19 марта 2020, 16:20

Восемь советов от Google, как организовать работу команды из дома

Прежде чем перенести работу из кабинетов на дом, лучше лишний раз убедиться, что процессы отлажены, а у сотрудников есть все нужные инструменты.

Сейчас многие компании пытаются понять, как лучше всего организовать работу сотрудников вне офиса и при этом сохранить слаженную работу команды. Google решил поделиться приёмами, которые помогут вашим сотрудникам продуктивно работать из дома и эффективно решать общие задачи.

Как наладить удалённую работу команды

Прежде чем перенести работу из кабинетов на дом, убедитесь, что процессы отлажены, а у сотрудников есть все нужные инструменты. Вот то, что вы можете сделать заранее:

1. Создайте Google группу для вашей команды, чтобы оставаться на связи. У вас появится общий адрес электронной почты — это позволит быстро обмениваться информацией со всеми участниками. А для решения неотложных вопросов подойдет групповой чат.

2. Проверьте параметры доступа к важным документам, чтобы соавторы могли при необходимости их редактировать и комментировать. Вы можете создать общий диск, где у всех будет доступ к файлам с любых устройств и возможность сохранять и искать нужную информацию.

3. Составьте расписание встреч прямо сейчас, чтобы постоянно быть на связи в дальнейшем. Распланируйте всё заранее, настройте в календаре приглашения на мероприятия и прикрепите к ним нужные документы. Также стоит заранее проверить, все ли ваши сотрудники знакомы с программами для видеовстреч.

Как поддерживать связь внутри команды и организовывать ежедневную работу

После перехода на удалённый режим работы важно оставаться на связи, чтобы все сотрудники были в курсе происходящего.

4. Организуйте ежедневные встречи — так вы сможете оставаться на связи с командой. Некоторые ваши коллеги могут чувствовать себя оторванными от остальных и вообще от рабочих процессов, поэтому видеоконференции — отличный способ поддерживать общую вовлечённость в работу. Включайте камеру во время онлайн-встреч, если это, конечно, уместно. Показывайте актуальную информацию в презентациях и задавайте вопросы, чтобы подстегнуть обсуждение. Если из-за разницы во времени кто-то не может присутствовать, записывайте встречи, но обязательно убедитесь, что все участники с этим согласны.

5. Постоянно обменивайтесь задачами и новой информацией. Отмечайте завершённые дела в чате или в общем документе. Так вся команда не только будет в курсе событий и задач, но и почувствует свою причастность к общему делу. Для сбора важной информации и ресурсов подойдёт собственный внутренний сайт, который также позволит делиться новостями сразу со всей организацией.

6. Не забывайте про рабочий этикет. Если сотрудники не в офисе, это не значит, что у них много свободного времени. Проверяйте календари, прежде чем назначить встречу, а когда пишете кому-то в чате, спрашивайте, удобно ли собеседнику разговаривать. Вы также можете заранее сообщить о своей занятости, настроив рабочие часы в Календаре. Таким образом, коллега получит уведомление, если попытается назначить встречу на нерабочее время.

Как эффективно работать с домашним интернетом

Работая из дома, вы делите одно пространство и одно подключение к интернету с кем-то ещё, поэтому при организации удалённой работы нужно учитывать и интересы другого человека. Вот несколько полезных советов, как сохранить эффективность работы и спокойствие дома.

7. Не тратьте весь день на звонки по видеосвязи. Существует большое количество инструментов, позволяющих общаться с командой: групповой чат, общие документы, формы для коротких опросов и звонки через Интернет. Выберите то, что подходит вам лучше всего. Это особенно важно, если вы делите сеть с кем-то ещё.

8. Найдите подходящую систему работы. Возможно, вам придётся попробовать разные подходы работе из дома, прежде чем вы найдёте тот, что поможет вам сохранять концентрацию и при этом не мешать тем, кто живет с вами. Вот шесть советов по работе с видеозвонками (например, как включить автоматические субтитры и читать транскрипцию прямо во время встречи).

Это лишь несколько рекомендаций команды G Suite. Надеемся, они помогут вашим сотрудникам не потерять концентрацию и лучше взаимодействовать друг с другом. А чтобы узнать больше, посмотрите эти видео и прочитайте последние статьи на сайте Центра обучения.