Можно ли построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками

Существует две точки зрения.

Первая: я строю успешную компанию с удалёнными сотрудниками и буду продолжать в том же духе. Офис не нужен.

Вторая: 9 из 10 фрилансеров сливают мои проекты сразу, а десятый — месяц ковыряет мозги и всё равно сливает. Вертел я вашу удалённую работу во все стороны, навертелся и буду по-прежнему нанимать в офис.

И то, и то — чистая правда.

Просто первые ещё не столкнулись с естественными ограничениями удалённой работы, а вторые не до конца осознали, кого именно и как нужно нанимать.

Удалённый сотрудник ≠ фрилансер

Главная ошибка — путать удалённых сотрудников с фрилансерами. Казалось бы, оба работают из дому или кафе, в офисе не появляются. Какая разница? Но она есть и очень большая.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Фрилансер — берёт много заказов от разных клиентов, работает по удобному ему графику. Оплату чаще всего получает попроектно. Работает как ИП или в чёрную. Налоги платит сам или не платит вовсе.

Со стороны клиента оплата труда фрилансера проходит официально по безналу или неофициально — на карту или электронными деньгами. Для работы с фрилансерами из Украины, Беларуси и прочего зарубежья открывают карты и счета для оплаты в «Яндекс.Деньгах», WebMoney, Payoneer, ePayments или других системах, которые позволяют оплачивать услуги без лишних бюрократических телодвижений.

Удалённый сотрудник ничем не отличается от сотрудника в офисе. Но при этом работает из удобного для себя места. Сотрудничает с одной компанией, должен быть на связи в рабочее время, получает фиксированную зарплату плюс премии. Оформлен по ТК РФ, налоги за него в бюджет перечисляет работодатель.

Деньги удалённый сотрудник получает на обычную зарплатную карту, как и любой штатный специалист в офисе.

Что это значит для работодателя

При хорошо налаженной системе постановки и контроля задач работа с удалённым сотрудником ничем принципиально не отличается от работы в офисе. Человек точно так же делает, что скажут, и получает за это зарплату. Делает хорошо — премия, плохо — увольнение.

«Удалённым сотрудникам платят меньше — это объективно. В результате чаще всего удалённые сотрудники берут несколько работ, даже если официально они говорят, что работают только на тебя. Страдает ли качество, если человек не думает только об одной работе, а думает о двух-трёх и все его дёргают? Конечно, страдает», — Алёна Владимирская, Pruffi, в дискуссии на «Эхе Москвы».

Сотрудничество с фрилансерами — тема изначально куда более болезненная и намного менее предсказуемая. Фрилансер может в любой момент отказаться от работы с вами, если подвернулось более выгодное предложение. Или отложить ваш проект до лучших времён — когда будет время за него взяться. Или просто забить на всё и пропасть с радаров.

Фриланс обычно предполагает довольно узкую специализацию, удалённый сотрудник — единица более универсальная. Фрилансер, который настраивает для вас контекстную рекламу или пишет тексты, скорее всего, откажется от задачи «собрать базу поставщиков продукта Х, пробить цены и условия». А вот удалёнщику это вполне можно поручить — и задача будет сделана.

Для фрилансера вы всего лишь один из клиентов — со всеми вытекающими, а для удалённого сотрудника — единственный работодатель. И это сильно влияет на ответственность и отношение к работе.

«Фриланс психологически тяжёл ещё и потому, что человек вынужден трудиться в домашних условиях. Когда ему 20–25 лет и он живёт с родителями, то он постоянно подвергается психологическому давлению в стиле „мой сын/дочь — оболтус, который проводит всё время в интернете“. Когда фрилансер женится, а потом обзаводится детьми, то он вынужден делить рабочее время с домашними: „моя очередь укачивать ребёнка“, „мне в садик забирать ребёнка“, „мне надо отвезти ребёнка в больницу“. Потом он перестаёт высыпаться, потом начинает работать по ночам, чтобы рассинхронить время пребывания с семьёй и работу. А потом начинает искать работу, где не надо будет сидеть постоянно дома. И хороший до этого исполнитель начинает работать всё хуже, всё дольше, пока окончательно не пропадает», — Дмитрий Шахов об управлении агентством с сотрудниками-фрилансерами (2012 год).

Что в итоге

Построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками можно, с фрилансерами — практически нереально.

Каким компаниям подходит удалённая работа

В Basecamp удалённо работают все 32 сотрудника компании. А «Тинькофф Банк» организовал удалённую работу для 4000 сотрудников колл-центра.

Наладить эффективную работу с удалёнными сотрудниками можно в масштабах любой компании. Но критическое значение здесь имеет организация системы постановки и контроля выполнения задач, учёта рабочего времени и других бизнес-процессов.

