Как снизить закупочные цены, внедрив электронную торговую площадку

Год назад к нам обратился клиент, региональная аптечная сеть «Эдельвейс», с идеей создания специализированной торговой площадки.

Заказчика вдохновил опыт московских и питерских коллег, которые все закупки медикаментов давно проводят через систему электронных торгов. В Сибири этот процесс был совершенно не налажен, и создать подобный аукцион было непросто. Как мы это сделали и каких результатов удалось добиться через полгода после внедрения — рассказываем.

Вводная

Клиент — крупнейшая сеть аптек в Сибири. Раньше для заказа товаров аптечная сеть напрямую обращалась к поставщикам. Теперь клиент пожелал внедрить систему аукционного торга.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

В Москве и Санкт-Петербурге электронные торги проходят ежедневно и объёмы продаж огромны. Работа строится так — аптеки из разных сетей оставляют заявки на торговой площадке, а система сама распределяет их между поставщиками. Если поставщик видит, что у него недостаточный объём продаж, он снижает цену на некоторые позиции — рынок моментально реагирует увеличением спроса.

Мы изменили этот алгоритм, адаптировав механизм торгов под одного заказчика — то есть только на конкуренцию предложения.

Погружение

До начала разработки важно максимально погрузиться в бизнес-процессы заказчика, чтобы детально представлять, кто и какие функции выполняет, за что отвечает и с кем контактирует. Мы стали выяснять, как проходят закупки без торговой площадки.

Оказалось, что 90% времени у менеджера по закупкам уходит на обработку присланных прайс-листов и торг с поставщиком.

Главный вопрос — хватит ли менеджеру сил и времени, чтобы успеть поторговаться со всеми. Ведь отдел закупок отвечает за быструю доставку медикаментов на склад аптеки.

Аудитория проекта, менеджеры по продажам, привыкли видеть информацию о товарах в Excel или «1С».

Нам предстояло заменить нагромождения цифр, сложных названий и идентификаторов на понятный интерфейс, сохранив общую логику подачи информации.

Прототипирование

При разработке сложных сервисов оптимальное интерфейсное решение искать приходится долго. Особенно если разрабатываемый продукт новый на рынке. Нет привычных шаблонов поведения, сложно понять, чего ожидают пользователи и какой тип подачи информации будет лучше восприниматься.

Чтобы выявить наилучший способа взаимодействия пользователей с сервисом, нужно проводить «полевые» испытания. Большинство ошибок в проектировании интерфейса можно исправить на этапе прототипирования. Избавиться от этих проблем в готовом проекте — на порядок дороже.

Мы создали интерактивные прототипы — минимально-достаточное схематичное отображение блоков будущего интерфейса с минимальным функционалом, в которых клиент может перемещаться между страницами и тестировать сервис.

Откликаясь на реакцию клиента и целевой аудитории, мы несколько раз меняли концепцию дизайна.

Так, например, на одном из ранних этапов мы отказались от классического представления списка лотов в виде таблицы.

Табличное представление перечня продуктов было ожидаемо более привычным, но оказалось менее эффективным в плане скорости работы с ценами лотов.

В интерфейсе было важно поработать над мелочами. Пользователь постоянно контактирует с большим количеством информации, а ошибка может стоить срыва поставок и грозит финансовыми убытками. Более того, неудобный интерфейс изначально оттолкнул бы пользователей от системы аукционов. Поэтому мы уделяли внимание каждой кнопке, иконке и строчке.

Интерфейс торговой площадки

Итоговая компоновка предложенного нами варианта интерфейса основана на двух факторах: зонах внимания и законе Фиттса.

Мы разделили отображаемые данные по типу восприятия: на информационные и функциональные.

В левой части блоков у нас сосредоточены данные, несущие информационный характер: наименование лота, его характеристики, количество, производитель и т.д. Эти данные достаточно важны, но с ними нельзя производить какие-то действия. Можно только отметить интересующий лот. Один из способов использования сервиса — ознакомиться со списком лотов, отметить наиболее интересные для торгов и «переключиться» направо, во вторую зону внимания.

Вторая область — зона взаимодействия. Здесь находится один из самых главных типов данных — цена лота, на которую пользователь может влиять, что делает эту зону наиболее важной для внимания. Элементы интерфейса достаточно крупные, чтобы не приходилось специально «прицеливаться», но не отнимают много ценного места на экране.

При такой компоновке элементов в области взаимодействия отлично работает закон Фиттса, позволяя быстро «прокликать» необходимые лоты и принять участие в торгах или вернуть первенство в проигрышных позициях.

