Как организовать свою жизнь и все успевать: советы по тайм-менеджменту

Григорий Кузнецов, директор по маркетингу Oxyoom, на лекции рассказал студентам mads о тайм-менеджменте и дал несколько советов.

Управление вниманием вместо времени

Суть современного тайм-менеджмента в том, чтобы перестать пытаться все успевать и начать грамотно распоряжаться своим вниманием. Внимание — это ценный ресурс, которым можно научиться управлять. Кто-то справляется с этим легко, а кому-то нужен осознанный подход и планирование.

Единственный способ «взломать» систему — научиться управлять вниманием в долгосрочной перспективе. Для этого нужно задать себе вопрос: чему я хочу уделить внимание в своей жизни прямо сейчас?

Работа с потребностями

Шаг 1: Список потребностей

• Составьте список всех ваших потребностей. Подумайте о том, что вам нужно для счастья, для того, чтобы чувствовать себя хорошо и комфортно. 

• Приведите примеры. Например: безопасность, любовь, принадлежность, самовыражение, творчество, движение, познание, отдых,  развитие.

Шаг 2: Реализация потребностей

• Для каждой потребности из списка придумайте  конкретную активность, которая ее реализует. Например, потребность в движении может быть реализована  занятиями спортом, пробежкой, танцами.

• Подумайте, какие потребности вам особенно важны сейчас. Выделите их из списка.

Шаг 3: Определение проблемных зон

• Что вас беспокоит? Что раздражает?

• Проанализируйте ситуации, которые вызывают дискомфорт, и определите, какие потребности в них не удовлетворяются. Например, если вас раздражает  нехватка времени на хобби,  возможно,  не удовлетворяется потребность в творчестве или самовыражении.

Шаг 4: Трекинг положительных моментов

• Что приносит вам радость и удовольствие? Вспомните моменты, которые вызывают чувство восторга, и определите, какие потребности удовлетворяются в эти моменты. 

• Запишите, что происходит и какие потребности удовлетворяются. Например, если вам нравится проводить время с друзьями, возможно, удовлетворяется потребность в общении и принадлежности.

Шаг 5: Проанализируйте свою повседневную жизнь

• Если вы принимаете важное решение, прислушайтесь к себе или поймите, чего вам не хватает. Определите, какие ваши потребности удовлетворяются благодаря ежедневным, еженедельным и ежемесячным занятиям. 

• Например, подумайте, какие потребности закрывает ваша текущая работа.

Управление вниманием в стратегической перспективе

Умейте выделять важные задачи и фокусироваться на них. Знайте, что вам действительно нужно, и будьте готовы отказаться от ненужных задач. Регулярные действия важнее конечной цели, так как они помогают вам постоянно развиваться и адаптироваться к изменениям.

Чтобы эффективно управлять своим вниманием, важно планировать на двух уровнях: 

• Краткосрочный (1 год) — время для оценки текущих целей и постановки новых. Представьте свой типичный день и умножьте все его компоненты на год. Например, утренний капучино — это 57 750 рублей в год (231 кружка), а пробежка 3 раза в неделю по 10 км — 1 440 км в год.

• Долгосрочный (половина жизни) — идеальный горизонт для принятия решения по важным вопросам. Например, вы можете решить сменить работу, переехать, купить или снять квартиру, машину, жениться или развестись, завести собаку или освоить новую профессию. Представьте себя в 60 лет, оглядывающимся на последние 20 лет. Если вы будете довольны принятыми решениями, значит, вы все сделали правильно.

Важность регулярных процессов

Цели важны, но еще важнее — регулярные процессы, поддерживающие их достижение. Сочетание целей и процессов помогает не только достигать поставленных задач, но и делать это без чрезмерных усилий и стресса.

Эффективное управление временем в бизнесе требует четкого понимания задач и их контекста. Исполнитель должен быть компетентен в своей задаче и уметь грамотно ее переработать вместе с менеджером, чтобы снизить количество ошибок и переделок.

Цели, к которым мы стремимся, должны соответствовать принципам SMART:

• Specific (Конкретные)

• Measurable (Измеримые)

• Achievable (Достижимые)

• Relevant (Релевантные)

• Time-bound (Ограниченные по времени)

Применение на практике

Для управления вниманием можно воспользоваться следующими инструментами:

1. Регулярные процессы: определите регулярные процессы для выполнения важных задач. Это поможет создать четкий план действий.

2. Аутсорсинг или корзина: передавайте неважные задачи другим или полностью исключайте их из своего расписания.

3. Правило двух минут: если задачу можно выполнить за две минуты, делайте её сразу. Это сэкономит время в будущем.

4. Цикл PDCA: используйте цикл PDCA (Plan-Do-Study-Act) для постоянного улучшения рабочих процессов. 

5. Годовая ревизия: проводите ежегодный обзор своих целей и процессов, используя инструменты, такие как Year Compass. Это поможет отслеживать ваши достижения и корректировать планы.

Secret sauce тайм-менеджмента:

• «Пустая голова»: записывайте все идеи и задачи в заметки, чтобы не перегружать мозг ненужной информацией.

• «Бродяга»: регулярно проводите время в одиночестве, без музыки и целей, чтобы освободить ум и восстановить силы.

• «Нет — это да»: сказав «нет», вы говорите «да» своим приоритетам. Отказ от лишних обязательств помогает сосредоточиться на важных задачах и проектах.

Международная школа mads запускает курс по креативному менеджменту для уверенного управления проектами, командой и своим будущим. 

На нем научат подходам к управлению творческими проектами и командами, эффективной работе в команде, а также помогут научиться вести проекты, аргументировать защиту проектов, идей и бюджетов, работать с видео и digital-продакшном и строить карьерный план.

Старт курса: 24 августа.