Вдохновлять нельзя продать: что ждёт конференции в эпоху постпандемии

Пандемия повлияла на все сферы жизни — где-то ухудшила благосостояние организаций, а где-то, к удивлению, улучшила. Резкий переход в онлайн-формат сыграл на руку многим компаниям с точки зрения роста, масштабирования и перестройки процессов. Так, до пандемии сфера непрерывного образования насчитывала 34% участников онлайн-конференций, а во время пандемии этот показатель вырос до 81,5%.

Инсайты 2020

2020 год поместил все бизнес-процессы в жёсткие рамки. Мы с командой вынесли из этой нелёгкой ситуации несколько уроков, о которых хотим рассказать на примере онлайн-конференции «Коллеги».

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Бережёного бог бережёт

Риск — это азарт, поэтому иногда нам хочется, что называется, остановить коня на скаку. Когда мы делали «Коллеги» в офлайне, мы не думали об отступных путях: всё решали по ходу ситуации или мирились с тем, что получалось. Но когда мы решили делать конференцию в онлайне, то во многих моментах перестраховались, потому что это был совершенно новый масштаб проекта. Значительно увеличилось количество участников. Риску уже не было места.

У «Коллеги» в онлайне было как минимум 3 сценария развития событий, если что-то пойдёт не так. К счастью, ни один из них не понадобился, но благодаря им мы сохранили свои нервные клетки и провели мероприятие на высоком уровне.

1. Выбрали профессиональную платформу Facecast, её нам посоветовали эксперты, которые работают с большими телевизионными трансляциями. Платформа отвечала всем нашим требованиям — и одновременно выдерживала до 10 тысяч пользователей.

2. Сделали копию трансляции на резервном сервере — если бы она вдруг оборвалась на основном, то запустилась бы с запасного.

3. Залили конференцию на YouTube и Vimeo по скрытым ссылкам, которые смогли бы оперативно разослать всем зрителям в почты. Это были перестраховочные варианты на случай, если ретроградный Меркурий совсем слетит с орбиты.

Организация ивента в онлайне сейчас ничем не уступает офлайну

Многим кажется, что при организации онлайн-события достаточно просто подключить трансляцию — и дело сделано. Раньше и мы не предполагали, что в онлайне можно развернуться не хуже, чем в офлайне. Однако тут каждый выбирает доступный ему размах: либо это трансляция в Zoom на 8000 участников, либо что-то мегамасштабное с красивым дизайном, нетворкингом и кучей дополнительных фишек. Мы остановились на последнем и не прогадали.

Онлайн не дешевле и не проще

То, что вы можете решить в офлайне обычной коммуникацией, в онлайне требует дополнительных элементов дизайна, медиафайлов и многочисленных технических сложностей. Кроме того, в онлайне нет границ, поэтому кратно растёт смета. Так, смета прошлых «Коллег» была в 2,5 раза выше, чем в офлайн-формате.

На порядок выше стоит технический подрядчик высокого уровня, который обеспечит стабильность трансляции конференции. В эту же сумму, как правило, входит стоимость разработки дополнительных чатботов и аренда дополнительных серверов, чтобы на выходе получилась качественная трансляция. Такая статья расходов, как продакшен, также оказалась значительно дороже офлайн-версии. Предпродакшен конференции занимает большое количество времени, сил и средств. Сюда могут входить и часы постпродакшена: работа motion-дизайнеров, графических дизайнеров, наложение дополнительных элементов (если ты делаешь просто онлайн-трансляцию, то этой статьи расходов не будет).

Важно ставить себя на место зрителей

Перед созданием конференции важно встать на место зрителей и задать себе несколько вопросов. Где они будут это смотреть и как? В какое время было бы удобнее начать? Захотят ли они сделать перерыв?

После этого у вас может родиться куча потрясающих идей о том, какой может быть эта конференция. Нужно представлять её себе как некий телевизионный эфир, на котором есть реклама и паузы. Смотря с позиции организатора, плохо удастся понять, чего не хватает или что можно убрать. Зрителям важны фановые перебивки, логичный старт и финал.

Тогда мы придумали диджей-сет, вдохновляющий интродакшен и концовку с выступлением Тоси Чайкиной, интерактив с ведущими и спикерами и рекламные интеграции наших продуктов — их завернули в ролики-пародии на известные ТВ-шоу вроде «Смак», «Пока все дома» и «Магазин на диване».

Опыт, который мы возьмём в следующую конференцию

Мы точно продолжим историю с онлайн-нетворкингом в 2022 году. В прошлом году у нас были хорошие технические подрядчики, с которыми мы создали свой собственный чатбот в виде Тиндера в Телеграме. Бот позволял выбирать, с кем вы хотите познакомиться, свайпая вправо или влево. Участникам понравилось такое нововведение, а мы планируем сделать чатбот более вовлекающим и полезным.