Адепты удалённой работы часто ссылаются на книгу основателей 37Signals и Basecamp Джейсона Фрайда и Дэвида Хенссона «Remote. Офис не обязателен».

Но здесь нужно понимать: книга описывает частный случай организации удалённой работы в софтверной продуктовой компании. Если вы занимаетесь сервисом, промышленным производством или торговлей — ситуация будет совсем другой. Выводить принципы эффективной работы придётся своими силами и учиться на собственных ошибках.

Имеет ли значение размер компании

Ещё один значимый фактор — величина компании. Более 800 IT-специалистов «Тинькофф Банка» по-прежнему работают в офисе, и перспектива перевода их на удалёнку даже не обсуждается.

Для мелкого бизнеса наладить полностью удалённую работу проще из-за отсутствия бюрократии.

В средних и крупных компаниях это сделать намного сложнее. Особенно если речь идёт о сложных процессах. С ростом небольшой компании до более серьёзных масштабов эффективность удалённой работы снижается: даже в Basecamp со временем решили организовать коворкинг, куда могут приходить сотрудники, чтобы спокойно поработать и поделиться опытом.

«Вся стартап-культура — это реальная коммуникация, да, в очень специфических командах. Кажется, что они всё время клацают по клавиатуре и иногда заказывают себе пиццу. Нет, они всё время треплются. Когда я вожу гостей по нашему московскому офису, они обращают внимание на то, что у нас в изобилии переговорок, и они всегда заняты. Мне каждый раз приходится объяснять людям, далёким от IT-компаний, что это основа работы. При том что уж у нас средств связи и в офисах, и между офисами... Но если люди регулярно не общаются с соседями по комнате и с ребятами, которые сидят в другом корпусе, но так или иначе связаны с ними по работе, работа начинает идти плохо.

В представлении людей работа будущего — когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Кажется, что Apple, Google, Facebook задают моду. Но ни в одной из этих компаний нет фриланса, им запрещено нанимать фрилансеров. Работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах», — Андрей Себрант, директор по маркетингу сервисов «Яндекса».

Что в итоге

Эффективно организовать удалённую работу потенциально может любая компания. Но для мелкого бизнеса это куда проще, чем для крупного.

Практика организации удалённой работы в компании

Алексей Волков Агентство Digital Tools

Все сотрудники в агентстве только удалённые. Изначально мы хотели удалёнщиков, потому что офиса не было и доходов, достаточных для аренды офиса, тоже не было. Сейчас это в первую очередь возможность нанимать людей из других регионов, а не только из Москвы. То есть более широкая география, не ограниченная одним городом. Во-вторых, несколько меньший бюджет на московских сотрудников.

Метод работает достаточно успешно. У нас налажена процедура ввода человека в курс дела, подготовки, приучения к нашим внутренним правилам, нормативам, технологиям.

Подходит человек или нет для удалённой работы — зависит от человека, а не от специальности. Единственные, кто у нас работал относительно плохо удалённо — это копирайтеры. Но на самом деле не вижу в этом большой проблемы, потому что даже авторы и дизайнеры в целом могут спокойно работать вне офиса.

Одна из хитростей, которую мы придумали: обучать новичков не силами одного сотрудника — руководителя или специалиста агентства, а отдавать разные блоки разным сотрудникам. Это удобно, и решается сразу много задач.

Наш человек или не наш — достаточно быстро становится ясно в течение проверочного срока. Мы примерно знаем, на какую производительность можно рассчитывать при работе над типовыми задачами. Если новичок очень сильно отличается в производительности, то можно быстро выяснить, почему он работает медленно: не обучен в достаточной степени, не хочет или не может работать так быстро, как нам нужно. Часто проблема кроется в том, что новые сотрудники полдня проводят в соцсетях или на развлекательных сайтах. Конечно, им тогда не удаётся выполнить тот объём работы, который мы ждём.

Всех сотрудников оформляем в штат официально. Так как мы нанимаем людей на полный день, то требуем начала работы вовремя. У людей стоит тайм-трекер, они привязывают свой рабочий день к конкретным задачам. Это позволяет делать поминутный биллинг для клиента. Или отслеживать, не делает ли кто-то из сотрудников типовую задачу значительно медленнее, чем его коллеги.

Работа организуется по инструкциям и чек-листам. Регламенты — наш конёк. Мы стараемся описать в регламентах, структурировать все, что только можно. При этом они скорее отвечают на вопрос «как это принято делать у нас».

Ещё есть обучение профессиональным знаниям. У нас есть «матрица знаний». Это файл в Google Sheets, где строчки — компетенции, которыми нужно обладать тем или иным сотрудникам. А столбцы — фамилии сотрудников. И на пересечении они самостоятельно ставят плюсики напротив тех знаний, которые получили.

