6 правил, которые помогут любому агентству пережить Новый год

Новый год всегда ассоциируется с ураганным темпом работы. Проджект-менеджеры выпивают литры кофе, пытаясь скоординировать работу сотрудников, дизайнеры ожесточённо правят макеты и срочные открытки с шариками и мишурой, копирайтеры вносят последние правки в тексты, бухгалтерия требует закрывающие документы. Как в такой обстановке не свихнуться и выполнить все KPI? Просто следуйте этим правилам.

Тщательно планируйте и контролируйте все процессы

Самое плохое, что можно сделать в условиях предновогоднего цейтнота — затеять изменения внутри компании. Вы нашли новый для себя сервис планирования и распределения задач? Отлично, пусть его внедрение подождёт. Распылять внимание недопустимо, даже в благих целях. Лучше постарайтесь проверить организацию и планирование во всём агентстве: все задачи, вплоть до малейших, должны быть вбиты в календари сотрудников с указанием дедлайнов и выставленными напоминаниями.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Неважно, каким образом ведётся контроль — Google Calendar, Trello, JIRA, бумажный ежедневник. Важно, чтобы все процессы были максимально точно расписаны, разбиты на задачи и каждый ответственный менеджер и креативщик чётко понимал, что и в какие сроки он должен сделать.

Разумное делегирование

Пусть внутри агентства будут решаться только задачи, требующие принятия решений и сложных скиллов. Всю «рутину» нещадно отдавайте фрилансерам.

Важно помнить главные принципы работы с внешними исполнителями — ставьте задачу подробно и чётко, контролируйте процесс выполнения, не дожидаясь финального результата. Фрилансер должен получить максимум сопроводительной информации.

Понятный пример: Санта Клаус может посадить гномов за упаковку подарков, но сперва он должен раздать им коробки и оберточную бумагу, собрать один образцовый подарок и попросить повторить. Только так можно получить ожидаемый результат.

Контроль и постановка чётких ТЗ тоже съедят ваше время, но если задача повторяющаяся и её можно описать пошагово — делегируйте.

Обновите печатающие устройства

Старайтесь к каждой встрече распечатывать нужные материалы. В любой ситуации напечатанное портфолио компании будет плюсом, даже если вы считаете, что оно не пригодится — по закону Мерфи именно его вам не хватит на встрече с очень важными клиентами.

Может показаться, что это вопрос не первой важности. Но только до тех пор, пока в предновогоднем цейтноте ваши сотрудники не бегают в поисках работающего принтера, чтобы сдать отчёты. В идеале в каждом агентстве должен стоять хотя бы один цветной лазерный принтер класса SOHO, который справится с нагрузкой в агентстве.

Если у вас уже есть хорошее дорогое печатное устройство, закупите полный комплект картриджей про запас. Если же у вас стоят только монохромные принтеры или престарелый струйник, ждите мучений и проблем при сдаче отчётов и финансовой документации, подготовке сопроводительных бумаг. А уж делать дизайн-макеты без цветного лазерного принтера и вовсе невозможно.

Исходя из разумной экономии можно выбирать новую технику, к которой подходят расходники от предыдущих моделей. Например, своим демократичным подходом к картриджам известна компания Ricoh. Она буквально на днях выпустила новую линейку лазерных цветных принтеров и МФУ SP C26X, к которым подходят недорогие и распространённые картриджи от предыдущей линейки SP C250.

Если бюджетом разбрасываться не хочется, можно купить цветной принтер без сканера. Ricoh SP C261DNw, несмотря на скромные размеры и низкую цену, обеспечит все потребности печати для агентства. Что самое главное, он очень лёгкий в управлении, так что справится любой сотрудник. Скорость 20 страниц в минуту и функция двусторонней печати легко позволят сделать даже самый объёмный отчёт за несколько минут.

И уж точно пригодится в современном офисе модуль Wi-Fi с поддержкой мобильных сервисов печати (Wi-Fi Direct, AirPrint, CloudPrint, Mopria) и NFC. Просто посчитайте, сколько стоит время, сэкономленное на возможности «бросить в принтер» файл из письма прямо с телефона? Легко представить ситуацию, когда это может оказаться бесценным.

Праздники не оправдание

Во время новогодней суматохи мимолётные обещания часто вылетают из головы — если вы договорились обсудить или сделать что-то после праздников, сразу же поставьте себе напоминание. Во время новогоднего угара о любых разговорах легко забыть, но те, кому вы обещали, скорее всего, не забудут. И закономерно обидятся — создать напоминание куда проще, чем извиняться и заглаживать вину.

Кстати, на время отдыха не забудьте включить на своей рабочей почте автоответчик с указанием дат, когда вас не будет, и способа для экстренной связи. Это особенно важно, если вы работаете с иностранными партнёрами — западные компании отдыхают на Рождество, а у нас наступает самая горячая рабочая пора. И наоборот, россияне исчезают на новогодних праздниках, когда весь остальной мир уже работает.

ЗОЖ помогает пережить аврал

Недосыпание, плохое питание, алкоголь, переизбыток кофеина и нехватка движения из любого человека сделают полуживую куклу с серым лицом. Конечно, слишком очевидно вспоминать мантру «спортзал-питание-отдых», но здоровый образ жизни действительно закалит ваши нервы и повысит выносливость в сложные периоды.

Если ЗОЖ не про вас, то попробуйте лайт-версию: несколько раз в день хорошенько проветривайте офис (при плохой вентиляции мозги отключаются), помимо кофе не забывайте про зеленый чай и чистую воду, почаще ешьте фрукты и овощи, да и вообще старайтесь питаться сбалансированно и систематично. Вместо лифта выбирайте лестницу. Поверьте, вы сами удивитесь, откуда у вас столько сил и энергии.

Снимайте стресс внутри компании

Даже самый работящий менеджер и самый упоённый своим делом дизайнер — это такой же человек, как и все. А значит, он тоже ценят внимание и заботу. Не превращайте офис в место исполнения трудовой повинности, в условиях стресса сотрудникам надо создавать максимально дружелюбную обстановку, чтобы не случалось «выгораний» и конфликтов.

Организуйте адвент-календарь с раздачей маленьких приятностей, запустите Тайного Санту, порадуйте коллег заказом еды в офис. Небольшие радости и минуты расслабления значительно повысят работоспособность и поднимут мотивацию, а времени займут совсем немного. Избавьте коллег от чувства, будто из них выжимают все жизненные силы для извлечения прибыли. All you need is love, и это касается каждого.

Если следовать всем этим лёгким правилам, в ходе новогодней творческой лихорадки вы минимизируете проблемы со сдачей срочных проектов, от вас не убегут измученные сотрудники, а клиенты останутся довольны хорошей работой с вашей стороны.

Пишите в комментариях свои варианты упрощения работы в сложный новогодний период.

Партнёрская публикация

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.