а сотрудники — адаптироваться. Как с этим справляться? Рассказывает команда Convergent на примере клиента АкадемСити.

АкадемСити занимается дополнительным образованием уже 6 лет: это 7 офисов в регионах и почти 500 программ обучения. К началу пандемии штат составлял примерно 200 человек — преподаватели, методисты, IT-специалисты, операционный персонал и отдел продаж.

В компании был чёткий план развития, но большой спрос на онлайн-образование в самоизоляцию значительно ускорил его. Курсы АкадемСити помогли многим специалистам быстро наладить работу, но чтобы охватить всех, нужно было расширяться. За год количество сотрудников увеличилось до 700 — в 6 раз быстрее, чем по прогнозам АкадемСити.

С какими проблемами столкнулись в компании?

Эти явления типичны для компаний, которые развиваются слишком быстро: 

Микроменеджмент

Изначально команды в разных офисах были небольшими, в них была вертикальная модель управления, и для решения вопросов можно было обратиться к собственникам и топ-менеджменту. Но при расширении штата это повлекло за собой сложности: руководители вынуждены были заниматься микроменеджментом вместо решения управленческих и стратегических задач.

Выстраивание горизонтальных процессов

Увеличение штата нарушает внутренние процессы в компании. В АкадемСити между отделами не было устоявшейся коммуникации — новички и многие опытные сотрудники не до конца понимали, как всё устроено. Многие кросс-функциональные проекты, как, например, подготовка новых курсов или обновление старых, сильно тормозились.

Создание и распространение единой культуры

В компании не было единого HR-бренда — все подразделения в организационных процессах действовали на своё усмотрение. Из-за бурного роста эта разница стала увеличиваться и негативно влиять на региональные команды и их взаимодействие.

Адаптация и обучение новых сотрудников

Большое количество новых сотрудников необходимо обучить существующим процессам, а также обеспечить им мягкое вливание в команду, чтобы не допустить оттока в будущем. Адаптация в АкадемСити была разрозненной и сильно зависела от отдела.

Отсутствие стратегии удержания команды

Большой штат также необходимо мотивировать и удерживать. Несмотря на то что компания имеет возможности для карьерного роста и профессионального развития, предоставляет возможности обучения и повышения квалификации, многие сотрудники не знали об этом.

Какие решения есть на рынке?

Быстрый рост похож на кризис — это достаточно турбулентное время, в которое компаниям нужна поддержка и грамотные действия. Рынок предлагает следующие решения:

Готовые программы

Существуют разные программы по автоматизации HR-процессов: найма, адаптации, обучения, мотивации. Они помогают HR-специалистам экономить ресурсы и оптимизировать процессы. Такие решения обычно подходят крупным компаниям, в которых количество сотрудников превышает 1000, а HR-отдел включает разноплановых специалистов.

При этом чтобы автоматизировать процесс, сначала необходимо чётко его выделить и структурировать. Если такого нет, автоматизация может только запутать существующих коллег, а время и ресурсы будут потрачены впустую.

Мотивационные платформы

Одно из решений, которое сейчас набирает особую популярность. Это эффективная активация, которая позволяет применять маркетинг внутри компании.

Для реализации платформы необходимо, чтобы в компании были базовые условия — минимальные требования, которые выдвигаются сотрудниками для комфортной работы: белая и конкурентоспособная зарплата, удобный и уютный офис, трудовые гарантии. Без этого даже самая яркая креативная концепция будет восприниматься негативно.

В поисках решения АкадемСити также рассматривали мотивационную платформу, но предложение было очень затратным и ресурсоёмким при условии, что результат был достаточно непредсказуем.

Консалтинг

Консалтинг — достаточно широкое понятие. Специалисты могут поддерживать конкретный процесс, например, внедрение обучения, а могут проводить полную перестройку HR-бренда. 

Стадия консалтинга может учитывается при разработке продукта: это помогает познакомить клиента с ситуацией на рынке и обосновать выбранные решения. Но HR-консалтинг сейчас развивается как отдельное направление, в рамках которого эксперты более фокусно решают задачи клиента.

АкадемСити обратились к нам именно с запросом на консалтинг. 

Почему в данной ситуации консалтинг — верное решение?

