6 способов облегчить работу с Excel

Microsoft Excel — основной инструмент Digital специалиста. С его помощью можно упростить работу с большим количеством данных и автоматизировать рабочие задачи: сбор семантики, подготовка рекламной кампании или составление отчета по данным из систем Яндекс.Директа, Google Ads и других.

Валерия Федотова, специалист по интернет-рекламе в E-Promo, поделилась лайфхаками, благодаря которым можно сократить время на выполнение рутинных задач при работе с таблицами.

Горячие клавиши

Начнём с самого простого и рассмотрим самые нетипичные горячие клавиши и сценарии их использования.     

Alt+= 

Запуск функции «автосумма». Считаем сумму значений из диапазона ячеек без ввода формулы. Удобно, если нужно быстро посчитать сумму в диапазоне ячеек

Shift+F9 

Пересчет всех имеющихся формул на открытом листе. Может пригодиться, если вычисления в вашем документе производятся вручную, а не автоматически. Ускоряет работу с большими данными. 

CTRL + G

Найти и выделить → Перейти

Выделение диапазона видимых ячеек — заполняем диапазоны данных в таблице с установленным фильтром без ошибок. Отличный способ удостовериться в том, что данные не протянуты в лишние ячейки. Используем для группировки ключевых слов.

 Выделение пустых ячеек -— избавляемся от пустых ячеек или проверяем, все ли нужные ячейки заполнены. Используем для чистки поисковых запросов, сборе семантики. 

Выделение ячеек, содержащих формулы — проверяем отчеты на предмет ошибок (не съехали ли формулы, не назначены ли те или иные функции, перенесенные из предыдущего отчета). Используем при обновлении регулярных отчетов.

Подтяжка данных из закрытых файлов

Помогает при обновлении того или иного отчета одного формата, но за разные периоды времени. 

Как использовать: 

Скачиваем все необходимые данные в формате таблиц из которых строится отчет, и складываем их в отдельную папку. Открываем итоговый файл, в который собираются данные.

Проставляем ссылку на ячейки из ранее скачанных данных. 

Если отчет не меняется — ставим ссылку на конкретную ячейку. 

Данные меняются — пользуемся функцией ВПР, которая работает даже в случае, если вы ссылаетесь на закрытый файл.

Теперь при обновлении отчета вам необходимо просто заменить данные в папке на актуальные, открыть итоговый отчет и обновить в нем ссылки. 

Подтяжка старых текстов по группам и кампаниям к новым 

Помогает при сравнении файлов — например, для старых и новых текстов из аккаунта. Переставлять тексты руками — скучно и нудно, здесь помогут функции СЦЕПИТЬ и ВПР.

Для этого в файл со старыми и с новыми текстами добавляем дополнительный столбец. Затем при помощи функции ЕСЛИ присвоим номер каждой строке.

Создаем еще один дополнительный столбец. При помощи функции СЦЕПКА соединяем название кампании, название группы и номер строки.

Теперь при помощи функции ВПР стягиваем данные из одного файла в другой.

Сводные таблицы

У сводных таблиц есть полезные фишки, которые помогают в решении повседневных задач:

Изменение макета отчета

Позволяет сократить время при анализе данных, преобразовать отчет в удобный формат. Незаменима, если приходится работать с большими объемами информации. 

Дополнительные вычисления

Автоматический расчет прямо внутри сводной таблицы. Здесь вы можете выбрать вариант из предложенных (% от суммы, сортировка и др).  Сокращает время при анализе больших массивов данных на регулярной основе: достаточно дополнить исходные данные и обновить сводную таблицу — Excel сделает остальное.

Есть возможность самому задать формулу для вычислений в разделе «Поля, элементы и наборы».

Скачивание отчетов из аккаунтов Яндекса при помощи макроса открытия ссылок

Этот лайфхак сокращает время на подготовку ежедневного мониторинга рекламных кампаний в три раза. 

Есть макрос, позволяющий открыть много ссылок одновременно одним нажатием кнопки. Данный макрос помогает скачать сразу несколько отчетов из Яндекс.Директа. 

В первую очередь вам необходимо получить ссылку на отчет, который нужно скачать. Для этого формируем необходимый отчет в мастере отчетов и копируем получившуюся ссылку. 

К скопированной ссылке вам необходимо добавить частичку &format=xlsx& (выделена красным), чтобы открывшаяся ссылка не перебрасывала вас на отчет, а сразу скачивала.

Если вы часто скачиваете ряд отчетов для консолидации за разные даты или же из разных аккаунтов, можете с помощью функции СЦЕПКА сделать изменяемыми необходимые параметры (выделены зеленым).

В Excel это будет выглядеть так.

Выносите все ссылки на отдельный лист (не копируя значения, а ссылаясь на ячейки). И нажатием одной кнопки скачиваете все необходимые отчеты.

!SEMTools 

Полезная надстройка, которая поможет сократить временные затраты на огромный пул задач — работу с семантикой, написание текстов и чистку поисковых запросов. Используйте ее, чтобы: 

Проставить модификаторы соответствия в один клик.

Изменить регистр.

Посчитать частоту встречаемости слов в массиве. Помогает, когда надо почистить поисковые запросы.

Посчитать длину текста в пикселях. Незаменимая функция, которая помогает при написании текстов для рекламных кампаний в Яндексе.

Ознакомиться со всеми функциями и скачать !SEMTools вы можете на сайте разработчика.

Перечисленные советы по работе в Excel помогут вам упростить выполнение рутинных задач и расширить свои возможности как Digital-специалиста. А какими инструментами пользуетесь вы? Расскажите об этом в комментариях.