Как объединиться с правительством и развивать IT-сообщество в своём регионе — история it-knot

Написали пособие для активистов, которые хотят развить IT-комьюнити в своём регионе. Делимся опытом организации: рассказываем о формате мероприятия, его атмосфере и работе с соорганизатором в лице правительства.

Сфера IT в стране масштабируется, а федеральный уровень развития зависит от региональных инициатив. Совместно с правительством области решили развивать сообщество и инфраструктуру в городе для айтишников, запустив комплекс IT-ивентов.

Фото с лекций it-knot

Цель: сформировать единую IT-тусовку

Воронежское правительство поддерживает региональную сферу digital в её инициативах, а количество и развитие IT-компаний потенциально может сделать город IT-столицей Черноземья.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585

Объединяясь с правительством, мы ставили перед собой несколько целей:

• развивать локальное профессиональное комьюнити;
• усилить полезную digital (и не только) бизнесу-инфраструктуру;
• выстраивать комфортную городскую среду для сотрудников IT-компаний.

Начали с объединения трёх сторон: специалистов, компаний и правительства. Это задаёт правильный вектор развития и образования молодых специалистов, помогает находить работу и сотрудников, прокачивает сами агентства. А активный движ в профессиональной среде привлекает в город людей из соседних областей. На базе этого процесса формируется комьюнити.

Если вы тоже хотите развивать свой город, начинайте взаимодействие не только с правительством, но и с бизнесом, ведь сегодня каждая компания — часть цифровой среды.

Покажите предпринимателям, что инвестиции в такие мероприятия могут улучшить жизнь в регионе, сохранить специалистов на рабочих местах и повысить их профессиональные навыки. Так, основную часть трат на наш проект закрывали неравнодушные инвесторы.

Разработайте формат и продумайте атмосферу проекта

Офлайн и много-много личного общения

It-knot — это проект, построенный на личном общении с людьми, которых невозможно поймать на топовых российских конференциях. Камерная атмосфера и целый час на неспешную беседу со спикером. Всё это бесплатно для участников.

Кроме того, it-knot — это мультиформат. Стартовали с лекций для широкой аудитории: секции для дизайнеров, бэкенд- и фронтенд-разработчиков. Также был распланирован комплекс ивентов для руководителей студий и топ-менеджмента. Плюс есть отдельный вид встреч более практической направленности: хакатоны, воркшопы и мастер-классы.

Концепт ивента: один спикер из лидеров IT-сферы, один час лекций и кейсов и столько же живого общения.

До пандемии проводили все лекции в офлайне, так как ничто не заменит личного общения, а физическое присутствие участников даёт максимальный уровень вовлечённости.

Хорошая образовательная лекция — это возможность не только слушать материал, но и коммуницировать с рассказчиком: при нашем формате, где на вопросы выделено столько же времени, сколько на лекции, зрители получают полноценный фидбэк. Из серии вопросов получается ещё одна лекция от эксперта, но уже по запросам участников.

Регулярность и время

Частота проведения ивента должна быть по силам вам и удобной для участников. Выбрали вечер четверга, так как с пятницы по воскресенье люди отдыхают и даже уезжают из города. Начало недели тоже не подходит — в первые дни все входят в рабочий режим. Периодичность — раз в две недели.

Однако время старта лекций — 19:00 — выбрали не совсем удачно. Здание находится в центре города, и с 17 до 19 город в пробках — на дорогу в пятнадцать минут при обычном раскладе у гостей уходил час.

Название и фирменный стиль

Разработкой нейминга и фирменного стиля занимались внутри агентства. Подходили к названию из расчёта, как его можно будет разложить на визуальную составляющую и размножить на мерч.

It-knot — узел, хаб, используется в разработке. Также это сообщество и объединение разных типов лекций и специалистов, связанных воедино информационными технологиями. Это кросс-дисциплинарная история: нельзя быть сферическим дизайнером или разработчиком в вакууме, необходимо общаться со своими, следить за индустрией и технологиями, поглядывать и вдохновляться смежными с digital сферами.