Единая концепция всего мероприятия — то, без чего нам теперь не обойтись. Это когда все элементы выполнены в одном стиле: соцсети, рассылка, внешние спецпроекты и так далее. Для нас очень важно каждый год находить новые идеи и смыслы, через которые мы транслируем все выступления. Режиссура и визуальная концепция очень важны для нас, и мы максимально в них вкладываемся. Они помогают донести что-то людям не только через выступления и доклады. Чем честнее, человечнее и эмоциональнее подход, тем сильнее вам будут доверять.

Ни в коем случае не экономьте на контенте и спикерах. Человеку важен полезный и интересный контент, а не просто красивая картинка. Также нельзя экономить на технической поддержке мероприятия. Например, у вас может быть хороший режиссёр, а спикер — Илон Маск. Но как только к платформе подключится чуть больше людей, чем должно быть — всё выключится или зависнет. Стоит находить проверенные технические решения и всегда иметь несколько запасных вариантов, если что-то вдруг пойдёт не так.

Где искать вдохновение

Очень часто какие-то наши идеи рождаются не от вдохновения, а от обратного — каких-то вещей у других организаторов, которые нам не нравятся. Например, мы всегда придерживались мнения, что большинство конференций чересчур серьёзные. Нам же хотелось снизить градус этой серьёзности и добавить больше веселья и креатива. Для нас конференция — это не про людей с каменными лицами, а про праздник, шутки, юмор нетворкинг и знакомства.

Реже всего мы вдохновляемся какими-то образовательными конференциями, потому что не находим там для себя чего-то нового с точки зрения форматов, продакшена или креатива. Вдохновляться мы можем вообще любыми мероприятиями, например, онлайн-премией Music Awards в Нью-Йорке, презентациями Apple или Yet another Conference от Яндекса. Это те мероприятия, которые хочется смотреть.

Будущее конференций: каким мы его видим

Мы считаем, что будущее — за гибридным форматом. Ещё до пандемии львиная доля конференций проходила в офлайне с бонусными онлайн-активностями. Сейчас же многие мечтают оторваться от компьютера и встретиться вживую, но есть те, у которых нет возможности физически присутствовать на мероприятии. Таким образом, гибридным форматом можно убить двух зайцев.

Кроме того, отмечается тренд на международных спикеров. Зарубежные эксперты раньше были более закрытые, а сейчас на фоне пандемии они идут на диалог, готовы общаться и участвовать в проектах.

Ещё один из трендов конференций — продюсирование эмоций. Выигрывает тот, кто умеет управлять впечатлениями людей, знает, как выстроить структуру выступления, где добавить динамики или заинтриговать. Ведь самое главное — не сам факт проведения конференции, а оставшиеся воспоминания.

Запомниться можно шуткой, форматом и продакшеном. И это применимо не только к конференциям. В прошлом году перед нами стояла задача организовать новогодний корпоратив. По всей стране были достаточно жёсткие карантинные меры, и мы понимали, что точно не сможем устроить что-то в офлайне, но при этом очень хотели создать атмосферу праздника. И мы решили подготовить 180 индивидуальных (!) подарков исходя из пожеланий и интересов каждого сотрудника. Каждый дополнили стеклянным бокалом и маленькой бутылочкой шампанского — они были отправлены в самые разные уголки нашей страны, так как из-за пандемии некоторые из нас уехали из Москвы и Санкт-Петербурга в другие города.

В день X у нас был общий созвон в Zoom, где мы делились результатами и подводили итоги года. Мы попросили команду не открывать подарки до конца звонка и потом все одновременно распаковали их, налили шампанское и чокались друг с другом через камеру! Несмотря на то, что мы были так далеко от друга, в разных городах и офисах, этот день стал по-настоящему особенным для всей команды — так и сработало наше продюсирование эмоций.

Прямые продажи — откровенно устаревшее решение. Раньше на мероприятиях делали так: выходил спикер, рассказывал небольшую историю из своего опыта и в конце предлагал купить его книгу или пройти курс. Теперь это уже не актуально и неэффективно. Есть другие площадки и форматы, через которые можно прогревать аудиторию и рекламировать свои продукты.

За время существования конференций мы привыкли, что их основная цель — некое подведение итогов проделанной работы. При этом мало кто говорит о будущем. Сейчас конференция — это платформа и инструмент для демонстрации всего нового. За последние несколько лет люди привыкли, что их постоянно удивляют, а если этого не происходит, то они задаются вопросом: «А где?». Сейчас все говорят про метавселенную и VR-одежду — так попробуйте внедрить один из этих элементов в свою конференцию, и зритель проявит к вам интерес.

Главная задача оргов — грамотно и корректно очертить масштаб и список целей ивента. Не бойтесь делать то, что умеете делать хорошо, даже если до вас это делали тысячу раз.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.