Как проверить договор аренды офиса, чтобы не «попасть»

Для предпринимателей, а в особенности для начинающих, свой офис — важный шаг в развитии компании. Это и признание своего успеха, и новый статус перед бизнес-партнёрами, клиентами и сотрудниками. Но прежде чем снять офис, его нужно найти, а затем подписать договор аренды. Если подойти к договору несерьёзно, например, скачать из интернета или подписать договор, предложенный арендодателем, можно не только создать себе проблемы в будущем, но и вовсе потерять деньги. Чтобы избежать этого, мы рекомендуем перед подписанием договора прислушаться к восьми советам.

Идет регистрация агентств-участников в рейтинги RUWARD 2024!

До 8 декабря идет этап регистрации диджитал-агентств/продакшенов в серии из 46 рейтингов узких диджитал-специализаций Руварда. Поторопитесь! =)

.

Проверка собственника

Все рекомендации в статье мы даём на основе нашей юридической практики. Первое, что нужно сделать, — проверить собственника или арендодателя. Запросите у них «рыбу договора», и там будет написано, кто сдаёт офис. Проверьте этого человека (или юридическое лицо) на сайте kad.arbitr.ru, не засветился ли он в делах об аренде. Проверьте в реестре юридических лиц, есть ли там люди, с которыми вы общаетесь. На nalog.ru проверьте, нет ли у арендодателя задолженности по налоговым платежам.

Перед самым подписанием договора проверьте учредительные документы арендодателя. Это стандартная практика. Мы делаем так — приходим на подписание договора и, прежде чем поставить подпись, проверяем учредительные документы. То же самое в этот момент делает и наш контрагент. И только после проверки ставим подпись.

Срок договора

Стандартный срок аренды — 11 месяцев. Если ставить больший срок, то это потребует экспертной регистрации договора в Росреестре. А это создаст дополнительные временные и финансовые сложности для арендодателя и арендатора. Как с точки зрения первоначальной регистрации самого договора, так и с точки зрения его последующего расторжения.

Обратите внимание на пункт о преимущественном праве на пролонгацию и заключение договора на новый срок. Если этого пункта нет в договоре, то через 11 месяцев вас могут попросить съехать. И вы ничего не сможете сделать.

Обратите особое внимание на дату подписания договора и дату акта приёма-передачи офиса. Бывает, что договор подписан, а человек, отвечающий за въезд со стороны арендодателя, заболел или уехал в отпуск. Можно, конечно, начать использовать офис, но без подписания акта приёма-передачи, договор будет считаться недействительным. Деньги, которые вы заплатили, могут зависнуть на какое-то время, а иногда придётся в рамках судебного заседания выяснять, что, куда и как возвращать.

Обеспечительный платёж

Стандартная практика на сегодня — два платежа. Первый платёж — это авансовый платёж за месяц пользования офисом. Второй платёж — это обеспечительный платёж как гарантия того, что арендатор не сломает, например, вентиляцию. Раньше обеспечительный платёж был равен 2 месяцам аренды. После кризиса 2014 года сумму опустили до 1 месяца.

В рамках договора аренды нужно чётко прописать, при каких условиях арендодатель может удержать обеспечительный платёж. А также явно указать, что, например, арендодатель не против учесть обеспечительный платёж в счёт последнего платежа перед выездом арендатора.

Коммунальные платежи за свет и воду

Всем знакомо отключение горячей воды в начале лета на 10 дней. А надо ли платить за горячую воду в эти дни? А что делать, если одна компания работает строго 8 часов, а другая — круглосуточно? Кто и в каких пропорциях платит за свет?

Это вопросы, о которых никто не задумывается на этапе подписания договора. Но часто бывает так, что коммунальные (за электричество и воду) и эксплуатационные платежи (за вывоз мусора, уборку общих зон БЦ и подобного) равны месячной арендной плате. А вы это не учли и здорово влетели.

