22 августа 2018, 13:00

Три принципа эффективной удалённой команды: сервисы, KPI и общение

Сегодня сотрудникам не обязательно работать в офисе. Многие крупные компании постепенно переводят работников на аутсорс. Юрий Моша, руководитель «Русской Америки», поделился тремя принципами удалённой команды.

Юрий Моша, компания «Русская Америка»

Три принципа эффективной удалённой команды: сервисы, KPI и общение

В крупнейшем интернет-магазине мира Amazon 20% сотрудников работают удалённо: 120 000 человек по всему миру! Теперь представьте, сколько денег компания экономит на офисах.

Но есть разновидности бизнеса, где удалённая работа команды — не роскошь, а необходимость. К примеру, иммиграционный бизнес. Сотрудники работают в разных странах, поэтому важно правильно наладить рабочий процесс между командами в разных локациях.

Давайте разберёмся, как это возможно.

Международная команда: плюсы и минусы

Плюсы

Экономия денег: снижаются расходы на аренду офиса, амортизацию техники.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Сильно расширяется география сотрудников. Вы можете нанимать высококлассных профессионалов из разных городов и даже стран — собрать действительно сильную команду будет намного проще. Кроме того, если сотрудник переезжает на новое место жительства, это не станет причиной для прекращения сотрудничества.

Минусы

Усложняется система управления командой и тимбилдинга. Причём проблема есть как в компаниях, где сотрудники работают в одной команде, так и в случаях, когда специалисты работают как отдельные ячейки.

Усложняется система постановки рабочих задач, контроль над их выполнением и оценка качества работы. Поэтому нужно уделить особое внимание системам совместной работы.

Усложняются процессы набора новых сотрудников. Приходится уделять много времени для проверки компетенций работников.

Временные пояса и усложняют командную работу и повышают риски ошибок в рабочих процессах. Если сотрудники находятся в разных частях света, то координация действий и совместной работы тоже усложняется.

Сложности командной работы. Удаленные сотрудники (или даже отдельные команды удаленных сотрудников) видят только те задачи, которые относятся непосредственно к ним самим. Но они могут не видеть общие цели или стратегию компании. Этому нужно уделять отдельное внимание.

Управлять удалённой командой сложно, но три принципа помогут упростить задачу.

Принцип первый. Работа в облачных сервисах

Только с помощью облачных сервисов можно наладить полноценный рабочий процесс.

Главное преимущество облачных сервисов — у них нет привязки к конкретному компьютеру. Чтобы продолжить работу над проектом, нужно просто войти в свой аккаунт с любого устройства.

Полноценная работа международной команды требует четыре типа облачных программ.

Хранилища информации: Google Disk, Dropbox, Яндекс.Диск или аналогичные. Главное, чтобы каждый член команды имел доступ к рабочим документам.

Мессенджеры: Telegram, Viber, Skype, WhatsApp. Требуется как личная связь с каждым сотрудников, так и общие созвоны отделов, руководителей или всех сотрудников.

IP-телефония. Обязательно нужна для отделов по работе с клиентами и отдела продаж.

Системы управления проектами: Trello, Basecamp и подобные. Позволяют координировать работу удаленных сотрудников.

Подбор конкретных комбинаций сервисов — это сугубо индивидуальный процесс. Советуем ознакомиться с функциями разных сервисов и подобрать те, которые подойдут именно вам.

К примеру, для международной команды с сотрудниками в разных концах света важнее правильно организовать управление проектами, чтобы никто не путался в дедлайнах и работа была выполнена в срок.

Для нашего проекта «Второй паспорт» мы используем комбинацию из Google-диска, Telegram, WhatsApp и Trello.

Все рабочие документы храним на отдельном диске. Мы используем и физические носители, но обязательно копию документа отправляем на Google-диск. Все текстовые документы и таблицы создаем через Google Docs и Google Sheets.

Через Telegram и WhatsApp проходит вся коммуникация. Иногда приходится использовать почтовые сервисы, но через приложения намного быстрее и удобнее. Конечно, из-за большого количества партнеров и сотрудников приходится создавать отдельные группы контактов, но приложения со всем справляются.

А Trello — это вообще спасение главного офиса. С его помощью все задачи выполняются в срок, а у меня есть возможность следить за всеми процессами в реальном времени.

Принцип второй. KPI, а не рабочий день с 9 до 18

Установленный рабочий день — это хорошо для компании, которая работает в одном часовом поясе. Но для международной команды он накладывает сильные ограничения.

Во-первых, руководителю будет крайне сложно оценивать работу отдельных сотрудников из-за их разобщенности во времени.

