Все знают, но никто не делает: 5 правил, которые ускорили работу команды на 13%

Мы, рекламщики, часто слышим, что успех продвижения в диджитале зависит от качества продукта и рекламного бюджета. Но эффект от самых выигрышных товарных предложений и ярких креативов может разрушить неслаженная работа команды, которая несёт ответственность за разработку и запуск рекламной кампании. Чтобы все сотрудники «звучали в унисон», нужен опытный лидер проектной команды.

Много и хорошо написано о том, как руководить командой: большой и малой, креативной и технической, молодой и немолодой. Но мало кто из авторов углубляется в детали, ведь не каждый может увидеть, а тем более признать и исправить свои ошибки в управлении. В этой статье я постаралась раскрыть пять принципов работы проект-менеджера, которые стали моими «шишками», приобретёнными на карьерном пути.

Итак. Фундаментальные принципы работы проект-менеджера.

Принцип первый. Если задачи нет в таск-менеджере — задачи нет

Эта установка постоянно подвергается проверке на прочность срочными задачами, которые хочется решить немедленно — отправить в мессенджер, проговорить по телефону. Иными словами, обойтись без формализма: быть с клиентами и коллегами на короткой ноге. Кажется, что так проще. На самом деле наоборот.

Три года назад был случай: для закрытия периода нужно было сдать финансовый отчёт, и только после его согласования выставить акт и счёт. Отчёт сделали в срок, а согласовали его по Skype — сообщением «OK». Из-за сбоя прочитанное сообщение просто исчезло. Это заметили не сразу, и так получилось, что акты по проекту выставили с просрочкой в один день. И как раз этот день сыграл злую шутку: за 24 часа у клиента отозвали лицензию, принять выполненную работу оказалось невозможно.

В этой ситуации главную роль сыграл случай, но из ситуации я сделала вывод: умеренная формальность помогает держать ситуацию под контролем.

Использование таск-менеджера регламентирует и упорядочивает работу всех членов команды, сводит к минимуму человеческий фактор, исключает ответы «забыл» и «не увидел».

Бывают срочные запросы, которые сначала нужно обсудить с командой. В таком случае обсуждаем вопрос, но после обсуждения обязательно вносим в таск-менеджер.

Принцип второй. Каждому обсуждению по репорту

Делайте репорт (отчёт) по итогам созвонов, встреч и даже коротких бесед. Недопонимание, перепады настроения, упущенные детали — от этого никто не застрахован. Своевременный отчёт поможет зафиксировать все договорённости и в случае чего расставить точки над i. Фиксирование даже самых незначительных решений снизит риск искажения озвученных договорённостей, поможет управлять новыми вводными.

Репорт может быть разным в зависимости от значимости и длительности переговоров: от большого структурного имейла до тезисного сообщения в мессенджере.

Пример репорта письмом

Принцип третий. Знание 360°

В комплексных проектах, помимо performance-менеджера, задействованы несколько специалистов, ответственных за свой канал продвижения — контекст, таргет, медийную рекламу. У каждого свои задачи и KPI.

Все члены команды должны быть в курсе того, что происходит с проектом: какие цели в конкретном флайте, общие KPI, тренд выполнения плана, сложности и проблемы в разных каналах. Это влияет на мотивацию и продуктивность группы, делает работу прозрачнее, позволяет генерировать больше идей. Когда команда работает на одну цель, изменения в плане или перераспределение бюджета на другие каналы воспринимаются с большим воодушевлением.

На одном из проектов в сфере недвижимости мы периодически сталкиваемся с ситуацией, когда в контексте по одному из ключевых направлений полностью «выбирается» вся ёмкость, но полученных конверсий недостаточно для выполнения плана. При условии жёсткого ограничения по CPA не всегда можно усилить другие направления в контексте. В этом случае мы перераспределяем бюджет на другой канал — социальные сети. Как правило, у команды не возникает вопросов, почему произошли изменения. В итоге выигрывают все: клиент получает выполнение плана по обращениям, агентство продолжает сотрудничество с довольным клиентом.

Принцип четвёртый. Говорить об ошибках

Об этом подробно писал инженер-программист Том Демарко в книге «DeadLine. Роман об управлении проектами». Чем раньше вы узнаете о проблеме, тем быстрее сможете её решить, спрогнозируете и нивелируете возможные риски.

Это выгодно всем, потому что на раннем этапе решить проблему проще. Единственная сложность — страх признаться в совершённой ошибке. В этом случае Том Демарко советует использовать модель «тайной исповеди», — специальная кабина, в которой сотрудник инкогнито рассказывает руководителю о возникшей проблеме. Сложно представить реализацию этой идеи, но главный принцип «тайно — не страшно и безопасно» очень важен. Форму же можно сделать более современной.

Чтобы не пришлось бороться с ошибками, нужно системно подойти к оценке рисков. Выпишите все потенциально слабые места, которые могут повлиять на конечный результат проекта. Подумайте, какая метрика или инструмент помогут вам их контролировать, и тщательно следите за любыми изменениями показателей. Не лишним будет составить кризисный план действий на случай, если ошибка всё же будет допущена.

Принцип пятый. «Это моя работа»

Никто не идеален. У каждого бывают провалы, управленческие или технические ошибки, может наступить кризис роста компании. Порой последствия критические: срыв проекта, потеря клиента, рост финансовых рисков.

В такие моменты компетентный performance-менеджер должен стать ещё и кризисным менеджером, взять ответственность за «дыру» на себя и справиться со всеми трудностями, даже если это задача другого члена команды.

Я не могу сказать: «Это не моя работа». Каждая задача проекта — моя задача! В идеальной картине мира нужно найти возможность решить любую проблему, будь то копирайтинг, прототипирование или поиск человека на площадке. Единственное, что мне не доводилось «закрывать» — это дизайн и программирование, но кто знает, что ждёт впереди.

Это действительно работает: скорость выросла на 13%

В начале моей карьеры в диджитале эти правила были болевыми точками, которые снижали продуктивность даже самой профессиональной команды. Став performance-менеджером, я выделила эти правила как приоритетные направления по повышению эффективности работы команды.

Результат: чёткий регламент сделал ежедневную работу более системной, скорость и качество выполнения задач повысилась на 13%. К такому выводу мы пришли, анализируя ход выполнения задач в таск-менеджере. При помощи дашбордов мы делаем еженедельные срезы по каждому проекту, в которых наглядно видно, сколько минут, часов или дней конкретный сотрудник потратил на конкретную задачу. Снизились и количество ошибок в рекламных кампаниях. Если ошибки появлялись, то мы оперативно находили и исправляли их благодаря налаженной системе внутренней отчётности.

Вырос и уровень eNPS (индекс лояльности сотрудников), поскольку они видят свой вклад в успех всего проекта.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.