Kind regards: Деловая переписка на английском языке

Краткость

Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. Меняется все: компоновка текста, построение фраз и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы — лучше разбить текст на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в email выглядят странно. К примеру, вместо слов yours very truly лучше написать просто regards. Умение эффективно донести информацию в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Структура

Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его интересует. Простая структура помогает быстро ориентироваться в тексте.

Беглый просмотр

При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст.

К примеру, получив от турагента email с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами в поисках цены авиабилетов. Умение сделать письмо удобным для просмотра — весьма востребованный навык.

Рассмотрим один из самых расхожих вариантов письма:

Не бойтесь местоимения I

Многие авторы избегают местоимения I. Их приучили к этому еще в школе, и с тех пор они стараются использовать его как можно реже. Употреблять I в деловой переписке — стандартная практика. Здесь это слово вполне уместно. Фраза становится более выразительной и энергичной. Сравните: I am processing the orders и The orders are currently being processed.

В бизнесе важно обозначить свою зону ответственности. Это позволит застолбить авторство ваших достижений. Если вы говорите: I am processing the orders, — эта работа — ваша заслуга. Если The orders are currently being processed, — вы тут ни при чем.

Если есть I, который пишет письмо, значит, существует you, который его читает. Эти местоимения неразрывны. Слово I напоминает адресату, что вы коллеги, а значит, работаете на общее дело.

Порой авторы-билингвы или те, кто вырос за пределами США, избегают слова I, чтобы не показаться заносчивыми и самовлюбленными. Но эти опасения напрасны. Для носителя английского языка внимание к личности означает, что людям следует воздавать должное. Если вы занимаетесь конкретным проектом, скажите: I am working on…

Честный рассказ о своих заслугах лучше ложной скромности. Не стоит приуменьшать свои достижения, надеясь, что кто-то другой даст им справедливую оценку. Как правило, так не бывает.

Берегите свое время

Лучше потратить пять минут на редактирование, чем подолгу исправлять недоразумения из-за неряшливых формулировок или опрометчивых высказываний. Непродуманное письмо часто требует долгого обмена сообщениями, чтобы прояснить и исправить то, что следовало дать понять с первого раза.

Источник картинки на тизере: Depositphotos