Как организовать SMM-редакцию и работу с клиентом в Trello

Все агентства знают про Trello: это максимально простой и удобный сервис для управления проектами. Он красивый, функциональный, а ещё бесплатный. Именно в Trello мы в интерактивном агентстве «12» перенесли всю работу над контентом клиента в соцсетях и упростили согласование постов. У нас получилось построить полноценную SMM-редакцию без гугл-табличек, лишних чатов и посторонних сервисов. Рассказываем, как нам это удалось, и показываем все за и против на реальном примере — контенте онлайн-университета Skillbox.

Предыстория

Изначально вся работа над контентом Skillbox велась в гугл-табличках и гугл-доках (собственно, как и у многих сммщиков). В таблицах утверждался контент-план, в доках — посты.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Так выглядел наш контент план в первые два месяца работы

Контент-план был похож на огромное несуразное полотно, в котором вечно слетали ячейки, уползали колонки и оставались незамеченными комментарии клиента. Редактирование текста в гугл-таблицах — вообще отдельная песня.

Посты мы писали и утверждали уже в гугл-документах. В целом всё было удобно, кроме пары вещей. Первая — для каждой недели приходилось создавать отдельный док, иначе файл начинал страшно виснуть. Вторая — контент надо было согласовывать скопом, а не по мере готовности, чтобы клиент ничего не пропустил.
Спустя время мы запутались в бесчисленных постах, комментариях, лишних вкладках и документах. А когда файлов с постами и контент-планами стало слишком много, мы начали замечать, как проходит наша молодость в поисках нужной ссылки.

Тогда мы вспомнили про Trello. В этом сервисе есть одна очень важная функция, которая помогла нам связать контент-план, подготовку постов и их согласование. Эта функция — календарь. С помощью этого дополнения мы спокойно переключались с контент-плана на посты, а также готовили, утверждали и планировали публикации — и всё это в одном сервисе. Как пользоваться календарем — расскажем чуть дальше.

В итоге с Trello наш контент-план начал выглядеть так:

А работа над постами, включая тексты, дизайн и согласование — вот так:

Как работают списки

В основе Trello лежит система японских канбан-досок: задача разбивается на этапы, каждый из которых нужно пройти. Канбан в работе с контентом оказался просто идеален, ведь пост тоже должен пройти целый путь перед публикацией.

В Trello роль тех самых этапов играют списки — колонки с карточками внутри, которые мы показали на картинке выше. Для себя мы завели 8 списков, между которыми наши посты перемещаются:

Сейчас кажется, что списков много (целых 12!), но работа с ними максимально простая и понятная. Если к нам в команду приходит новый человек, объяснить ему, как что работает в Trello, занимает минут пять. Но главный плюс списков в том, что ты видишь, сколько работы уже сделано, а сколько задач ещё впереди. Всё это видит и наш клиент — в любой момент он может открыть доску и посмотреть, над чем мы сейчас работаем.

Как устроены карточки

Для каждого поста мы создаём отдельную карточку, и весь контент, включая картинки и ссылки мы подгружаем в неё. В карточках происходит и согласование постов. Рассказываем, как всё это работает.

Заголовок. Его мы строим по такой схеме: сначала пишем дату выхода, затем краткое описание поста, иногда ещё добавляем первую букву направления, к которому относится пост (д — дизайн, п — программирование, м — маркетинг, и так далее). Так сразу понятно, когда должен выйти пост и о чём он:

Метки. Очень полезная функция, которой часто пренебрегают. Метки — это цветные стикеры, которые можно нанести на карточку.

Мы решили использовать систему меток, чтобы помечать, в какой соцсети должен выйти пост. Например, ВКонтакте у нас синий, Фейсбук — фиолетовый, Инстаграм — оранжевый, Телеграм — красный (ещё мы отдельно помечаем сториз — так как это совершенно иной формат контента). Если мы отмечаем карточку оранжевым, синим и красным — значит, пост будет опубликован в Инстаграме, ВКонтакте и Телеграме. Названия меток можно менять, как вам захочется. А ещё названия можно скрывать или делать видимыми — достаточно один раз нажать на метку карточки.

