Как Digital asset management системы помогают перейти на удалёнку и быть продуктивнее: кейс австрийского агентства POLAK and FRIENDS

Всем привет, меня зовут Александр, CMO в Daminion Software. Наша компания уже более 10 лет внедряет собственную Digital asset management (DAM) систему в крупных компаниях и организациях на территории США и Европы. У нас более 600 клиентов. Из всемирно известных, кто не под NDA: The United Nations (ООН), MIT (Массачусетский технологический институт), University of Cambridge (Кембриджский университет).

Хочу поделиться с вами кейсом внедрения Digital asset management для нашего клиента. К сожалению, системы управления цифровыми активами (далее DAM-системы) в России не пользуются таким спросом, как на Западе. Но сейчас, из-за COVID-19, многие перешли на удалёнку, и подобная система может быть для вас полезной.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Расскажу, как это работает.

Что такое Digital asset management

По-русски перевод звучит не очень понятно: «система управления цифровыми активами», но дословно оно так и есть. По сути, это сервис, похожий на Google Drive, но с новыми возможностями:

• тегировать все медиа файлы и централизовать доступ к ним для всей команды маркетинга, дизайна и продаж;
• интеграция с большим количеством программ и сервисов;
• другие приятные плюшки, упрощающие работу с большим количеством файлов в десятки раз.

Для чего нужна DAM-система

Реальный пример: попробуйте за 1,5 минуты найти третью версию баннера, запущенного вами в рекламу 12 февраля 2018 года. А то вот клиенту/начальнику вспомнился тот баннер, но он хочет немного его подправить и взять в работу. Знакомо, не так ли? Так вот, в нашей системе вы этот баннер быстро найдёте.

При этом DAM-система может быть как облачной, так и локальной. Само собой, с огромным числом пользователей, которые могут работать одновременно и при необходимости — удалённо.

Ещё одним несомненным плюсом DAM-систем является наличие гибких прав доступа.

Реальный пример

К вам устроился новый сотрудник и случайно что-то удалил. И тут оказывается, что он удалил тот самый баннер от 12 февраля 2018 года, который так понравился клиенту/начальнику. А дизайнер, который делал этот баннер, не работает с вами уже год, переехал в Израиль и не пользуется социальными сетями.

Что делать? Правильно. Переделывать всё с нуля и пройти 9 кругов согласований.

Но баннер — это не так страшно, как заказная фотосъёмка или съёмка рекламного ролика. Увы, такие истории тоже есть в нашей копилке.

Вот для того, чтобы такого никогда не случилось, DAM-систему обычно настраивают под определённого человека.

• Админ.

Есть все права, может делать всё, что посчитает нужным. Обычно такую учётную запись оставляют за IT-отделом.

• Фотограф, дизайнер, контентщик.

Загружает контент в систему, вносит правки только в те файлы, которые он сам загрузил. Не имеет доступа к файлам других сотрудников.

• Маркетолог.

Выбирает подходящие креативы, присваивает им теги, переносит файлы в раздел текущего проекта. При необходимости оставляет комментарии для исправления прямо внутри макета или фото. При этом исходник остается в первозданном виде.

• Начальник отдела/проектный менеджер.

Назначает людей на проекты, ограничивая доступ к тем или иным медифайлам. Утверждает готовые макеты, маркируя их так, как принято в компании. Отправляет проект заказчику, формируя ссылку на него внутри Daminion.

Кейс внедрения DAM

Небольшой пример того, как внедрение DAM-системы помогло креативному агентству в работе.

Клиент: POLAK and FRIENDS.

POLAK и FRIENDS — рекламное агентство из Зальцбурга, ориентированное на компании из Австрии, Баварии и Европы в целом. Специализируются на полном цикле обслуживания, креативном маркетинге и сложных проектах. Подавляющее большинство клиентов из сферы промышленности, торговли, туризма, услуг и технологий. Слово основателю агентства, Ханцу Полаку.

Heinz Polak Managing Director and founder of POLAK and FRIENDS

Проблема

Одна из наших основных специализаций — креативный маркетинг и рекламные концепции. Уже 9500 рабочих дней наше агентство работает над созданием корпоративных дизайнов, выстраиванием брендов, а также разработкой онлайн- и офлайн-кампаний. Разумеется, за это время у нас накопился огромный архив изображений, видео и прочего.

С львиной долей заказчиков мы работаем не первый год. Иногда для создания новых креативов мы используем прошлые наработки. И в последнее время это стало для нас серьёзной проблемой: поиск нужных файлов занимал до 3 часов рабочего времени, так как нужно было перелопатить все папки и файлы.

Ещё одной проблемой стало возросшее количество фотосессий для наших клиентов. Фотографы присылали нам по несколько сотен уже отобранных ими фотографий, из которых нам предстояло выбрать лучшие и согласовать их с клиентом. Сортировка превратилась в ад.

Решение

Мы решили внедрить DAM-систему и выбрали для себя Daminion. С Daminion поддерживается порядок в файлах, несмотря на большой объём базы. Нам удалось достаточно быстро протегировать все изображения. Также мы сделали разбивку по годам и проектам: автоматически подтягивается информация о том, где был сделан снимок. Теперь можно быстро находить нужные фото или видео из архива медиафайлов, в котором хранятся материалы для пресс-релизов, социальных сетей, онлайн- и офлайн-рекламы.

Есть возможность тегировать каждую фотографию так, как мы этого хотим, и помечать каждую из них информацией об авторских правах, так что и годы спустя мы сможем найти фото, используемые без нашего разрешения.

Мы резко оптимизировали рабочие процессы с тех пор, как начали использовать DAM-систему.

После окончания фотосессии для клиентов наш фотограф присылает большое количество фотографий в разных форматах и для трёх разных целей (RAW, для печати и для использования в сети), которые мы отсматриваем и оцениваем перед тем, как передать их на утверждение заказчику.

Уже на этом этапе можно оценить функциональность Daminion. Мы начали экономить уйму времени на подборе нужных кадров, правильных ракурсов, на внутренней классификации и оценке фотографий.

Все функции для организации архива фотографий и видео в Daminion очень просты и понятны, а расширенный функционал для поиска и сопоставления фотографий нам нравится больше всего

Итогом внедрения DAM-системы стало то, что мы стали экономить до 3–4 часов в день на поиске нужных файлов. Это перестало быть нудным квестом для нас.

Благодаря тому, что есть возможность настроить Daminion на удалённый доступ, у нас освободилось ещё немного времени: если съёмки проходили не в Зальцбурге, то нам больше не приходится ждать, пока фотограф вернётся в офис для начала работы с фото и видео. Он выгружает всё удалённо, и это позволяет нам работать быстрее и эффективнее с нашими заказчиками.

Heinz Polak Managing Director and founder of POLAK and FRIENDS

«A picture is worth 1000 words… but only when you can find it

P. S.

В связи с тем, что сейчас в стране достаточно тяжелая экономическая ситуация, Daminion дает всем российским компаниям бесплатный доступ к DAM системе на 3 месяца. Надеемся, что для кого-то наш софт может стать удобным инструментом для работы на удаленке.

Заявку можно оставить тут (с пометкой Cossa).

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник фото на тизере: Unsplash