Почему нельзя выступать с презентацией для отправки по почте?

Презентации делают для того, чтобы достигать целей. Менеджер, который сделал отчётную презентацию, хочет, чтобы его руководитель отметил, как много труда было вложено, и дал повышение или прибавку к зарплате. Стартаперы показывают презентацию инвестору, от которого хотят получить финансирование для проекта. Агенты выступают с презентацией для клиента, с которым очень хотят работать. 

Чаще всего презентации превращаются в наборы слайдов из PowerPoint, которые только мешают их автору получить желаемое. Что делать, чтобы добиваться результатов с помощью презентаций? Первое — это понять, что есть два принципиально разных типа презентаций:

1. Презентации для чтения

Слайд из презентации для отправки по почте от студии Метаформа

Без спикера и для узкой аудитории — вы рассылаете предложение со своими услугами и продуктами потенциальным клиентам или отправляете презентацию для самостоятельного изучения после звонка.  

Без спикера и для широкой аудитории — это презентации для размещения на вашем сайте или сайте-агрегаторе вроде Slideshare. Это может быть рассказ о ваших кейсах или презентация о компании. В презентации без спикера слайды должны говорить сами за себя. Но это не значит, что можно перегружать слайды текстом.

2. Презентации для выступления

Слайд из презентации для выступления — сделано в Метаформе

Перед небольшой аудиторией. Совещания и обсуждения в переговорке — родная стихия для этих презентаций.

Перед широкой аудиторией. Берите уровнем выше — это выступления на большой конференции или внутреннем  событии компании. 

Какие бывают типы презентаций и почему важно в них разбираться

Попытка сэкономить время и сделать «универсальную» презентацию для обоих случаев — это тот самый момент, когда что-то пошло не так.

Если выступать с презентацией для чтения, то вместо того, чтобы слушать вас, зрители будут читать слайды. А слайды получаются перегруженными контентом, потому что идеальная презентация для чтения должна быть самодостаточной и восприниматься без комментариев спикера — как рассказ, который вы читаете в книге. 

Когда спикер выходит на сцену с презентацией для чтения и пытается объяснить содержание слайдов, он становится лишним звеном в коммуникации. Зрители читают слайды быстрее, чем спикер говорит. Вместо того, чтобы заинтересовать людей, он начинает их раздражать, потому что зря тратит чужое время. 

Если отправить по email презентацию для выступления, то открывающий письмо человек получит мало контента и много разочарования. Презентации для выступления не живут без сопровождения спикера — вспомните презентации Apple или Samsung, где много слайдов с картинками без пояснений или по одному-два слова на слайд. 

«Что это за цифра и почему она так важна, чтобы делать её огромной и ставить в центр слайда?» - спросил бы тот, кто получил письмо с презентацией для выступления вице-президента Apple Лоры Легрос. 

Делать гибрид из двух разных типов презентаций — это ошибка. Получится монстр Франкенштейна, который не выполнит ни одну из задач, даже если через него пропустить ток.

Как сделать презентации правильно: алгоритм для каждого типа

1. Определите цель. Информирование не может быть целью презентации. Донести свою идею и сделать так, чтобы ваши слушатели пережили изменения или начали действовать — вот настоящая цель. 

2. Определите, как вы будете доносить идею. Это презентация для чтения или для выступления?

3. Сделайте простой прототип вашей презентации. Презентация для чтения — это книга или комикс, в которой каждый следующий слайд должен быть связан с предыдущим. Для прототипа используйте стикеры — их удобно менять местами и переклеивать. Перегрузить текстом или сложными схемами их не получится. На каждый стикер должна поместиться одна ключевая мысль.

Презентация для выступления — это устный жанр, поэтому её прототип начинается не с написания текста для слайдов. Расскажите всё, что вы хотите донести до слушателей, тому человеку, с которым будете репетировать выступление. Запишите важные мысли для структуры своей речи после беседы.   

Презентация для выступления должна только усиливать ваши слова, а не дублировать их. Важным цифрам, которые помогают быстро считывать смысл — да, заголовкам в три строки — нет. Хорошо работают короткие тезисы или выводы. Выпустите на волю вашего внутреннего минималиста!

На слайдах Стива Джобса даже схемы считываются за 5 секунд. Презентация iPhone, 2007 год

4. Оформите слайды. Перенесите вашу историю на слайды и продолжайте пользоваться волшебной формулой «один слайд — одна мысль».

Научитесь смотреть на презентации со спикером и без как на отдельные виды — и старайтесь использовать их по назначению. 

Думайте о коммуникации, а не о слайдах.

Двухдневный интенсив «Метаформа презентаций» школы коммуникаций MACS, который состоится в Санкт-Петербурге. Интенсив поможет построить процесс подготовки презентации, чтобы добиться результата, который вам нужен. 

Будет много работы над реальными кейсами, разбор ошибок на практике и время для личных консультаций с основателем студии Метаформа Сергеем Слуцким.

Ждём вас на интенсиве 13 и 14 июля в Санкт-Петербурге.