Как улучшить навыки деловой переписки

Harvard Business Reviewо том, как стать успешным в деловой переписке и не только.

Скорее всего вы  ежедневно ведете бизнес-переписку: общаетесь с клиентами, руководителями и отправляете бесчисленные email-письма коллегам. Но как убедиться, что ваши старания не проходят даром? Как сделать ваши сообщения эффективными и понятными?

Что советуют эксперты?

Перегруженные менеджеры считают, что тренировка своих писательских навыков занятие утомительное и легкомысленное. Но умение грамотно выражать свои мысли – важная основа эффективного общения, которая поможет добиться успеха в бизнесе. “Как заметила Marvin Swift, способность ясно выражать мысли в письме, означает ясный ум.” –  Kara Blackburn, проффесор кафедры коммуникаций MIT Sloan School of Management. “У вас могут быть самые грандиозные идеи в мире, но если вы не умеете общаться, о них никто не узнает.” К счастью, у каждого из нас есть потенциал и возможность улучшить свои навыки, говорит Bryan Garner, авторThe HBR Guide to Better Business Writing. Навык эффективного письма – это “не божий дар, с которым рождаются”, это навык, который можно развить.” Вот как писать просто, ясно и точно.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Думайте, прежде чем писать.

До того, как приступит к написанию чего-либо, решите что вы хотите сказать. “Ошибка большинства людей в том, что они начинают писать преждевременно” – говорит Garner. “Они дорабатывают мысли во время написания, что приводит к не структурированному, извилистому письму с повторами.” Спросите себя: что должна понять или подумать моя аудитория после прочтения этого email письма, предложения или отчета? Если ответ не очевиден, то вы двигаетесь слишком быстро. “Сделайте шаг назад и потратьте больше времени на обдумывание своих мыслей”, – советует Blackburn.

Будьте прямолинейны.

Поясняйте сразу, что вы имеете ввиду. Многие люди осознают, что стиль написание и структура, которую они изучали еще в школе, не работает в мире бизнеса. “Одной из главных ошибок в бизнес-переписке является привычка откладывать суть сообщения в середину текста,” – говорит Garner. Если лаконично изложить основную идею вначале, вы благородно сохраните драгоценное время своих читателей. При написании длинных заметок и предложений, Garner предлагает начать с постановки проблемы и предложения решений “не более 150 слов”. Научитесь ловко подводить итоги, если начало письма не информативно, то от него не будет никакого толка.

Избавьтесь от лишних слов.

Если 3 слова можно заменить одним, лучше этим воспользоваться. Перечитайте написанное вами еще раз и убедитесь, что нет лишних слов. Избавьтесь от ненужных предложений. Не нужно писать например “общий консенсус мнений”, когда можно просто обойтись словом “консенсус”. Когда читатель чувствует, что текст перегружен, он перестает воспринимать написанное.

Избегайте жаргон и 10 долларовые слова.

Деловая переписка полна специальных слов и сокращений. И хотя термины часто не неизбежны и сокращения часто помогают сэкономить время, читателями это воспринимается плохо. Если жаргонных слов слишком много, то будет казаться, что вы не понимаете о чем речь. “Жаргон не прибавляет ценности вашей речи,” – говорит Blackburn, но “простота и конкретика никогда не выходят из моды”. Стоит также избегать “умных” слов, писатели часто ими злоупотребляют, но их лучше заменять простыми.

Перечитайте написанное.

Поставьте себя на место читателя. Ваша мысль понятна и структурирована? Ваши предложения достаточно краткие? Прочтите написанное вслух и вы услышите все недостатки: пробелы в аргументах, неуклюжие предложения, слишком долгие абзацы. Попросите коллег или друзей отредактировать написанное. Прислушайтесь к их замечаниям.

Ежедневно практикуйте ваши навыки.

Писательский навык можно улучшить.  Читайте ежедневно хорошо написанный материал (напримерThe Wall Street Journal), обратите внимание на структуру и выбор слов. Перелистывайте справочники по грамматике. “Написание текста и его доработка – это то, как происходит ваш писательский level-up, и это займет время. Но это время будет потрачено не зря.” – Blackburn.

Запомните -

Так стоит делать:

1. Необходимо создать план, чтобы сделать текст структурированным и эффективным.

2. Экономьте слова и старайтесь делать предложения информативными и короткими.

3. Избегайте жаргона и навороченных слов. Стремитесь к простоте.

ТакНЕстоит делать:

1. Злиться на то, что у вас ничего не выходит. Каждый может научится писать, просто нужно потренироваться.

2. Притворяться, что ваш первый письменный “набросок” идеален. Каждый документ всегда можно улучшить.

3. Прятать ваши аргументы. Презентуйте главную идею написанного как можно раньше.

Кейс#1

Не бойся делиться с окружающими

Когда David McCombie начал работать консультантом в McKinsey & Company, он понял, что стиль написания, так усердно оттачиваемый им в Гарвардской Школе Права, не вполне подходит для данной должности. “Я попросил о фидбэке, чтобы быстро исправить ситуацию”, – поделился David.

“В правовой и научной литературе, вы как правило начинаете с описания кейса, а главную идею оставляете на самый конец. Но в бизнес-коммуникациях, лучше в первую очередь начать с заключения”, – говорит David.

Для того, чтобы улучшить свои письменные навыки, David попросил коллег показать презентации и доклады за прошлое время, чтобы он сымитировать  основные элементы их стиля и доклада.

David перенес полученный опыт в свою новую компанию McCombie Group, которую он открыл в Майами. Улучшение навыков делового письма помогло стать ему влиятельным человеком в своей области и в настоящее время он пишет книгуThe Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Чем больше времени вы уделяете для улучшения своих писательских навыком, тем легче это вам удается. А это путь к настоящему успеху,” – считает David.

Перевод  INTROVERT