Кроме этого мы предусмотрели дополнительные фильтры для вывода данных. Можно отображать только позиции со сделанными ставками или ставки, которые перебили конкуренты.

Механизм работы

Алгоритм работы нашей торговой площадки отличается от аналогов из европейской части России. У нас покупатель — это конкретная аптечная сеть, а поставщики при этом торгуются между собой в ходе аукциона. Каждый поставщик видит минимальную ставку конкурентов и имеет возможность снизить свою цену в процессе торгов. Важно, что площадка в принципе не позволяет делать ставку выше, чем текущая, тем самым отсеивая невыгодные для аптечной сети предложения.

В системе можно оставлять комментарии, информирующие о нюансах доставки или количестве товара. Пользователи, предпочитающих работать в офлайне, могут скачать таблицу в формате CSV, отредактировать, и загрузить обратно на аукцион: система «подхватывает» измененные значения ставок из файла и проставляет их в лоты аукциона.

На старте любого торга представители поставщиков, зарегистрированные в системе, получают автоматическое сообщение. По окончанию торгов администратор видит отчёт с минимальными ценовыми предложениями и связывается с поставщиком-победителем. Обе стороны подтверждают условия сделки — что предложение соответствует действительности, а объём партии медикаментов поставщик в состоянии привезти в срок. Все это приятные хлопоты по сравнению с теми действиями, которые необходимо было выполнять менеджерам до внедрения системы.

Скрытый функционал

В системе есть и скрытый функционал, который не доступен обычным пользователям. Разумеется, «всё самое интересное» достаётся администратору: в частности, работа с жалобами и вопросами пользователей. Проблемы помогает решить логирование действий.

Внедрение проекта

Любая система работает идеально, пока воображаемых пользователей не заменяют реальные. Во внедрении продукта создает трудности сопротивление аудитории, её нежелание менять привычный инструмент работы. Для всех людей первая реакция на изменения — это отрицание, и к этому надо быть готовым.

Наши просчеты

По результатам нескольких первых торгов были найдены очень выгодные предложения, но через некоторое время поставщики увеличили цены — они поняли суть аукциона. При традиционном запросе цен они демонстрировали стоимость, близкую к минимальной, с небольшим запасом для торга. А на торги они заходили с ценой повыше и были готовы снизить стоимость только тех позиций, по которым проигрывали конкурентам.

Мы проработали два способа решения. Для каждого лота ввели минимальный шаг в процентах — обычно это 0,1% от цены. Теперь поставщик не мог сделать ставку меньше заданной и торговаться для вида, снижая стоимость на одну копейку. Также внедрили нечто похожее на A/B-тестирование.

В системе появилось два вида лотов: аукцион и запрос минимальных цен.

Аукцион предполагает процесс торгов, когда поставщики видят минимальную на текущий момент цену. Запрос минимальных цен предполагает закрытую для конкурентов отправку цен на позиции в лоте.

Результаты

Через полгода работы мы собрали статистику и получили обратную связь от пользователей. На основе собранных данных появились и планы по развитию системы, и возможности подвести промежуточные итоги:

Резюме

В ходе работы над большими проектами накопленный опыт всегда перерастает в законченные мысли. Когда мы работали над этим проектом, то пришли к следующим выводам.

• Всегда стоит обращаться к профильным специалистам. Если не уверены, что выбранный вами подрядчик имеет достаточно опыта, лучше поискать другого.
• Выбирайте компании, которые будут обслуживать проект после старта. Реальность изменчива, и никто не даст гарантий, что проект «попрёт» в чистом виде, поэтому доработки лучше доверить его авторам.
• Без прототипов невозможно создать дружелюбный интерфейс — он рождается не за одну итерацию. Приступая к созданию дизайна без прототипов, команда проекта и заказчик переключаются на визуальную составляющую, забыв про функциональную.
• Чтобы добиться значимых успехов, нужно заимствовать лучшие практики конкурентов. Возможно, на основе существующих решений можно придумать подходящие именно для вас.

• Люди всегда сопротивляются изменениям, но потом с такой же яростью будут отстаивать это новое решение перед лицом следующих изменений.
• Анализируйте ситуацию. То, что нельзя было сделать год назад — реально сегодня.

Мы считаем, что делиться такими мыслями крайне важно. Во-первых, они могут оказаться кому-то полезными. И тогда они перестанут быть просто мыслями — и из них может появится новый смысл или проект. А во-вторых, на место высказанных мыслей обязательно придут новые.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.