Система меток позволила нам не плодить доски под разные соцсети, а держать все посты в одном месте. После огромного количества гугл-доков с текстами, метки стали настоящим спасением.

Календарь. Это самая важная функция, из-за который мы и перешли в Trello. Когда вы подключаете улучшение «Календарь», у вас появляется возможность установить дедлайн любой карточке. Мы используем сроки не как внутренние дедлайны, мы устанавливаем дату, когда должен выйти пост. Когда вы выбираете срок — карточка автоматически попадает в календарь, а он уже становится наглядным контент-планом сразу для всех соцсетей:

Карточки можно создавать непосредственно в календаре — чем мы и пользуемся, когда садимся за контент-план. Это очень удобно: сразу понимаешь, на какие числа надо придумать посты.

Включить календарь можно в «Улучшениях», которые вы найдёте в «Меню». После установки сможете переключаться между контент-планом и доской, сделав всего один клик.

Текст. Когда вы нажимаете на карточку, открывается то, что лежит внутри неё: текст, ссылки, картинки, ролики, гифки — загрузить можно что угодно. Поначалу мы хотели грузить в карточки не тексты, а ссылки на гугл-доки, внутри которых лежали посты. Но мы быстро отмели эту идею. Открыть Trello, чтобы открыть карточку, чтобы открыть ссылку, чтобы написать текст — звучит как история про смерть Кащея и яйцо. Тогда мы решили, что будем загружать тексты и согласовывать их прямо в карточке. Это оказалось довольно удобно: видно сразу и текст, который наш менеджер может быстро скопировать и запланировать в соцсетях, и комментарии клиента.

Что было действительно неудобным, так это форматирование текста. В гугл-доке можно и жирненьким выделить, и абзац легко отбить, и шрифт увеличить. В Trello для этого нужны более хитрые манипуляции (примерно как с разметкой в Телеграме). Например, чтобы сделать текст жирным, нужно по обе стороны от него поставить по две звёздочки **, а чтобы выделить заголовок — напечатать под ним три знака равно ===. Полный список команд хранится здесь. Краткий гайд можно вызвать, нажав сначала на поле с текстом и потом — на появившуюся кнопку «Помощь по форматированию»:

В целом всё это форматирование можно пережить. Но я очень надеюсь, что команда Trello всё-таки услышит нас — тех, кто работает с контентом, — и избавит от звёздочек и знаков «равно».

Файлы. Картинки в Trello — сплошное удовольствие в основном потому, что они выносятся превьюшкой в свёрнутой карточке:

Это очень помогает планировать визуальный ряд в соцсетях (особенно в Инстаграме) так, чтобы рядом стоящие посты не были одного цвета. А ещё из-за этих превью доска выглядит очень красивой.

Как мы уже сказали выше, в Trello можно загружать самые разные файлы, однако в бесплатном аккаунте на их размеры действует ограничение в 10 МБ. Поэтому, если вам нужно подгрузить ролик, лучше залейте его на диск и вложите ссылкой.

Согласование. Здесь у нас всё очень просто: если у клиента есть вопросы к какой-то части поста, он её копирует, пишет свой комментарий и отмечает нас. Как только появляется ответ клиента с отметкой — мы его сразу видим в уведомлениях на телефоне (для оперативности очень рекомендуем установить приложение Trello на мобильный или включить уведомления на почте). Когда мы внесли все замечания — отмечаем клиента и ждём его финального «Согласовано».

Чеклист. Если задача большая — можно разделить её на подзадачки и следить за их выполнением. Для этого надо включить чеклист:

Этой функцией мы пользуемся редко — только тогда, когда пост требует очень большой подготовки. Например, когда он вырастает в полноценную статью.

Как ставим задачи

Задачи по контенту мы ставим раз в неделю. Копирайтеру — с пятницы (он часто начинает писать с выходных), дизайнерам — в понедельник утром. Задача для копирайтера подробно описывается прямо в карточке поста — о чём пост, что в нём нужно сказать, какие файлы можно использовать. Так как у копирайтера есть доступ к доске, все задания приходят ему в виде ссылок на карточки с ТЗ внутри.

Наши дизайнеры работают в Асане, поэтому задачи на картинки мы ставим им туда: тоже присылаем ссылки на карточки в Trello, только ещё добавляем ТЗ на иллюстрации.