Во-вторых, координировать работу специалистов будет сложнее. Особенно, если рабочие дни полностью не совпадают — например, в Москве рабочий день уже закончен (19.00), но в Денвере только начинается (09.00).

Когда мы только запускали проект «Русская Америка», было очень сложно наладить работу США с Россией. Между Нью-Йорком и Москвой 7 часов разницы. По факту общее рабочее время — 2 часа. Когда в США рабочий день начинается, в Москве уже заканчивается.

Всё изменилось в позитивную сторону, когда с партнерами мы начали вести работу по дедлайну.

Ставим конкретную задачу и срок исполнения. Обсуждаем ее в удобное для всех время. А после этого получаем результат. Главное — планировать задачи наперёд, чтобы не было накладок по времени.

Поэтому на уровне управления компанией лучше заменить понятие рабочего дня на результаты работы KPI.

Нужно ставить перед сотрудниками четкие рабочие задачи и давать дедлайн — время, к которому всё должно быть готово. Планированием рабочего дня занимается сам сотрудник.

Это требует определенного уровня доверия, но снимает необходимость в тотальном контроле.

Кстати, о контроле. Многие бизнесмены стремятся по максимуму контролировать сотрудников, которые работают на аутсорсе. Это убивает мотивацию в команде, ведь любые действия прослеживаются. Да и просто такая стратегия ущербная.

Давайте на примере.

В нашем проекте «Второй паспорт» есть два партнёра — иммиграционных адвоката.

Чтобы подготовить полный пакет документов для иммиграции первому нужно примерно два дня. Другому требуется пять дней.

Если посмотреть по срокам и оценивать только время подготовки документов, то может показаться, что второй адвокат недостаточно профессионален, поэтому нужно прекратить с ним сотрудничество.

Но нет, ведь второй адвокат более детально разбирает ситуацию каждого клиента, выискивая даже мелкие нюансы, к которым может придраться иммиграционная служба. Поэтому у него 95% клиентов иммигрируют с первой попытки, а первому адвокату иногда приходится дорабатывать пакеты.

Поэтому KPI — это более информативный способ контроля над выполнением задач. Как для собственных сотрудников на аутсорсе, так и для оценки работы партнеров, которые в принципе вам не подчиняются.

Как анализировать KPI

1. Каждый сотрудник должен обозначать свои задачи на день, неделю или месяц в общем календаре CRM-системы или другой программы управления рабочим процессом. При необходимости задачи могут ставить коллеги или начальник.

2. Когда задача выполнена, сотрудник отмечает это в системе. Это видит руководитель, поэтому может оценить активность работы всех сотрудников по отдельности и выполнение работы в целом.

3. В конце отчётного периода (месяц, квартал и год) начальник анализирует качество работы каждого сотрудника. Сколько заданий было выполнено, сколько было просрочек дедлайна, сколько ошибок и срывов рабочего процесса. Сухие цифры показывают, как работает человек, и на их основе можно судить о влиянии каждого конкретного сотрудника на развитие компании.

И такой способ работает для сотрудников абсолютно в любой стране. Большинство нормальных специалистов понимают, что такое дедлайн, но стремятся выполнять задачи в удобном темпе работы.

Принцип третий. Общение в команде

Один из главных вопросов для создания международной команды специалистов — как обеспечить полноценное общение сотрудников между собой, чтобы они чувствовали себя одной командой, а не сборищем отдельных профессионалов?

Недостаток общения может негативно сказаться на качестве работы. Ведь человек — существо социальное.

Чтобы сотрудники ощущали себя частью команды, организовывайте видеовстречи. Выберите время, когда встреча будет более-менее удобна всем, и раз в неделю созванивайтесь. Особенно это актуально, если команда небольшая — до 15 человек.

А если позволяют финансы компании, раз в год собирайте всех вместе и устраивайте корпоративный отдых. Поверьте, потраченные на него деньги с лихвой компенсируются повышением рабочего настроения сотрудников на несколько месяцев вперед.

Нью-Йоркским офисом компании «Второй паспорт» мы собираемся вместе каждый месяц и просто отдыхаем. Ходим в боулинг, играем в гольф, катаемся на яхте — каждый раз стараемся придумать новые развлечения.

Так вот, в выборе развлечений берут участие абсолютно все сотрудники, без исключения. А обсуждение будущих и прошлых собраний сплачивает команду лучше, чем все стратегии тимбилдинга, которые мы внедряли до этого.

Если грамотно сделать эти три шага, то команда будет двигать компанию с отличной скоростью. И абсолютно всё равно, в каких странах работают сотрудники — результаты работы будут отличными.

Главное — справиться с трудностями на первых этапах. Зато потом вы сможете оценить все реальные преимущества удалённой команды.