Оптимизация процессов: как избежать хаоса в управлении проектами

К тебе приходит клиент с нестандартным запросом. У него свои KPI, идеи и конкретные ожидания от проекта. Твоя команда готова взяться за работу, но возникает вопрос — как правильно организовать процесс, чтобы проект был реализован эффективно и в срок?

Операционный директор INK Ксюша Павлющенко и старший проджект-менеджер Настя Мархель рассказали, как управлять нестандартными проектами. Они объяснили, зачем сочетать процессный и проектный подходы и как это применять.

Что такое процессный и проектный подходы

Процессный подход

Представь конвейер на заводе. Каждый шаг четко прописан, результат одного этапа становится началом следующего. Это стандартные, повторяющиеся процессы, например, прием заказов, производство товаров или бухгалтерский учет.

Все процессы делятся на три типа:

• Основные — приносят доход (например, продажа товаров или оказание услуг).

• Вспомогательные — помогают работе компании (например, бухгалтерия, IT-поддержка).

• Управляющие — следят за тем, чтобы все шло по плану (например, стратегическое планирование).

Процессный подход удобен, когда нужно выполнять рутинные задачи без ошибок, но он может сделать компанию слишком медленной и негибкой.

Проектный подход

Это как создание чего-то нового с нуля, с конкретной целью, сроками и ограниченными ресурсами. Например, разработка нового продукта или организация мероприятия.

Проект отличается тем, что он уникален, временный (есть четкое начало и конец), требует контроля и координации, ограничен в ресурсах.

Проектный подход хорош, когда нужно создать что-то новое, но если использовать только его, компания может утонуть в хаосе: не будет стабильности, процессы станут неэффективными, а сотрудники будут тратить много времени на поиск решений с нуля.

Почему одного подхода недостаточно

• Только процессный подход → Компания становится неповоротливой, сотрудники теряют мотивацию, бюрократия мешает гибкости.

• Только проектный подход → Нет стабильности, сложно управлять ресурсами, постоянная суета без четких стандартов.

Как соединить два подхода

1. Адаптация процессов под конкретные проекты

Представь, что заказчик просит подготовить рекламную кампанию за 15 дней, а стандартный процесс занимает 34 дня.

Чтобы выполнить задачу в срок, можно:

• Передать часть работы на аутсорс (например, заказать стратегию).

• Запустить несколько этапов одновременно (дизайн и текст параллельно).

• Исключить не самые важные шаги (сократить количество согласований).

• Перераспределить ресурсы (увеличить команду на ключевых этапах).

Такой подход помогает уложиться в сроки, но при этом не терять качество, потому что в основе все равно остается проверенный процесс.

2. Разделение на стандартные и уникальные этапы

Другой способ — определить, какие части работы можно стандартизировать, а какие нужно адаптировать в каждом проекте.

Например, при запуске рекламной кампании можно заранее прописать:

• Исследование рынка и аудитории.

• Проработку ключевых сообщений.

• Создание креативной концепции.

• Разработку визуальных материалов.

• Презентацию и защиту идеи перед заказчиком.

Это процессная часть — она одинакова для всех кампаний. А вот сам запуск и ведение кампании могут зависеть от многих факторов (сезон, бюджет, реакция аудитории), поэтому тут нужно больше гибкости:

• Выбор рекламных каналов может меняться.

• График публикаций можно корректировать на ходу.

• Контент можно адаптировать под отклик пользователей.

• Бюджет можно перераспределять в зависимости от эффективности.

Здесь уже нужен проектный подход, чтобы быстро реагировать на изменения. Такое разделение позволяет использовать сильные стороны обоих подходов: стандартизацию там, где это удобно, и гибкость там, где это необходимо. 

Как внедрить гибридный подход в компанию

1. Начни с ключевых процессов. Определи 3–5 самых важных, которые регулярно повторяются и приносят доход. Вместе с командой разберись, какие шаги включает каждый, кто за них отвечает и какие требования к результату.

2. Создай шаблонные планы для типовых проектов. Например, можно заранее разработать стандартные планы в Excel или специальных программах вроде Битрикс24, чтобы не тратить время на планирование с нуля.

3. Определи, где нужна гибкость. Реши, какие части работы можно стандартизировать, а где лучше оставить возможность адаптации под конкретные проекты.

4. Проводите ретроспективы. После каждого проекта анализируй, что получилось хорошо, а что можно улучшить. Задай вопросы команде: Какие решения сработали и их стоит использовать снова? Что не получилось, и как этого избежать в будущем? Какие этапы можно стандартизировать, а где лучше оставить гибкость?

5. Создавай библиотеку успешных решений. Фиксируй удачные примеры адаптации процессов под конкретные проекты, чтобы в будущем быстрее находить решения.

Закрой слабые места в управлении на курсе

«Креативный MBA» — двухмесячный интенсив для управленцев, которым важно, чтобы креативный бизнес рос, а процессы были отлажены. Ты прокачаешься в 4 основных направлениях ведения бизнеса: процессы, финансы, креатив и HR.

Мы поможем создать план действий с четкими шагами и улучшить одну из ключевых сфер. Если что-то пойдет не так, разберемся вместе. В финале ты подготовишь дипломный проект, выбрав ключевую проблему и создав дорожную карту перемен.

Старт: 28 апреля, подробности на сайте. Для студентов mads есть рассрочка, а менеджер поможет с любыми вопросами.