Что должно быть в правилах акции и можно ли написать их без юриста

Любая промоакция должна иметь правила — особый юридический документ, который регламентирует весь процесс промо от и до. И не просто в рекламном формате: о чем акция и как получить приз. В этом документе участник должен найти ответ на любой вопрос, связанный с промо. Например: есть ли у бренда горячая линия, какая продукция участвует в акции, как и где зарегистрироваться в розыгрыше, как и для чего используются персональные данные. И это далеко не весь список. 

Организаторы обращаются к профессионалам за выверенными и юридически точными формулировками. Составить такой важный документ самостоятельно, особенно для своего первого запуска — задача не из простых.

В этом материале собрали основные 7 пунктов, из которых состоят хорошие правила акции. Используйте эту информацию, как багаж знаний, который можно применить в диалоге с юристом или, если вы проводите промо регулярно и работаете со своим шаблоном, как способ расширить уже имеющийся вариант. 

Из каких обязательных пунктов состоят правила акции? Разберём по пунктам структуру документа

Пункт первый. Общие положения

Блок, с которого начинается документ. В нём указаны: название промо, торговая марка на продвижение которой направлена акция, общие цели её проведения. Обязательно фиксируется отличие механики розыгрышей от лотереи в понимании Федерального закона от 11.11.2003 №138-ФЗ «О лотереях» или другой основанной на риске игре. 

Прописать отличие механики промо от лотереи действительно очень важно. Так показывается, что в основе промо – розыгрыш призов по особой формуле, а не лотерея со случайным выбором победителя. 

Также во вступительном блоке обычно указывают:

Организатора и обработчика персональных данных. С обязательным указанием полного юридического наименования, адреса, реквизитов, для оператора перс.данных – номер регистрации в Реестре операторов персональных данных. Для каждой роли прописывается зона ответственности: например, доставка призов или разработка и техническая поддержка сайта.

Географию проведения и магазины, участвующие в акции. Здесь рассказываем, где покупать акционный товар, будут ли приниматься чеки из определённой торговой сети, розничных точек, интернет-магазинов или маркетплейсов. 

Доменное имя. Адрес сайта на котором проходят все основные активности. 

Продукцию, участвующую в акции. Если акция распространяется на весь продуктовый портфель бренда, то придётся перечислить полный список товаров, даже если это 70 SKU. Если же только на конкретный продукт, то указываем только его. 

Как будем информировать участников. В этом пункте описываются те площадки на которых участники смогут узнать о ходе промо. Достаточно упомянуть официальный сайт и места продаж (если вы планируете разместить POS-материалы на полках). 

Термины и понятия. Здесь прописываются все определения, которые используются в правилах. Например, что такое валидный чек, личный кабинет, участник (победитель), карта лояльности или бонусы.

Пункт второй. Порядок и условия проведения акции 

Следующий большой блок посвящен детальному разбору всех важных условий акции. Особое внимание здесь нужно уделить чёткости и однозначности формулировок. 

Кто допускается к участию. Не забудьте указать возраст, по достижении которого можно участвовать в акции, а также гражданство. Пропишите ограничения: кто не может принимать участие в розыгрыше призов: например, сотрудники компаний, привлекаемых к проведению акции и члены их семей.

Сроки проведения акции. Пункт затрагивает не только общие даты, здесь поминутно фиксируются сроки старта и окончания промо, период совершения покупки и загрузки чеков, сроки розыгрышей и периоды выдачи призов. Некоторые производители для наглядности делают сводную таблицу по всем розыгрышам с точным таймингом.

Условия участия в розыгрыше. Чем больше деталей здесь описано, тем меньше спорных ситуаций возникнет во время акции. Важно рассказать о сумме чека, количестве акционных товаров в одном чеке, правилах загрузки и валидации, необходимости регистрации на сайте акции. Некоторые организаторы даже указывают ИНН конкретных магазинов, чеки из которых принимаются к участию.

Пункт третий. Призовой фонд

В этом блоке прописываются все призы, а также: их типы и количество, порядок и сроки доставки. Кроме этого, проговариваются налоговые обязательства.

