Как автоматизация отчетности может спасти вашу репутацию

Отчитываетесь перед клиентом раз в месяц? А как часто вы мониторите статистику? Понятно, что после запуска рекламной кампании или начала работ по продвижению практически ежедневно. А если проект на поддержке и все идет ровно?

Вот тут уже не исключены исключены неприятные сюрпризы и неудобные вопросы (особенно если проблемы заметили раньше вас).

Приведем пример распространенных проблем, которые возникают практически на ровном месте:

1. Слетела статистика, пора делать отчет и непонятно где брать данные

Ну работали вы весь месяц, смотрели статистику в рекламной системе, клики были, с расходом все в порядке. А клиент привык к расширенной статистике и что, теперь сообщать ему, что она уже как месяц не собирается и вы заметили это только сегодня?

Разрулить можно, но ситуация неприятная. При еженедельной или ежедневной автоматической рассылке отчетов по рекламе не заметить эту проблему невозможно. Достаточно пробежаться глазами по готовому отчету и сразу видно, что не так: исчезли клики, кампании или везде стоят предательские нули.

2. Команда перестала показывать адекватные результаты

Внезапно выясняется, что несколько месяцев позиции падают, стоимость лида растет, а вам рассказывают, что все идет по плану. Тоже типичная ситуация, а автоматическая рассылка отчетов с основными показателями помогла бы вовремя заметить проблемы.

При этом, не пришлось бы запрашивать какие-либо отчеты и слушать оправдания про загрузку. Не говоря уже о том, что постоянные требования отчитаться негативно сказываются на атмосфере к команде.

Не важно кто вы, аккаунт который должен быть всегда в курсе дела, чтобы отвечать на вопросы клиентов или руководитель, достаточно открыть почту и посмотреть отчеты с основными показателями.

3. Сотрудник нашел себя, а папка с отчетами исчезла

Клиент попросил продублировать отчет за прошлый месяц или сводку отчетов за год, а ответственный уволился и непонятно где теперь все эти отчеты.

Делать все заново? Ну уж нет. Сервис, где хранится история отчетов по каждому проекту и при этом можно ограничить права доступа к их редактированию станет отличным решением проблемы.

4. Клиент требует срочно подготовить отчет, а вы ну никак не успеваете

Сталкивались с такой ситуацией? Оправдываться перед клиентом, задерживаться допоздна или работать в выходные - все эти страдания только для тех несчастных, что до сих пор делают отчеты вручную. Если этот процесс автоматизирован, то между запросом отчета и его получением пройдет всего несколько минут.

5. Клиент просит ежедневные отчеты

Клиент нервничает, ему кажется, что его проект заброшен, над ним никто не работает, кликов нет, сайт никто не посещает. И так каждый день. Ад для аккаунт-менеджера? Необязательно. Ежедневная рассылка отчетов может стать вашим конкурентным преимуществом и при этом от вас не сбежит ни один сотрудник.

6.  Вы сдаете отчеты с ошибками или вообще о них забываете

Ваня забыл отправить клиенту отчет. Вася выгрузил табличку не за тот период или скопировал данные не из той строки. Петя забыл добавить в отчет данные по звонкам, а Маша отформатировала отчет так, что клиент передумал заказывать у вас еще и дизайн. Автоматизация практически полностью исключает человеческий фактор и подобные истории точно будут не про вас.

Выводы

Автоматизация отчетности сейчас в тренде, но мало кто задумывается что нужно автоматизировать отчетность не только для клиентов, но и для внутреннего использования, особенно если вы агентство и работаете с большим количеством проектов.

Автоматизация отчетности позволяет решить множество задач и даже спасти репутацию вашей компании с помощью:

• Мониторинга ошибок сбора статистики.

• Мониторинга результативности команды.

• Увеличения скорости работы.

• Исключения проблем, связанных с человеческим фактором.

• Повышения клиентоориентированности (да хоть ежедневная отчетность, нет проблем)

• Сокращения времени на рутинные задачи (можно больше времени уделять решению действительно важных проблем).