Сейчас удалённо работает 23 сотрудника. В офисе только люди, ответственные за приём, отправку и обработку документов.

Проблемы и преимущества удалённой работы

Недостатки удалёнки завязаны на отсутствии живого общения между сотрудниками и проблемами, которые из-за этого возникают.

Потеря контроля

Вы контролируете результаты, но не процесс. Задача может быть выполнена идеально, но при этом сотрудник останется недовольным: ушло слишком много времени, понадобилось что-то изучать, просто не зашло.

При совместной работе в офисе это видно сразу. Удалённо — только если вводить систему оценки каждой задачи. Но точную информацию, довольны ли сотрудники задачами и работой, получить при этом всё равно сложно.

Отсутствие живого общения

Обмен опытом и идеями происходит именно в живом общении. И никакими досками, чатами и онлайн-кулерами-курилками его не заменить.

Надо смириться с тем, что большая часть прорывных идей останется за бортом, если вы строите работу только с удалёнными сотрудниками. Ситуацию можно исправить, если регулярно проводить корпоративы или как-то по-другому организовать совместное времяпрепровождение.

Лаги и задержки в коммуникациях

Простая ситуация в офисе: «Ты отправил клиенту акты?» — «Да». Диалог на пять секунд, который немного отвлёк одного сотрудника.

То же самое при удалённой работе может выглядеть так: «Ты отправил клиенту акты?» — *проходит 15 минут* — «Да». Простой диалог занял в несколько раз больше времени, отвлеклись оба сотрудника.

И это в удалёнке типичная проблема, которая может стать причиной настоящей катастрофы, когда что-то нужно срочно, а ответственный человек почему-то прямо сейчас не отвечает на ваши призывы.

Переход сотрудников во фриланс

Все сотрудники время от времени берут проекты со стороны. Но если время офисного работника на такую халтуру очень ограничено, то удалённый сотрудник может заниматься сторонними проектами в оплачиваемое вами рабочее время.

И можете быть уверены, если проект выгодный, он так и сделает. А если таких проектов будет несколько, с большой долей вероятности перейдёт на вольные хлеба с более высокой почасовой ставкой.

Потеря части потенциальных клиентов

Для многих клиентов старой закалки офис — своеобразная гарантия того, что компания хоть что-то из себя представляет. Не стартапами одними живёт мир. И есть огромное количество бизнесменов, для которых встреча в офисе подрядчика — обязательное условие для начала сотрудничества.

С некоторыми сотрудниками та же история. Компания без офиса = несерьёзная фирма. И это весомый сдерживающий фактор.

Тем временем преимущества удалённой работы связаны в основном с экономической стороной вопроса.

Удалённые сотрудники обходятся дешевле

Зарплаты в столицах и регионах иногда отличаются в разы. Если компания работает в Москве, найм сотрудников технической поддержки, к примеру, из Омска будет намного выгоднее. И это серьёзный стимул перевести часть позиций на удалённую работу и отдать их специалистам из регионов.

Снижаются затраты на офис

Меньше людей → меньше площадь → меньше оргтехники и мебели. Это существенная экономия. Можно отказаться от офиса в принципе и платить только за юридический адрес — тогда затраты снизятся почти до нуля.

Оптимизируются бизнес-процессы

Так как нельзя заглянуть через плечо и показать пальцем, как нужно делать, — приходится прорабатывать процессы и создавать регламенты. Это полезно как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Открываются новые возможности для найма талантливых сотрудников

Вы не ограничены по географическому признаку — можно нанимать талантов со всей страны и даже из других государств. На словах это звучит здорово. На практике заинтересовать нужных специалистов работать именно с вами сложно, а риск их ухода в свободное плавание в самый неподходящий момент достаточно велик.

Что в итоге

Работать с удалёнными сотрудниками дешевле, но проблемы с коммуникациями могут свести это преимущество на нет.

Если сотрудники — главная ценность вашей компании, рано или поздно придётся заняться налаживанием живого общения и личностных связей между ними. Это сложно и достаточно дорого, особенно для небольшой компании. Но необходимо.

Если удалённо работает технический персонал — или организовать непрерывный конвейер, как в банковских удалённых колл-центрах, или заниматься всё тем же тимбилдингом. Что в масштабах большой компании ещё более затратно и сложно для организации.

Так можно ли построить успешную компанию, работая только с удалёнными сотрудниками?

Безусловно. И на первых этапах развития компании это куда выгоднее и логичнее, чем сходу арендовать огромный open space с прицелом на будущие прибыли. Но рано или поздно настанет момент, когда офис всё равно понадобится. А по мере развития компании удалённая работа из всеобщей организующей системы станет лишь частью ежедневной рутины со своими успехами и факапами.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.