Хроника удалёнки: как ивент-агентство за 5 часов перестроилось и продолжило работать

Часть 1: всё по таймингу

Большое ивент-агентство с офисами в Москве и Санкт-Петербурге вот уже 17 лет занимается мероприятиями в сфере высоких технологий, спорта, телекоммуникаций.

На момент объявления пандемии у компании в работе находилось около 45 проектов на ближайшие 3 месяца. С каждой минутой становилось понятно, что все мероприятия отменятся в ближайшие сутки.

9:00–10:00

Трансляция запланированного мастер-класса по ивент-брендингу для сотрудников агентства из офиса в Санкт-Петербурге.

Ирина Чуйкова Креативный директор

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

«Профессиональные навыки, которыми мы делимся с коллегами, помогают всему коллективу быть на одной волне. Незачем отменять привычный распорядок до общего собрания и создавать хаос».

10:00–12:00

Общее собрание. Видеоконференция двух офисов. Принимается ряд принципиальных решений. Компания переходит в режим «Онлайн и Дизайн».

Вот три важных пункта.

1. Сотрудники переводятся на удалённую работу

Плюсы.

• Агентство давно работает в цифровом пространстве, и ни один сотрудник не привязан к рабочему месту в офисе.

• Все привыкли работать удалённо: в командировках, на проектах, в поездках.

• У компании достаточно инструментов для совместной работы: CRM, мессенджеры, Zoom и Skype, email, доступ к серверам.

Минусы.

• Отсутствие живого человеческого контакта с коллегами.

• Брейнштормы превращаются в конфколлы.

Елена Маткевич Директор агентства

«В силу специфики нашей работы с иностранными компаниями мы уже давно ведём деятельность в цифровом пространстве. Нам не пришлось менять принципы взаимодействия с клиентами и между собой. В течение трёх часов мы покинули офис, переобулись в домашние тапочки и продолжили трудиться».

2. Клиентам предложено перенести мероприятия в онлайн-формат

Плюсы.

• Технологии видеотрансляций, онлайн-обучения, телемостов агентство освоило давно и умеет справляться с разными форматами событий.

• Новые возможности для клиентов по переходу на следующий уровень диджитализации.

• Интерактивы и нетворкинг возможны в любом из онлайн-форматов.

• Ивент-брендинг и режиссура стали цифровыми: оформление события, сценическое шоу, даже сувениры можно создать и презентовать онлайн.

Минусы.

• Вкусно поесть на кофе-брейке уже не получится.

• Нетворкинг и общение лицом к лицу временно отменяются.

Анна Ермакова Исполнительный директор агентства

«Мы перефокусировались. Самая востребованная услуга сейчас — онлайн-мероприятия. Креатив, режиссура, организация многопотокового события — это наши давние преимущества. Все силы агентства STEM отданы клиентам для организации видеомероприятий разного формата. А сил у нас много».

3. Дизайн-бюро расширяет возможности для клиентов

Плюсы.

• Креативный отдел освободил силы для любых дизайн-проектов.

• Запросы на инфографику и вёрстку выполняются с особым вдохновением.

• У клиентов есть возможность реализовать планы по HR и продуктовому брендингу.

• Пока сотрудники на удалёнке, есть возможность задизайнить офисные помещения.

• Обновить дизайн внутрикорпоративных материалов сейчас можно быстрее, чем обычно.

Минусы.

• В сутках 24 часа.

Кирилл Кольченко Арт-директор stemdesign.ru

«Штатные дизайнеры с опытом работы в ивентах — это настоящий клад для заказчиков. Мы знаем, как создать гигантский баннер, сверстать брошюру, забрендировать сувенирную продукцию, оформить пространство, проиллюстрировать презентацию, подготовить меню или разработать фирменный стиль. Если нужна видеозаставка на экран или лендинг для услуги — пожалуйста, мы тоже это умеем».

12:00–13:00

Сотрудники агентства переместились в свои хоум-офисы.

14:00

Работа возобновилась.

Елена Маткевич Директор агентства

«Мы благодарны нашим клиентам за партнёрство в этот непростой период. Удивительно, как вместе с нами они выстраивают новые модели взаимодействия и дают нам возможность оставаться востребованными в профессиональном плане».

Часть 2: чеклист по перестройке

В последнее время от коллег и партнёров по бизнесу то и дело звучит фраза: «В будущее возьмут не всех». Что можно сделать, чтобы взяли именно вас и вашу команду? Вот 5 советов по быстрому переходу в онлайн.

1. Изучите экспресс-методом онлайн-бизнес

Конечно, не весь. Вам на первом этапе потребуется всё, что может относиться к сфере ивентов: вебинары, конференции, трансляции, телемосты, продюсирование, спикерство, сервисы доставки, модераторы, технические возможности, диджитал-ресурсы, реклама, маркетинг онлайн-мероприятий.

2. Найдите ниши, в которых вы компетентны

Например, наше агентство имеет собственный штат дизайнеров и креаторов. Их силы могут пригодиться в таких сферах, как брендинг, маркетинг, создание лендингов, вёрстка любых графических носителей, иллюстрирование.

В агентстве есть собственные спикеры и модераторы — их навыки мы применим в создании собственного учебного курса и интеграции в партнёрские онлайн-конференции.

Проектные менеджеры готовы «собирать» мероприятия любого уровня, поэтому просто настраиваем свои рекламные ресурсы на приток желающих перенести свои события на цифровые платформы.

3.Обучите персонал. Повысьте квалификацию

Чтобы перестроиться быстро и разговаривать на одном языке, необходимо дать возможность сотрудникам «прокачать скиллы». Опыт будете нарабатывать в процессе, но актуальные тренды обязаны знать всё. Учитесь всему и сразу.

4. Не бросайте никого в одиночку на новый проект

Создавайте рабочие группы, общайтесь регулярно и как можно чаще. Обменивайтесь информацией. Обязательно делитесь полезными ресурсами и задавайте вопросы.

5. Направьте все силы коллектива на новые направления

Пришла пора осваивать онлайн-пространство профессионально. Ставьте нетипичные задачи исполнителям. Информации в сети море, заодно узнаете, кто готов учиться и в перспективе остаться с вами.

Ирина Чуйкова Креативный директор

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.