Наш опыт: делаем отчёты в POWER BI для агентства интернет-маркетинга

Есть два полярных мнения об отчётах в агентстве интернет-маркетинга. Одни говорят, что это пустая трата времени, бантики для замазывания глаз клиентам, мол, лучше время потратить на работу с проектом, другие — разрабатывают дорогие инхаус-системы для формирования отчётности в реальном времени. Как всегда, истина посередине.

На небольших проектах достаточно Google Analytics или сервиса автоматического формирования отчётов. Источников мало, скорость изменения низкая, бюджеты небольшие. Сэкономили клиенту целых 10% бюджета в месяц, а по факту это 5000 ₽ минус НДС. Чем больше бюджет, тем заметнее экономия и важнее аналитика.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Если с бюджетом до 100 000 ₽ в месяц достаточно раз в две недели выгружать основные KPI в эксель, то с большими бюджетами приходится держать руку на пульсе ежедневно.

Долгое время все наши отчёты делались в Google Таблицах. Это была рабочая версия, но с массой недостатков:

• Сборка отчёта занимала по 1,5–2 часа.
• Для клиентов цифры в таблице оставались непонятными, не хватало простоты и наглядности.
• Актуализировали отчёт вручную, а некоторые проекты требовали ежедневного мониторинга ситуации.
• Один месяц — один отчёт, сводка данных за несколько месяцев превращалась в серьёзную работу.

В 2016 году появилось сразу два инструмента для визуализации данных: Google Data Studio и Microsoft Power BI. Нам хватило пары дней, чтобы понять, что нам это нужно, а потом ещё полтора года на запуск нового отчёта. :–)

Как работает POWER BI

Данные собираются из разных источников: Analytics и Google Ads, Метрики и Директа Яндекса, ВКонтакте, Facebook, систем коллтрекинга, систем по мониторингу позиции сайта, 1С, CRM и так далее.

С помощью коннекторов и выгрузки через API все цифры попадают в единую базу. Представить данные в красивых графиках и диаграммах помогает сервис интерактивной визуализации POWER BI. Данные обновляются в режиме онлайн. Это уже не просто отчёт, который собирается раз в месяц, а наглядный дашборд, который помогает ежедневно контролировать ход проекта.

Вот как это выглядело у коллег по цеху (нам захотелось так же):

Рабочий шаблон дашборда в агентстве

Покажу, как работает POWER BI на примере нашего рабочего шаблона. Источники данных могут меняться, например, вместо данных о звонках из сервиса Callibri можем их тянуть из любого другого сервиса: Calltouch, Манго, Comagic, добавлять новые разрезы. В целом формат дашборда повторяется из проекта в проект. Вот ссылка на демоверсию дашборда — открывайте и «тыкайте» разные вкладки параллельно с чтением.

Какие данные попадают в отчёт:

• Позиции из Topvisor.
• Звонки из личного кабинета МегаФона.
• Звонки из сервиса Callibri.
• Google Analytics.
• Данные из сервиса OWOX (помогает выгружать информацию о расходах из ВКонтакте, Яндекс.Директа и Facebook в Google Analytics).
• А также некоторые данные из таблиц, которые ведут менеджеры и специалисты.

Отчёт занимает шесть страниц, он интерактивный, а все цифры меняются в реальном времени.

Первая страница — общие показатели:

Сверху видим ключевые показатели проекта. С помощью фильтров можно быстро получить данные за любой период. Теперь все участники проекта видят показатели проекта и не дёргают веб-аналитика или специалиста по рекламе.

Вторая страница — посещаемость сайта:

Эта страница заменяет ежемесячный отчёт по SEO. Раньше отчёт за месяц делали в отдельном файле, было сложно сравнивать цифры разных периодов. Теперь быстро получаем данные за несколько месяцев в один клик. Да, всё это есть в сервисе Topvisor, но клиентам удобнее видеть всё в одном отчёте.

Мы оставили место для отображения списка выполненных и запланированных задач. Эти данные планируем выгружать из таск-менеджера с описанием задачи и отчётом по отработанному и запланированному времени.

Третья страница — позиции в поисковой выдаче:

Эта страница отчёта показывает, как изменились позиции запросов в поисковой выдаче. Какие показатели улучшились, а какие, наоборот, просели в поиске. Видим позицию в начале и в конце выбранного периода. Запросы, которые подросли, подсвечиваются зелёным цветом, а которые упали — красным.

Если запросов много, а нас интересует только их часть, то можно воспользоваться текстовым поиском.

Четвёртая страница — звонки:

Здесь собираются данные обо всех телефонных звонках из рекламы с отметкой продолжительности звонка и статусом (ответили или нет). Если слева внизу выбрать источник трафика (например, Яндекс.Директ), то увидим, сколько звонков было принято, а также сколько стоит один звонок именно из Директа.

Пятая и шестая страницы — отчёты по рекламе:

На пятой странице собраны основные рекламные показатели: количество кликов, CTR, CPС, а также аналогичные показатели по целям и звонкам. На шестой — те же данные, но в разрезе кампаний и ключевых слов.

Можно увидеть, на какое ключевое слово потрачено больше всего денег. Или сколько стоила одна основная цель на сайте по данному ключевому слову или кампании. Этой вкладкой в основном пользуется специалист по рекламе для анализа эффективности рекламных кампаний и ключевых слов.

Сколько стоит такой отчёт

Преимущества отчётов очевидны, но есть один жирный минус: поддержание работоспособности системы требует большого количества рук. Разработка отчёта заняла больше двух месяцев и 180 часов команды. Сейчас в процессе доработки отчётов заняты менеджер проекта, аналитик, программист, сеошник и специалисты по платному трафику. Ошибки возникают постоянно: то не обновились данные, то появились новые данные, то изменился формат данных, получаемых по API.

Вот так выглядит список правок и доработок:

Мы до сих пор делаем некоторым клиентам отчёты в старом формате, так как есть проблемы с формированием разных срезов данных. Поэтому работа с POWER BI — это история скорее не про экономию времени сотрудников (по крайней мере, не на старте), а про эффективность. Времени тратим на отчётность столько же и даже больше, но данные стали актуальными и наглядными.

Это наш первый вариант отчёта, вероятно, многое исправим и сделаем удобнее, понятнее и красивее. Если у вас есть идеи или опыт, напишите в комментариях, что можно сделать лучше.

Рекомендуем: Фабричная аналитика. 5 шагов к внедрению Business Intelligence на производстве

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.