В крупных офисных центрах у каждого офиса есть свой электрический счётчик. Но в рамках небольших бизнес-центров это нерентабельно, поэтому приходится считать по-другому, чаще всего исходя из метража офиса.

В договоре надо указать порядок оплаты коммунальных счетов, а также прописать, кто оплачивает лифт, отопление, уборку помещения, вывоз мусора, уборку снега, уборку парковки и так далее. В этом вопросе нельзя действовать по принципу «придёт зима — решим, кто будет платить за уборку снега» и подобное. Вы же не хотите потом оплачивать чужие счета?

Юридический адрес

В 2017 году изменилось законодательство о государственной регистрации юридических лиц, и теперь регистрирующий орган вправе вносить сведения о недостоверном адресе, если у него есть для этого основания.

Что это означает? Налоговый инспектор должен приехать и лично удостовериться, что ваша компания действительно существует по указанному в учредительных документах адресу. На практике никто не приезжает. Вместо этого вы получаете «письмо счастья» с требованием подтвердить адрес места нахождения. И если в течении 30 дней вы не сможете это сделать, то в ЕГРЮЛ появится запись, что адреса регистрации не существует. Вслед за этим налоговая инспекция блокирует счета компании, пока та не исправит «ошибку» в регистрационных документах. Часть ваших контрагентов после появления такой записи уже не так охотно будут с вами работать.

Электронная почта, твиты и сообщения в Телеграме

Российский суд бумагоцентричен. Поэтому, если вы записали в договоре, что обмен сообщениями будет идти в электронном виде, всё равно придётся распечатывать тексты писем и заверять у нотариуса.

А чтобы нотариус заверил тексты писем, электронная почта должна быть указана в договоре.

А вот твиты, сообщения в социальных сетях и мессенджерах юридической силы не имеют. Можно заключать сделки с помощью твитов, как это делает Илон Маск, но суд эти твиты не примет.

Внутренний распорядок

На правила внутреннего распорядка почти никто не обращает внимания. А потом сталкиваются с кучей проблем.

Например, в договоре может быть указан запрет на использование энергоёмкого оборудования. Уточните, что это за оборудование? Подпадают ли под это определение электрический чайник, микроволновка и холодильник? Если да, вы не сможете использовать эти предметы в офисе.

Бывает, что собственник запрещает приём пищи на рабочих местах. В таком случае вы не сможете заказывать еду в офис.

Подписав такой договор, вы попадаете в тяжёлую ситуацию — вам нельзя заказать еду в офис и нельзя её, например, разогреть. И что делать? Питаться в кафе в бизнес-центре, где цены завышены в 2–3 раза по сравнению с городскими кафе? Так себе выход. Хотя всё же лучше, чем вариант, когда в БЦ нет ничего, кроме вендинговых аппаратов.

Уточните, в какое время вы можете приходить в офис. Некоторые бизнес-центры разрешают круглосуточный доступ, а есть и такие, кто чётко указывает время, например, с 8:00 до 20:00. Если ваши самые продуктивные часы рано утром или поздно вечером, вы не сможете пользоваться офисом. Нужен вам такой офис?

Расторжение договора

Один из забавных психологических феноменов — никто не обсуждает возможность расторжения договора, хотя рано или поздно к этому приходят все.

Самый важный пункт — досрочное расторжение договора. Собственник обязательно напишет в тексте договора пункт о невозможности досрочного расторжения. Подпишите такой договор и будете платить весь срок, даже если уедете из этого офиса через 5 месяцев. Если арендатор подавал в суд, то, как правило, проигрывал дело и платил всю сумму аренды.

Сейчас суды стали более лояльны к арендаторам, но всё же лучше не доводить до конфликта, а прописать в договоре порядок расторжения договора с возможностью возврата обеспечительного платежа. Обычно достаточно одного-двух месяцев для уведомления, по истечении которых можно съехать.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

В статье использованы иллюстрации Paul Olek on Behance.