Консалтинг помогает реализовать итеративный подход к решению проблемы. Для каждого этапа есть свои цели и задачи, исходя из которых можно корректировать дальнейшие действия и выбирать максимально эффективные стратегии для достижения глобальной цели проекта.

Консалтинг предполагает глубокое погружение в проблему: это анализ рынка, конкурентной среды, исследования аудитории и самого бизнеса. Такие подробные данные помогают выстраивать доказательный подход, основанный на конкретных инсайтах и цифрах, что особенно важно в условиях сжатого времени.

И наконец, консалтинг — это партнёрство. Мы не просто забрали бриф и ушли думать над разработкой, а активно взаимодействовали с клиентом, много общались и вникали в особенности бизнеса. Подход Convergent основан на методологии Business Relationship Management, которая предполагает системный и стратегический подход к управлению трансформациями внутри бизнеса и его функций.

Что получилось в результате сотрудничества?

Чтобы чётко сформулировать проблемы и цели, мы начали с комплексного исследования:

• провели анализ конкурентов;
• провели анализ аудитории;
• качественный анализ — 27 глубинных интервью;
• количественный анализ — определили показатели eNPS по отделам и по всей компании;
• провели анализ трендов на рынке онлайн-образования.

Результаты исследования позволили HR-специалистам и агентству обнаружить те вопросы, которые необходимо решать в первую очередь: это отсутствие горизонтальных взаимодействий, сложный процесс адаптации, неясные преимущества работы в компании. 

Определили точки роста

Несмотря на то что в работе HR уже сталкивался с результатами быстрого роста, исследования и экспертный анализ позволили определить приоритет вопросов и их решения. Мы смогли построить примерный roadmap изменений и обозначить те шаги, которые необходимы для их осуществления.

Ценностное предложение — EVP

По результатам анализа мы сформулировали миссию и ценности компании. EVP объединяет все процессы и выступает единым фундаментом. В нашем случае оно поможет строить процессы исходя из конкурентных преимуществ компании и её стратегических целей.

В формулировке миссии объединили важные факторы, которые мотивируют нынешних сотрудников: высокая цель (улучшить качественный продукт), качество, польза для внешней и внутренней аудитории. 

В ценностях нашли отражения те утверждения, которые мы получили из глубинных интервью и анализа лучших практик на рынке. Многие сотрудники отмечали дружный коллектив, лояльное руководство, стабильную зарплату, качественную обратную связь от руководителей отдела. Эти факторы позволяют выделить компанию на фоне других работодателей.

Что дальше?

EVP — это часть долгосрочной стратегии, поэтому оно должен отвечать целям и задачам компании. После их утверждения, можно переходить к реализации: недостаточно придумать новый подход — намного сложнее его внедрить. Для этого нужна креативная концепция, визуальное представление, а также коммуникационная стратегия, чтобы познакомить всех сотрудников с новыми ценностями и закрепить их. 

Наши инсайты

До этого мы делали локальные консалтинговые проекты, а также большие запуски, где консалтинг был частью решения или перманентной услугой. Не все клиенты понимают, как важно замедлиться и получить экспертный взгляд со стороны, чтобы не потратить лишние ресурсы.

Для продуктивной работы важно также выстраивать партнёрские отношения с клиентом: не поучать его, но и не становиться просто подрядчиком. Вовлечённость в бизнес-задачи помогает найти быстрые и оптимальные решения, которые будут эффективно использоваться на практике. 

Стратегическая поддержка особенно важна в моменты изменений и роста. Но не всегда возможно или экономически целесообразно вовлекать консалтинговые компании. Тем более, что реализовать проект на этапе продакшена все равно придется с помощью специализированных партнеров. В таких случаях идеальное решение - партнерство с агентством, способным качественно закрыть обе потребности.

Для нас в Convergent обычно консалтинг - это либо часть большого проекта, либо постоянная услуга на проектах, где нужна наша поддержка. Кейс АкадемСити стал отличным примером, что эта услуга востребована сама по себе. Она позволяет не только снизить риски и перерасходы на этапе реализации идей, но также несет дополненную ценность для всей стратегии компании в целом.

Кроме того, консалтинг помогает сразу выстроить доверительные отношения с клиентом: вовлечённость в бизнес-задачи позволяет быстро найти оптимальные решения и реализовывать их не как подрядчик, а как стратегический партнер. Для нас как приверженцев BRM (Business Relationship Management) это очень важно.