Поиск логотипа it-knot

Глобально всё визуальное оформление разделилось на четыре направления: digital для социальных сетей, офлайн- и онлайн-реклама ивентов, оформление на площадке — таблички с паролем вайфая, анонс лекций, заставки на экран и так далее. И, конечно же, мерч.

Набор оформления для соцсетей

Чтобы мерч получился хорошим, делайте акцент на его эстетичность и универсальность. Это не должна быть просто реклама ивента, важно, чтобы вещью хотели пользоваться и носить. Например, концепция узла помогла нам найти классную идею для браслетов, сплетённых в технике макраме.

Стикеры у айтишников — вечная классика. Кажется, вы не встретите ни одного человека в digital, который никогда бы не клеил наклейки на компьютер. Начали с классического логотипа, но сделали разные начертания: молодёжное граффити, круглый «знак качества» и другие.

Пример мерча и оформления наружной рекламы it-knot

Настройте регистрацию и найдите локацию с необходимым оборудованием

Для регистрации участников мы выбрали бесплатную площадку TimePad, которую успешно использовали на наших лекциях RDCLR.LIVE, тем более что у места проведения уже был свой аккаунт. Несколько преимуществ Таймпада:

• Сервис берёт процент с продаж билетов. Если же событие бесплатное, то и для вас использование базовых функций будет бесплатно.

• Авторассылка с приветственным письмом и напоминаниями, текст которых вы можете настроить сами.

• Можно сделать опросник или задать открытый вопрос перед регистрацией. Например, мы спрашивали о профессии, чтобы собрать статистику о посетителях и предлагали отдельно отмечаться топ-менеджменту и руководителям студий.

Задачи, которые следует решить перед выступлением

1. Расскажите спикеру об оснащении площадки и уточните его требования.

Площадку предоставило правительство: спикеры выступают на базе центра «Мой бизнес», где уже есть необходимое оборудование и техника. Впрочем, опытным путём мы выяснили, что это не обеспечит стопроцентную гарантию того, что всё пройдёт гладко.

Например, один из спикеров решил использовать свой кликер для переключения слайдов. С его помощью можно было управлять курсором в презентации. Так как мы не знали об этом устройстве и не проверили его работу заранее, из-за сильного отдаления сигнала возникла техническая заминка.

2. Согласуйте наличие и исправность оборудования с техником на площадке.

Узнайте, нужно ли искать дополнительное оборудование. При организации it-knot всё необходимое нам предоставили, но во время организации лекций RDCLR.LIVE был кейс, когда мы искали микрофоны и колонки на стороне. Отдельно от площадки брали оборудование в аренду и привозили на место.

3. Составьте подробный тайминг всех действий для каждой из сторон.

В нашем случае задачи были распределены на пять групп.

Что может входить во внутренний тайминг мероприятия, деление по зонам ответственности

Проинструктируйте персонал, организуйте пространство, еду и напитки

Из-за ограниченного бюджета привлекаем волонтёров на мероприятия. Обычно нам хватает пары человек: сначала оба стоят на регистрации, затем уходят в зал, чтобы передавать микрофон при вопросах из зала. Также на площадке работает наша команда, техники ЦМБ и команда от правительства.

Как выглядит процесс управления экранами, звуком и трансляцией на площадке

Благодаря такому взаимодействию добровольцы получают опыт в организации и приятные бонусы в виде мерча, а мы — помощь в проведении ивента.

Тщательно проинструктируйте волонтёров, проговорив порядок действий, а лучше всего составить письменную инструкцию. У нас это было так:

• регистрация участника;
• подарить пак стикеров лично в руки;
• обратить внимание на плохую мобильную связь и показать табличку с паролем от Wi-Fi;
• показать, где гардероб, лекционный зал и туалет;
• софт-коммуникация: приветливость, внимательность, отвечать на возникающие вопросы по ивенту.

Регистрация участников по QR-коду через TimePad

Если событие проходит в будние вечером, то участники будут добираться к вам по пробкам и приедут наверняка уставшие. Стоит позаботиться хотя бы о кофейных автоматах. Или пойти дальше и договориться о промоакции.

