«Решили переезжать, когда наша почта отключилась на 3 дня»

Привет! Я Дмитрий Аникин, руководитель технического блока Demis Group. Мы разрабатываем и внедряем комплексные решения интернет-маркетинга для бизнеса и НКО разных масштабов, а среди наших клиентов «Альфа-Лизинг», «Уралсиб», «Газпром», Volkswagen, Finn Flare, Bosco, МФЮА, ЕШКО и другие.

У нас несколько офисов в России и более 700 сотрудников, в том числе на удаленке за рубежом — все общаются с клиентами по имейлу. Наша предыдущая почта стабильно падала по два-три раза каждый месяц. Однажды провайдер вообще без предупреждения отключил серверы на три дня. Все это сильно тормозило работу компании и вызывало негатив у сотрудников. Мы решили, что хватит это терпеть, и стали искать другую платформу. В итоге мы мигрировали на VK WorkMail. Рассказываю, как все прошло и почему мы ни на секунду не пожалели об этом.

Мысли о миграции появились еще в 2018 году. Уже тогда мы начали подозревать, что наш провайдер мешает нам эффективно работать — и вот почему:

• Ограниченный объем. Почта могла работать по протоколу IMAP, но так как объем ящика был ограничен 1 ГБ, а размер ящика некоторых сотрудников достигал 200 ГБ, нам приходилось использовать POP-протокол. Поэтому все письма могли храниться только на рабочем компьютере сотрудника.
• Не было удаленного доступа к почтовому ящику. Хранение почты только на рабочем компьютере сильно ограничивало работу сотрудников вне офиса. Можно было настроить удаленное подключение к компьютеру через встроенный или сторонний софт, но это было неудобно для работы с телефонов. Плюс это не решало проблему работы из дома с домашнего компьютера или ноутбука, если интернет тормозил.
• Количество правил для переадресации писем и блокировки спама было ограничено. У провайдера было всего 25 общих правил — с таким количеством настроить условия пересылки для всех 700 сотрудников нереально. Мы искали обходные пути, настраивали правила в правилах, группировали сотрудников, создавали общие ящики рассылки на отделы, но этого было недостаточно.
• Провайдер не гарантировал бесперебойную работу сервиса. Два или три раза в месяц почта отключалась на целые сутки. Не получалось зайти ни через приложение на компе, ни через веб-версию. Мы не могли ни прочитать, ни ответить на письма — работать с клиентами было невозможно. А в 2020 году сервер просто упал на три дня, и мы решили переезжать как можно скорее.
• Спам. Наш домен периодически попадал в спам базы, и мы иногда не могли отправлять письма клиентам, что также негативно сказывалось на имидже компании.

Мы хотели как можно скорее перевести ящики всех сотрудников на новую платформу и начать работать в нормальном режиме. На рынке было несколько почтовых клиентов, которых мы рассматривали как альтернативу тогдашнему. В итоге выбрали VK WorkMail, потому что у провайдера было две нужных нам фичи:

• Экспорт пользователей в CSV-файл. Учитывая, что все горело и переехать нужно было еще вчера, опция массового добавления пользователей очень выручила. Мы выгрузили все данные почтовых ящиков в Excel, загрузили этот файл в панели администрирования, и все — с переездом особо возиться не пришлось.

Логины, пароли и группы рассылок можно перенести одним экселевским файлом

• Интеграция почты с «Битриксом» по API. Мы хотели автоматизировать процесс создания почтовых аккаунтов прямо из нашей CRM-системы. На тот момент интеграцию с «Битриксом» предлагала только VK WorkMail, поэтому выбор был очевиден.

Чтобы мы не остались без почты еще на несколько дней, менеджер VK WorkMail предложил перенести около 500 почтовых аккаунтов на базовую версию сервиса, пока мы оформляли все бумаги. Миграция заняла около недели, а в течение месяца наши программисты уже не спеша настроили интеграцию с «Битриксом» по API. 

После проблем с предыдущим сервисом мы были рады стабильной работе VK WorkMail. Несмотря на то что все происходило в суматохе, по пути ничего не упало и не отвалилось.

Еще порадовало, что VK WorkMail — это та же почта Mail.ru с привычным интерфейсом, только для бизнеса. Почти все сотрудники были знакомы с «мылом», поэтому быстро освоились в новом почтовом сервисе. 

Так выглядит интерфейс VK WorkMail — дизайн почты брендированный, с нашим логотипом

Помимо того что мы быстро мигрировали и начали работу на новой платформе уже через неделю, мы стали платить за почту почти в четыре раза меньше. Прошлому провайдеру мы отдавали 107 тысяч рублей в месяц за объем ящика 200 ГБ, а в VK WorkMail у нас безлимит за 300 тысяч рублей в год. И вот что в него входит:

• У сотрудников есть доступ к почте с любого устройства. Теперь все данные хранятся в облаке и зайти в аккаунт и посмотреть письма можно с любого девайса в офисе, командировке или отпуске.
• Учетки создаются прямо из «Битрикса». Админам или эйчарам не приходится заводить почтовый ящик для нового сотрудника вручную. Достаточно поставить в «Битриксе» нужную галочку, и почтовый аккаунт с нужными доступами автоматически появится в VK WorkMail.

Процесс автоматизирован: один раз заполняем форму, а система делает все остальное

• Правила и доступы не ограничены. Можно настроить хоть тысячу правил переадресации сообщений и контроля за спамом — не только на домен, но и на конкретные адреса.
• Не нужно привязывать номера телефонов к сервисным почтовым аккаунтам. Для всех учеток мы настроили двухфакторную аутентификацию, в том числе и для сервисных. Сервисные почтовые ящики используются, например, для 1С, для системы рассылки паролей, для приема заявок у разных отделов. Их у нас около 200 штук: завести столько сим-карт для одноразовых паролей проблематично. В VK WorkMail можно настроить опцию, чтобы одноразовый код приходил в приложение / на почту.
• Удобно создавать синонимы к почтовому ящика. Можно к любому адресу добавить еще один или несколько дополнительных, но все письма будут приходить на один аккаунт. Например, у нас есть несколько ящиков для HR, но не все нам нужны физически. Поэтому мы создаем синонимы на основном ящике, распределяем входящие письма по папкам или назначаем пересылки.
• Один календарь со всеми встречами и созвонами. Встроенный календарь VK WorkMail интегрировали с календарями «Битрикса», Thunderbird и Outlook. Сотрудники видят свое расписание на день, неделю и месяц сразу в календаре.

Подробнее о том, как мы переезжали на новую почту, расскажем в Новосибирске на первой бизнес-встрече от VK об IT-решениях для коммуникаций и совместной работы VK WorkSpace Meetup. Приходите послушать кейсы миграции и экспертов из VK 14 июня. Участие бесплатное, но обязательно регистрируйтесь заранее на сайте.

А как бы вы поступили в такой ситуации? На что обратили бы внимание в первую очередь, если бы торопились с миграцией? Пишите в комментариях↓