Как следим за работой

В Trello фиксируется каждое действие любого участника: перемещение карточки, изменение срока поста или отметка о выполнении задачи. Там же лежат и все комментарии (ещё комментарии можно открыть в уведомлениях, нажав на красный колокольчик в правом верхнем углу). Действия отображаются в меню справа в хронологическом порядке:

Так видны действия участников доски

А так — их комментарии

Если вдруг какая-то карточка чудесным образом пропала, например, в архив — всегда выручают действия. Именно там можно понять, что с ней произошло и кто виноват :–) Кстати, из архива можно вытащить любую карточку — они не удаляются, когда улетают туда.

Когда нам нужно отследить действия по какой-то конкретной карточке, проще всего подписаться на неё. Сделать это можно, нажав на «Присоединиться» в верхнем правом углу карточки:

На карточку можно добавить не только себя, но и других участников доски. Как только вы это сделаете, им начнут приходить уведомления по этой карточке:

Дополнительные функции сервиса

В сервисе есть «Улучшения», о которых мы уже говорили, и среди них не только календарь. Внутри множество надстроек для работы с карточками, обмена данными между Trello и другими сервисами, а также инструменты для автоматизации рутинных задач. К сожалению, в бесплатном аккаунте теперь можно подключить только одно улучшение (раньше можно было три).

Если вы используете какие-то улучшения и они сильно помогают вам в работе с контентом — расскажите нам об этом в комментариях. Будем рады узнать о вашем опыте.

Важные пойнты

Если вы думаете о том, чтобы перевести редакцию или вообще любой проект в Trello, вот ещё несколько моментов, о которых важно знать.

Приватность. Создавайте именно приватную доску или не забудьте перевести её с публичной. Иначе она будет отображаться в поисковиках, и открыть её сможет кто угодно.

Мёртвые души. Удаляйте людей, которые больше не имеют отношения к проекту. Во-первых, зачем им получать бесконечные уведомления. Во-вторых, безопасность превыше всего. Исключить участника может администратор доски.

Менеджер. Найдите в команде ответственного человека (например, руководителя проекта), который будет поддерживать доску: менеджерить карточки, обновлять списки, контролировать сроки. Ещё лучше, если каждый в команде будет отвечать за свой список.

Минусы Trello

Как и любой другой сервис, Trello не идеален.

Ограниченные возможности комментирования. Об этом мы уже говорили выше, но только в контексте работы с клиентом. Мы не смогли полностью отказаться от гугл-доков, потому что в карточке крайне неудобно работать с копирайтером. Часто к тексту нужно оставить большое количество комментариев или вопросов, или показать, как лучше переписать конкретную часть. Поэтому посты мы редактируем в гугл-документах, и только потом копируем их в карточки в Trello.

Нет интеграции с социальными сетями. И мы бы никогда не задумались об этой функции, если бы не одно исключение — Twitter. В Trello есть классное улучшение, которое помогает подтянуть пост из Twitter в карточку и комментировать, лайкать и шерить его, не выходя из доски:

Жаль, что этой же функции для модерации сообществ пока нет для других соцсетей — ВКонтакте, Инстаграма, Фейсбука. Ещё жаль, что нет прямого постинга из Trello в соцсети. Если бы он был — мы бы из доски вообще не выходили.

Иногда подвисает. Не знаем, с чем это связано, и у всех ли появляется такая проблема. Иногда Trello довольно долго грузит доску или, например, прогружает всё, кроме картинок. Когда это случается, мы грустим.

Что в итоге

Несмотря на несколько важных минусов, мы горячо советуем Trello. С этим сервисом наша работа в соцсетях стала быстрее (да, даже не смотря на подвисания), эффективнее и визуально понятнее. Пропали бесконечные ветки в чатах, ушли в прошлое громоздкие гугл-таблички, стала прозрачной вся работа над контентом. Выстроилась чёткая система согласования, которая позволила утверждать контент за несколько минут.

Конечно, наша система, о которой мы рассказали, не идеальна. Если вы шагнули дальше, и вам есть, чем поделиться — будем рады послушать.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник фото на тизере: Unsplash