Power BI для автодилеров

Прежде чем получить больше лидов по меньшей цене и продать много авто —  нужно собрать и проанализировать данные, найти точки роста и наметить план действий. Обкладываемся выгрузками из рекламных, аналитических и CRM-систем. Запасаемся терпением, расчехляем Excel и безудержно сводим.

Мы уже внедряли отчеты Power BI для автодилеров, и клиенты остались довольны. Поэтому хотим поделиться опытом и дать советы, которые могут пригодиться при работе с этой системой. Почему мы используем Power BI и активно его советуем? Потому что программа позволяет оперативно собирать и обрабатывать аналитическую информацию. Видеть интерактивные показатели план/факта на каждом этапе работы.

Для начала разберемся, зачем в этой сфере вообще сводить данные. 

Мы с вами в автомобильной тематике — поэтому работать с информацией придется на уровне «Hardcore»:

• десяток марок авто и разные проекты под каждую из них внутри одного;
• несколько рекламных систем;
• множество рекламных кабинетов;
• сайты и лендинги на разных движках — из-за ограничений производителя автодилеры часто вынуждены делать сторонние площадки под конкретную марку, а наполняют их разные подрядчики;
• десятки счетчиков Google Analytics и Яндекс Метрики;
• коллтрекинг или сервисы, предоставляющие форму обратного звонка;
• CRM-система — вполне возможно, что самописная или закрытая;
• таблицы с офлайн-данными о тест-драйвах, продажах, количестве визитов в салоны — если используются счетчики посетителей на входе.

Такой объем информации невозможно проанализировать в разрозненных источниках, поэтому данные необходимо объединять. Серьезный вызов, справиться с которым силами Excel будет чертовски сложно. Хорошая новость — разобраться с задачей можно без усилий, если подойти к задаче по нашему примеру. 

С чего начать

Первое правило любой технологии в бизнесе заключается в том, что автоматизация эффективной деятельности увеличивает эффективность.Второе правило: автоматизация неэффективной деятельности увеличивает неэффективность. Билл Гейтс

1. Обозначить требования. Чтобы в нужный момент вспомнить, зачем мы все это затеяли, не сдаваться и периодически сверять ожидание с реальностью.
2. Настроить автоматическое обновление данных. Это сэкономит десятки часов в месяц на сборе, обработке и сведении данных. Позволит работать с отчетом в любой момент, не дожидаясь, пока кто-то его обновит.
3. Настроить интерфейс. Интерактивный интерфейс поможет перейти на следующий уровень детализации, не выходя из отчета, или отфильтровать данные «на лету».
4. Визуализировать. Таблицы – это нормально, если вы ладите с ними, сами строите отчет и кроме вас им больше никто не пользуется. В остальных случаях лучше пользоваться более наглядными визуализациями, отталкиваясь от аналитических задач: сравнение, динамика, структура и т. д.
5. Сделать понятным. Автоматический подсчет обеспечит прозрачность и убережет от человеческого фактора – будь это опечатка в формуле или умышленная манипуляция данными.
6. Сделать доступным. Для работы с данными не нужно специальное ПО или мощный компьютер. Не должно возникать проблем совместимости при использовании любого устройства и браузера.
7. Выбрать систему для визуализации. Это может быть Power BI, Tableau, QlikView, Google Data Studio.

На последнем остановимся подробней — идеальной системы не существует. Мы используем Power BI, потому что он подходит и нам, и нашим клиентам. Вам или тем, кто будет заниматься реализацией, важно определить, какие будут источники данных. Есть ли компетенции по работе в конкретной системе визуализации, сколько сотрудников будут пользоваться отчетом и каков бюджет проекта. Исходя из этих вводных, и делайте взвешенный выбор.

Требования к реализации

С помощью Microsoft Power BI можно из разрозненных сырых данных сделать интерактивные понятные онлайн-отчеты. Power BI за 3 года занял лидирующую позицию в магическом квадранте BI-решений исследовательской компании Gartner.Источник — Gartner

В CubeLine отчетами в Power BI пользуются практически все — от performance-специалистов и разработчиков до аккаунт-менеджеров. Помимо нас, отчеты в Power BI используют в ежедневной работе руководители компаний HP, Adobe, Henkel, Rolls-Royce и многих других. Но Power BI – это вишенка на торте. Прежде чем формировать отчеты, нужно правильно собрать, обработать и сохранить данные.

Скрипты, сервисы для сбора данных

Octopus – наш внутренний сервис, который собирает данные из рекламных, аналитических и CRM систем, облачных сервисов, обрабатывает, сводит и сохраняет. Если у вас есть разработчики в штате — они могут попробовать написать аналог почти на любом языке программирования: Java/PHP/JS/Python/Ruby/Go/NET/etc.Если вас заинтересовали подробности — прочитайте статью «Power BI мониторинг и дашбординг на службе Performance специалистов и клиентов». В ней подробно описан Octopus и история, которая за ним стоит.

База данных

Microsoft Azure SQL — облачная база для хранения данных, но можно использовать любую аналогичную систему. По нашему опыту, хранить данные в файлах Excel или Google Таблицах – ненадежно, медленно и не структурно.

Также при работе важно наличие заинтересованного человека с «прямыми руками». В работе над проектом обычно заняты специалисты и агентства, и клиента. Например, со стороны заказчика —  это свой штат веб- и CRM-разработчиков.