Мы пару раз сотрудничали с Red Bull. Они приносили сумки-холодильники с энергетиками и угощали гостей. Пробовали также приглашать бариста и устроили зону кофе-брейка. Ожидания не оправдались: не так много людей хотели ждать хорошо сваренный кофе, кто-то покупал рядом в автомате.

Превосходите ожидания спикеров: райдер, экскурсии и пожелания по посадке

Решили всегда звать самых известных и крутых спикеров, которых сложно отловить по конференциям. Впечатление от ивента, организации и города у гостей так же важно, как и от участников лекций.

Для комфорта мы выделили одного человека на общение со спикером, и все вопросы — от приглашения и мест посадки до встречи в аэропорту и мест для ужина — решались через него.

Если отдавать самому спикеру все контакты — людей, которые покупают билеты и бронируют отель, команды на площадке, кто отвечает за технику, кто отвечает за размещение информации в анонсах — будет большая нагрузка для человека, а в случае путаницы ему самому придётся разбираться. Лучше, когда всё в руках одного контактного лица.

Впечатления Андрея Мелихова, программиста-эксперта из Яндекс.Деньги, от посещения Воронежа

Отдайте заранее всю информацию по технике на площадке и согласуйте оборудование. Почти всегда спикеры приезжают со своими ноутбуками. Важно спросить о переходниках, предупредить о типе микрофона, показать площадку, освещение и куда транслируется изображение. Бывает, что экран составлен из сегментов и тогда при оформлении презентации спикеру надо учитывать места стыка.

Секрет любого успешного ивента — когда он превосходит ожидания.

Для этого о каких-то приятных деталях стоит умолчать, чтобы они стали сюрпризом. Например, у нас была возможность проводить экскурсии, и в качестве пробы одному из спикеров водитель, который встретил в аэропорту, провёл такую мини-экскурсию по городу и угостил «Воронежскими конфетами». Эта деталь приятно впечатлила спикера и, верим, надолго останется в памяти.

Также планируем сделать именной буклет, который будет отдаваться на ресепшене в отеле. Внутри: всё о локации, местах питания, экскурсиях и тому подобное, чтобы человек мог найти ответы на вопросы в одном месте.

Отзыв в Facebook о мероприятии Алексея Бородкина, product lead Росбанка

Рекламируйте события онлайн, офлайн на площадке и через самих участников

Кампания по запуску формата

Написали roadmap — «дорожную карту» мероприятия. Кто, когда и что делает, дедлайны, риски и чеклисты.

Пример из чеклиста и вырезка из дорожной карты старта ивента

На старте мы не выделяли рекламный бюджет на таргетированное продвижение ивента и воспользовались традиционными способами интернет и офлайн-продвижения.

Прежде всего, составили список интересных для размещения площадок, разделив их по тематикам: общегородские афиши мероприятий; разработческие в целом; дизайнерские; frontend; backend; обучающие. После этого продумали способ коммуникации и форму публикации.

1. Связались с руководителями IT-компаний, так как it-knot — это комплекс лекций как для специалистов, так и для руководителей студий и агентств. От лица правительства направили официальные именные пригласительные письма на открытие формата.

2. Чтобы привлечь на мероприятие студентов, мы напечатали афиши и развесили их в корпусах воронежских университетов.

   Делали всё своими силами, но уже разработали систему размещения совместно с молодёжным правительством воронежской области. Университеты активно поддержали эту идею, потому что тоже ценят практические лекции от специалистов отрасли, которые помогают всесторонне развиваться студентам.

   

   Афиша для университетов с расписанием на месяц

3. Писали администраторам интернет-сообществ, посвящённых IT-тематике, с просьбой опубликовать информацию о мероприятии ВКонтакте, Telegram, Instagram.

4. Составили классический пресс-релиз для рассылки через пресс-службу правительства.

   Сейчас формат пресс-релиза — не самая актуальная форма коммуникации со СМИ в digital-среде, намного больше ценятся индивидуальные предложения редакторам, когда тема новости или материала тщательно подбирается под площадку и с ней уже лично пишут редактору. Но именно от правительства журналисты привыкли получать пресс-релизы, и в этом случае формат себя оправдал.

