Мифы автоматизации работ с отчетностью в рекламных агентствах

Разумеется, говорить об автоматизации каких-то творческих работ или взаимодействия с клиентами и подрядчиками не приходится, однако и в этих случаях применение специализированного программного обеспечения приносит пользу, чуть позже объясню, как именно.

Начнем с основной причины, которая смущает руководителей бизнеса при возникновении дилеммы: стоит ли автоматизировать бизнес-процессы, или проще все сделать вручную. Как вы догадались, это финансовая составляющая сделки. То есть цена программы. Сомнения понятны: ресурсы приходится выделять из текущего денежного потока, что может повлиять на финансовый план, либо установленные критерии или коэффициенты, занизит текущую прибыль, возложит на принявшего решения сотрудника определенные обязанности перед руководством, да и просто, если компания не располагает свободными финансовыми резервами, может быть затруднительно в настоящий момент.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Однако, если бы экономический эффект от использования ПО не превышал расходы на приобретение, такого явления не существовало бы вовсе. Впрочем, это актуально для всех продуктов, и в то же время звучит достаточно обще. Давайте посмотрим на примере автоматизации отчетности вBTL-агентстве.Здесь между тем, автоматизация позволяет сократить время, во-первых, на сведение отчетов – они автоматически загружаются в базу, заполняются полевым персоналом, причем, заполнить что-то неправильно (например, написать количество контактов прописью), или не заполнить нужную графу невозможно: программа не отправит такой отчет; все автоматически сводится в таблицу. Во-вторых, сокращается время на анализ данных и составление презентаций или иной формы итогового предоставления информации заказчику – это так же происходит автоматически, и форму выгрузки данных можно выбрать сразу – то есть не придется тратить часы на переписывание результатов в удобную для клиента форму. То есть вся эта работа займет максимум пару часов – и то, если итоговый отчет должен быть предоставлен в какой-то совсем нестандартной форме.

Прибавим возможность сэкономить время на согласование различных замен и извещение об этом всех заинтересованных лиц – при внесении изменений в график, место проведения, состав полевого или иного персонала на конкретной акции программа автоматически направляет уведомление по почте всем занятым в проведении данной акции сотрудникам.

Даже если опустить последний пункт, вся работа по сведению и анализу отчетов может занимать в сумме до двух дней рабочего времени: например, каждый понедельник менеджер сводит 20 отчетов с выходных, заносит все в базу, поторапливает самых непунктуальных, исправляет ошибки, и это занимает у него 4 часа. Опустим то время, которое тратится на исправление ошибок – при обработке больших объемов данных вручную они неизбежны: имеет место человеческий фактор.

Предположим, что зарплата менеджера составляет 25 000 рублей. Тогда без использования ПО компания оплачивает два лишних дня работы – то есть (утрированно) (25000/22 рабочих дня)*2 дня работы. Получаем примерно 2270 рублей. То есть компания теряет около 1600 рублей на одной, относительно небольшой, акции. Теперь представим, что таких акций много, и агентство находится в крупном городе с иными расценками на рынке труда. В этом случае разница получится еще интереснее.

Таким образом, потраченные на покупку программного обеспечения ресурсы окупаются практически сразу, и экономят рекламному агентству весьма значительные суммы, соответственно, увеличивая его прибыль.

Некоторые считают, что инвестиции в программу полностью себя окупят слишком нескоро, или результат от применения будет виден лишь через несколько месяцев, а то и лет. Думаю, с этим моментом мы тоже разобрались в предыдущем пункте, повторяться не стоит.

Есть мнение, и достаточно распространенное, что любые инновации такого рода поначалу очень тормозят рабочий процесс. То есть персонал долго привыкает, разбирается, куда нажать, первое время работает «по бумажке». И что коней на переправе не меняют – в состоянии, когда что-то нужно сделать или сдать срочно, когда все дедлайны уже закончились, а персонал остается в офисе на 2-3 часа после окончания рабочего дня (а в сфере BTL, увы, такое случается не так редко),  быстрее и эффективнее не менять установленные процедуры. Определенная логика в этом есть, однако, во-первых, персонал в РА обычно новую информацию усваивает очень быстро – специфика работы такая, а во-вторых, как показывает практика, и полевой персонал, и менеджеры чрезвычайно оперативно разбираются в ПО (например, программа Промоплан). Думаю, недовольства сотрудников от применения новых технологий, автоматизации работ не возникнет, даже наоборот: согласитесь, заниматься бумажной работой в течение даже одного целого дня не очень весело, особенно для творческих людей. И возможность потратить рабочее время на важные процессы, которые требуют профессиональных и специализированных навыков (например, более тщательная разработка акции, поиск нестандартных подходов и решений), а не механическую работу, окажет очень серьезное положительное влияние на лояльность сотрудников. Рассказывать о преимуществах работы лояльного персонала по сравнению с нелояльным, полагаю, не стоит.

Таким образом, автоматизация работы рекламного или BTL-агентства экономит ресурсы, как финансовые, так и временные, позволяют выполнять заданный объем работ гораздо быстрее и качественнее, освобождает время для более тщательного выполнения немеханической работы, например, творческой, или организации взаимодействия с клиентами либо подрядчиками, ну, и просто значительно упрощает жизнь сотрудников и работу агентства.