Как автоматизировать учёт финансов, поднять рентабельность компании в 4 раза и наладить работу с дебиторкой

Дмитрий Клиндухов, предприниматель из Санкт-Петербурга, рассказал: почему пришлось искать замену Excel для учёта финансов компании; как он увидел реальную прибыльность компании и понял, что нужно что-то менять; как организовать работу с дебиторкой, когда клиенты тянут с оплатой; как тратить на учёт денег в 2–3 раза меньше времени, получая при этом более качественную аналитику.

О компании

Компания «Феррум Студио» (г. Санкт-Петербург) основана в 2002 году. До 2008 года основным видом деятельности было обслуживание компьютеров и серверов. Затем компания начала осваивать SEO-продвижение сайтов, которое стало основным и единственным направлением в 2015 году.

Основную клиентскую базу составляют интернет-магазины и производственные компании с оборотом 15–50 млн ₽ в год. Одновременно ведутся 20–30 проектов, в зависимости от их объёма и состава команды.

Сейчас в компании работает 6 человек, столько же привлекается кратковременно для конкретных задач проектов. Годовой оборот компании «Феррум Студио» составляет 10,5 млн ₽. Планируемый оборот на 2019 год — 16 млн ₽.

Проблемы и задачи

Всем учётом всегда занимался только Дмитрий, других людей не привлекал.

«До 2007 обходились без учёта вовсе, это было просто, так как всех клиентов знал наизусть, и плательщиков, и неплательщиков. Тогда оборот за год был меньше, чем сейчас за месяц. Но когда клиентская база выросла, начали путаться и поняли, что нужно начать фиксировать взаиморасчёты с контрагентами. Сначала это была Excel-табличка. Естественно, для выставления счетов использовался 1С, но это больше бухгалтерская программа, документы, отгрузки и подобное, а вот что на самом деле происходит в бизнесе, отражалось в Excel».

В Excel таблица велась в соразмерности с задачами. Нужно было сначала вести один счёт, потом второй. Что-то нужно было выделять отдельно, если нужно вернуть деньги, например — всё это выносилось в отдельную таблицу. В итоге учётность разрасталась, а кроме этого нужно было анализировать прибыль, строить графики самостоятельно, сводить таблицы друг с другом.

«Кроме того, тут была очень важна регулярность. Если недели две этим не заниматься, то это катастрофа. Восстанавливать всю информацию было очень трудно и болезненно».

Когда таблица перестала влезать в экран, Дмитрий понял, что надо что-то менять. Несмотря на то, что учёт вёлся, бизнес столкнулся с проблемами кассового разрыва и «зависшей» дебиторки, что замедлило темпы роста компании.

«Бизнес вполне стандартный и классический: есть проекты, по ним поступления и выплаты. Некоторые из них прямым образом относятся к проектам, некоторые — в целом к бизнесу. Безусловно, есть дебиторка — как раз причиной внедрения ПланФакта было очень плохое финансовое понимание того, что происходит. Когда начали выяснять, поняли, что миллион на счету только виртуальный, то есть в документах он есть, налоги по нему оплачены, а на счетах компании в ближайшее время эти деньги вообще не появятся, потому что клиенты долго не платят.

Несколько раз случались кассовые разрывы. Чтобы их преодолеть, где-то переставали платить тем, кому могли, дожидаясь конца разрыва, где-то форсировали погашение дебиторки, то есть выбивали её, вместо того чтобы продавать новое. В некоторых случаях приходилось вносить и свои средства».

Внедрение и организация работы

Предприниматель выбирал между несколькими сервисами учёта финансов. Выбрал ПланФакт по нескольким причинам:

«Я стал искать и сравнивать специализированные финансовые программы, сравнил стоимость и удобство работы, возможность ведения нескольких счетов. Выбрал ПланФакт достаточно быстро, так как он оказался очень похожим на мою финансовую таблицу, только удобнее. Плюс у меня много счетов, здесь у ПланФакта нет ограничений в тарифах.

Освоил программу за пару дней, подключил импорт из банка, создал счета, настроил статьи доходов и расходов, структурировал их и понял — эта программа написана для меня! Что было не понятно, я записывал и далее прояснил все вопросы разом по телефону с личным менеджером. Один из редких случаев, когда внедряешь программу и начинаешь ею пользоваться почти сразу после знакомства. Да, всё это произошло в течение бесплатного тестового периода. Далее вопроса о продолжении использования коммерческой версии уже не стояло. Ещё один безусловный плюс — автоматическая интеграция с Тинькофф, это сильно сокращает время».

Сейчас Дмитрий тратит 15–30 минут в день на работу в онлайн-сервисе, в зависимости от количества операций

Результаты

По словам Дмитрия, во многом благодаря ПланФакту произошёл значительный рост. Инструмент позволил качественно управлять деньгами фирмы, видеть узкие места и логические дыры.

1. Аналитика ПланФакта позволила найти проблемы в финансах, подсчитать рентабельность компании и принять меры для её повышения в 4 раза

Когда Дмитрий увидел, что рентабельность проектов компании составляет 6%, он понял, что нужно срочно что-то делать, чтобы больше зарабатывать. Стало видно, куда именно уходили лишние деньги, где нужно поднять цены. Компания распределяла ресурсы неэффективно. Сейчас наведён порядок с тарифами и себестоимостью. Прибыльность проектов сильно выросла, повысилась эффективность работы сотрудников.

«Сейчас рентабельность меняется от месяца к месяцу, в целом около 25%, но иногда падает — например, в январе получился кассовый разрыв. Но, по крайней мере, я заранее видел его в ПланФакте».

2. Изменилась работа с дебиторской задолженностью

Как только Дмитрий наладил финансовый учёт, было принято решение перестать допускать задолженности больше 30 дней. Какая-то часть клиентов отвалилась (Как это нельзя? Вы всегда это делали, а теперь что изменилось?). Появились ресурсы — и денежные, и время, и внимание, которые можно переключить на новых клиентов.

«30 дней — это общее правило, но есть исключения. ПланФакт позволяет отслеживать, кто сколько должен и почему ещё не заплатил. После начала работы с 6 клиентами остановили сотрудничество. Из них 3 полностью погасили задолженность, 1 до сих пор ежемесячно выплачивает долг, почти выплатил. В дальнейшем планируется снова начать с ними полноценное сотрудничество. На двух подали в суд — один должен 180 000 рублей, второй 112 000».

3. Время на учёт денег в компании сократилось в 2–3 раза, но качество самого учёта выросло

Сейчас Дмитрий тратит на работу с программой менее получаса в день. До этого на Excel уходило до 1,5 часа.

«Я увидел некоторые цифры в новом виде. Работая в таблице это было не очевидно.

Критик скажет — открыл Америку, ведь для этого и существуют специализированные финансовые программы. Да, я соглашусь. Я и в прошлом пробовал переходить на другие, но они не приживались, старый добрый Excel их побеждал раз за разом. И вот появился новый фаворит.

Все мы разные, у нас могут быть разные требования и представление об удобном и прекрасном. Мне не нужно верить, возьмите и проверьте сами».