К примеру, какие документы и в какой срок победитель должен отправить организатору для получения главного приза – iPhone 14. По закону за подарки дороже 4 000 рублей нужно уплатить налог (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации), чтобы корректно заполнить документы для налоговой от победителя потребуется копия паспорта, ИНН, СНИЛС. Как правило, уплатой налога занимается организатор акции или BTL-агентство, взявшее на себя функцию налогового агента.

Иногда в правилах фиксируют пункт о том, что победители розыгрышей должны по запросу предоставить фото чека (а иногда чека и акционного продукта), чтобы подтвердить реальность факта покупки.

Здесь же уместно упомянуть

• невозможность замены главного приза на денежный эквивалент, 
• отличия реальных призов от рекламных изображений на сайте, 
• что произойдет с призами, которые не заберут в сроки выдачи призов.

Пункт четвертый. Проведение розыгрышей

Один из наиболее важных пунктов правил. Здесь подробно описываются все розыгрыши, которые запланированы во время проведения промоакции. Любой розыгрыш проходит по формуле, которая также приводится в правилах акции с подробным пояснением, чтобы не возникало вопросов, как будут вычисляться победители.

В этом блоке часто оговаривают срок ответа победителя и невостребованность приза. Например, если после проведения розыгрыша, победитель не отвечает на сообщения организатора 3 дня, организатор может заново разыграть приз. Эта информация может частично дублировать, описанную в блоке «Призового фонда», отличие в большей детализации.

Также здесь уместно указать какие участники не допускаются к розыгрышам. К примеру те, кто подозревается в повторных регистрациях.

Пункт пятый. Вручение призов 

Этот блок расширяет и уточняет информацию, которую мы указывали, описывая призовой фонд. Для каждого типа призов оговариваем. 

Список документов, которые нужно предоставить для получения приза.

Как именно приз отправляется победителю: курьерской службой, начисляется по номеру телефона или банковской карте и так далее.

Сроки отправления приза, как правило, крайняя дата, до которой организатор обещает передать все призы в курьерскую службу.

Потребуется ли участнику подписать документы для получения приза.

Также здесь стоит ещё раз проговорить ситуацию, когда победитель отказывается от приза или по каким-то причинам не может его получить.

Пункт шестой. Права и обязанности

Здесь рассматриваются права и обязанности как организатора, так и участника. Для бренда важно зафиксировать здесь право на запрос дополнительных документов от победителей. Если, к примеру, возникают сомнения в добросовестности участника или в том, что он действительно купил акционный продукт. 

А также возможность в одностороннем порядке отменить, остановить или перенести розыгрыш или скорректировать условия и правила акции. 

Зачем это нужно? Допустим, акции превзошла все ваши ожидания и вы захотели её продлить. Или после старта промо вы заметили, что в обратную связь часто оставляют просьбу принимать чеки и с маркетплейсов тоже и вы решили добавить новые точки продаж. Текущие правила акции должны позволить вам внести изменения.

Пункт седьмой. Персональные данные 

Этот пункт полностью посвящен обработке персональных данных. Здесь чётко прописываются следующие положения. 

Факт регистрации. Подтверждает, что участник добровольно соглашается на обработку персональных данных. 

Какие персональные данные подлежат обработке. Имя, фамилия, отчество, возраст, адрес места жительства с указанием почтового индекса, номер мобильного телефона, данные паспорта гражданина РФ, ИНН, адрес электронной почты.

Цели сбора персональных данных. Для выдачи призов, отчёта перед налоговой и маркетингового анализа. 

Перечень действий с персональными данными. Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Важно оставить здесь контактный email, по которому участник промо может обратиться к оператору персональных данных, чтобы его личную информацию удалили. 

Организаторы по-разному группируют информацию в разделы правил акции, но абсолютно все грамотные документы содержат пункты, которые мы рассмотрели выше. Правила для своей первой акции, мы всегда рекомендуем составлять с юристами, чтобы гарантированно получился документ, страхующий ваш бренд. Особенно это важно для акций с очень дорогими призами, такими как автомобиль или квартира, а также  акций с нестандартной механикой. Например, сложной игровой активацией, разными уровнями призов или балльной механикой, предполагающей обмен баллов на призы.