Пример отчета для авто тематики

Описанный отчет построен на основе случайных данных — пожалуйста, не пытайтесь найти в них сакральный смысл :)

Интерфейс

Перед тем, как перейти к содержанию отчета, пробежимся по интерфейсу отчета Power BI.

Фильтры

На каждой странице отчета можно вызвать выпадающий фильтр.

Он открывается и закрывается нажатием кнопки со стрелкой.В фильтре доступны срезы:

• период обзора;
• автомобильная марка;
• рекламная система.

По мере надобности в фильтр можно добавить новые параметры.

Навигация

Для удобного перемещения между страницами можно использовать навигационную панель. Она располагается справа, нужная страница вызывается по клику. P1 – первая страница отчета, P2 – вторая и т. д.

Визуализации

Отделить хорошее от плохого, осознать что такое больше или меньше – помогает план/фактное сравнение. Первые 3 страницы отчета — это мониторинги выполнения плана, которые помогают отслеживать его выполнение под разными углами:

• план/факт: общий;
• план/факт: по маркам;
• план/факт: динамика.

Бонус: план/фактные отчеты — это отличный «разговорник» между руководителями, отделом маркетинга, продаж и подрядчиками:

• выполняется план — хорошо, понятно, кто молодец.
• не выполняется план — нехорошо, но понятно, в какой кабинет идти, куда показывать пальцем и качать головой.

План/Факт: общий

Помогает контролировать выполнение плана по основным KPI: количество целевых обращений, CPL, расход, а также видеть динамику.

По умолчанию выводится общая информация по всем маркам.

В выпадающем меню фильтров слева можно выбрать определенную марку авто и посмотреть информацию по ней. Эта информация полезна для директоров и бренд-менеджеров, когда нужно представлять ситуацию в целом или по марке.

План/Факт: по маркам

Если ситуация в нормальная, то это может быть из-за того, что результаты по одним маркам блестящие, а по другим проседают. Эта страница направлена на то, чтобы в один клик оценить выполнение плана по каждой из марок.

План/факт по маркам будет полезен:

• бренд-менеджерам для первичной оценки ситуации;
• маркетологов/подрядчиков, чтобы понимать, где искать проблемы или точки роста;
• отделу продаж — чтобы фраза «Это все маркетологи виноваты!Маркетологи молодцы!» имела под собой реальное обоснование и не вызывала сомнений.

План/Факт: динамика

Когда заметили, что марка просела, идем смотреть 3 страницу.

Она поможет оценить динамику и спрогнозировать выполнение плана.

Сплит по бюджету и обращениям

Поможет эффективно распределить бюджет между рекламными системами.

Оценить как коррелирует бюджет с сезонностью.

Историческая динамика по KPI

Поможет сравнить показатели год к году по кварталам и месяцам. Растем относительно прошлого года? Смотрим отчет —  видим ответ.

Статусы сделок

Поможет отслеживать воронку продаж и динамику по ней. Это хороший инструмент для формирования общей картины между отделом продаж и маркетингом — ведь за прибыль отвечают они оба. Динамика иллюстрирует, на каком этапе воронки конверсия выросла, а на каком снизилась.

Так как мы не забываем про фильтры на каждой странице, о которых мы писали выше — отчет будет полезен бренд-менеджерам и маркетологам.

Демографические показатели

Поможет определить наиболее и наименее конвертирующие половозрастные сегменты и скорректировать таргетинги и посылы. Это будет полезно всем отделам.

Структура обращений

• поможет разобраться, какая доля отказов по каждой из рекламных систем;
• отслеживать долю отказов в динамике;
• определить структуру причин отказа;
• количество обращений увеличилось, а качество снизилось – теперь это можно утверждать, опираясь на цифры.

Статистика по маркам и моделям

Содержит все основные показатели по каждой марке и модели. Пригодится для маркетологов и бренд-менеджеров – когда нужно копнуть поглубже.

Статистика по системам и РК

Вкладка для маркетологов со статистикой по каждой рекламной системе до уровня рекламной кампании. Таблица подскажет, что и где идет не так, а где, наоборот, неожиданно хорошо. Дальше можно идти смотреть в Google Analytics и рекламные кабинеты. Анализировать статистику по ключевым словам, ставкам и таргетингам.

Справочник по показателям

Не каждый человек, которому предстоит заглянуть в отчет, знаком с терминологией. Справочник, который заполняет агентство, призван решить это недоразумение.

Если вас интересует использование Power BI в других сферах, рекомендуем статью «Что делать, если у вас особенный бизнес?».

Резюме: автоматизируйте

Автоматизация, Power BI, отчеты — это прекрасно, и я готов рассказывать об этом вечно, но важно помнить, что отчет:

• не сделает больше обращений;
• не снизит их стоимость;
• не продаст автомобиль;
• не сделает клиента счастливым.

Но он однозначно освободит вам около 10 часов в неделю, повысит точность данных и прозрачность подсчета KPI. Сделает процесс анализа данных простым и понятным.

Мне грустно, когда я узнаю, что кто-то до сих пор тратит на подготовку отчетов уйму рабочего времени и часть своей жизни.

Автоматизируйте, не бойтесь пробовать – лучше ошибиться и хоть немного автоматизировать процесс, чем из года в год продолжать делать выгрузки и сводить .xlsx и .csv.

Если рассмотренный в статье отчет вас заинтересовал – можете перейти по ссылке ниже и посмотреть как он работает.

Ссылка на демо-отчет.