5. Просили спикеров рассказывать своим подписчикам про выступление на it-knot и до, и после события. Во втором случае собирали обратную связь по организации и привлекали ещё больше внимания к ивенту у digital-сообщества. Для удобства сделали файл с примерами отзывов уже выступивших гостей, и это действительно стимулировало спикеров писать отзывы и у себя.

6. Для подогрева интереса аудитории ввели репортажный формат публикаций в соцсетях — когда фото делаются прямо во время ивента и тут же выкладываются. С каждого такого поста приходило сразу в среднем по 15 регистраций на следующий ивент.

   

   Пример репортажного формата публикации

Благодаря масштабности ивента областные медиа сами заинтересовались им и освещали событие. Например, известный городской интернет-журнал с уклоном в IT бесплатно разместил у себя на сайте баннер it-knot. Вышли и видеосюжеты, в том числе на РБК, Аргументах и Фактах, Комсомольской правде.

Пример публикаций в медиа во время рекламной кампании первых ивентов

Офлайн-реклама на площадке

Советуем заранее позаботиться об интернете. Ищите площадку с возможностью подключения к общему Wi-Fi в случае отсутствия сети. «Люди идут слушать лекцию, а не сидеть в телефонах» — прошлое десятилетие, сейчас интернет равноценная часть ивента, и все мы привыкли быть на связи.

Хороший интернет может обеспечить и рекламу вашему событию: публикации, сториз и отметки. Крупно разместите хештег на площадке, чтобы люди вас отмечали.

Отметки присутствия гостей на ивенте по хештегу в instagram

Развивайте проект, собирайте фидбэк и планируйте наперёд

Связь сообщества и правительства области — ещё одна ценность ивентов. Разработали интерактивную коммуникацию, на которой мы делали акцент в каждое мероприятие.

С помощью электронной формы опроса и грамотной работы ведущих с залом, на каждом ивенте порядка половины участников заполняли небольшую анкету, где мы спрашивали и об it-knot. Например, кого хотят видеть в спикерах и что можно улучшить, а также о городе: как бы хотели улучшить среду, что сказать лично правительству, собирали контакты соискателей в IT-среде.

Отзыв от IT-канала и пример сбора и обратной связи на площадке по QR-коду

Любите свой город и думайте о развитии

Любой проект стартует и развивается благодаря неравнодушным людям и идеям, которые действительно интересны сообществу. Нас волнует ситуация в стране: что жители из регионов стремятся в столицу, потому что весь движ — там. Принципиально остаёмся в родном городе и стараемся активно развивать его, чтобы людям было интересно и комфортно здесь, чтобы они оставались и помогали делать место ещё лучше. Как это выглядит изнутри — смотрите в бодром ролике с открытия it-knot:

Посмотреть эту публикацию в Instagram

Публикация от Международный Транспортный (@mtransservice)

Только за первый месяц существования проекта получили суммарный охват по всем медиа под миллион уникальных просмотров. Из них больше трехсот тысяч — за счёт стихийных публикаций, которые подхватили региональные и федеральные медиа.

Из всех участников было 45% разработчиков, 20% топ-менеджмента и 11% дизайнеров разного направления. Также из области и соседних городов от общего количества регистраций было 11% приезжих — и это только начало!

Уникальный охват и профессии участников в цифрах, а также компании, откуда приезжали спикеры

Кроме того, нам писали люди из других областей с вопросом, как запустить что-то похожее у себя. Делились идеями и обменивались контактами. Например, девушка из Ростова-на-Дону уточняла о региональных знаковых угощениях для гостей. Мысль сделать афтепати с Жигулёвским пивом и стейками Праймбиф нам очень понравилась!

Также в будущем планируем создать место для айтишников, которое совмещает коворкинг с зоной открытых лекций уже внутри тусовки специалистов и, конечно, пабом :–)

Алла Осипова Заместитель руководителя департамента предпринимательства и торговли Воронежской области

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.