10 советов о том, как бороться с хаосом в рабочей переписке во ВКонтакте

Меня зовут Егор, и я занимаюсь маркетингом и стартапами. Я не работаю в агентстве или фонде, поэтому в моей личке во ВКонтакте десятки активных переписок — не только с друзьями, но и с лидами, клиентами, сотрудниками, инвесторами и партнёрами.

Большинство компаний, вынужденно отправивших сотрудников на удалёнку, оказались не готовы к оцифровке общения. Их работники ведут деловую переписку не в корпоративном портале и по email, а где привыкли, например, во ВКонтакте. Мои знакомые, ставшие невольными участниками этой трудовой миграции в онлайн, спрашивают, как совместить личную и деловую переписку и не сойти с ума.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Чтобы помочь им втянуться в процесс, я подготовил инструменты, советы и рекомендации.

Совет 1. Придерживайтесь графика

Моя жена — фрилансер. Когда заказчик пишет ей поздно вечером, она бесится, но отвечает. Алина считает, что писать человеку в нерабочее время — бестактно.

Я не разделяю её точку зрения, так как чаще нахожусь с другой стороны баррикад: пишу что-нибудь сотрудникам или подрядчикам поздно вечером или даже ночью. Если мне удобно написать в полночь — я пишу, но это не значит, что я жду мгновенного ответа.

Если же мне поступает позднее сообщение, я отвечаю, только если сам захочу. В крайнем случае — пишу, что отвечу утром. Потому что поздний вечер — это уже моё личное время, которым я распоряжаюсь, как хочу.

Кто-то возразит: «А если форс-мажор!». А если форс-мажор — позвонят.

Поэтому, чтобы сохранить душевное равновесие и ощущение приватности — ведите деловую переписку только в рабочее время. Умейте переключаться.

Совет 2. Работа отдельно, флуд — отдельно

Если отношения с коллегами не только деловые — заведите отдельный чат-флудилку. В рабочем чате — только деловые вопросы.

В противном случае придётся долго листать ленту диалога, прорываясь сквозь мемы и обсуждение сериалов, чтобы найти что-то важное.

Совет 3. Тегайте

Однажды я увидел, как человеку на улице стало плохо. Прохожий подхватывает его под руки, усаживает на лестницу и кричит толпе зевак: «Позвоните кто-нибудь в скорую!». Толпа хранит молчание.

Прохожий понимает ошибку и кричит: «Девушка в зелёной шапке, позвоните в скорую!». Она достаёт телефон и набирает 103.

Почему так? Появилась персональная ответственность. Когда обращались к толпе, я думал: «Ну, кто-нибудь это сделает, это не ко мне просьба».

Тегайте человека через @, если хотите, чтобы вас услышали. К тому же, это исключит ситуации «Ой, было так много сообщений, я не увидел», потому что у человека появится красный колокольчик, даже если он отключил уведомления из чата.

Совет 4. Решайте конфликты в личке

Когда в рабочем чате два сотрудника выясняют отношения по вопросу, который не касается остальных, это отвлекает команду.

Одни бросаются тушить пожар, другие подливают масла в огонь, третьи сходят с ума от уведомлений.

Поэтому, если выясняете отношения, перейдите в личку. А лучше позвоните: возможно, голосом выяснится, что это простое недопонимание.

Совет 5. Используйте голосовые с умом

В деловых коммуникациях они почти не нужны, за редким исключением, когда вербальная нагрузка меньше невербальной. Фраза «Ну вы молодцы», озвученная голосом, может иметь десятки значений.

Ваше сообщение не содержит эмоций или иронии? Напишите текстом. Так вы проявите заботу о том, кому предназначено письмо.

Если же вы стали жертвой гигантского голосового — отправьте его боту @vkvoicebot и получите расшифровку.

Совет 6. Не пытайтесь навести полный порядок

Раньше я чувствовал себя некомфортно, если оставались непрочитанные сообщения. Я и сейчас иногда добиваюсь нулевого счётчика, но это бессмысленно.

• Через 5 минут опять напишут.

• Это отнимает время.

• Не все переписки одинаково полезны: одним придётся подождать, пока вы заняты важными делами. Других вообще стоит проигнорировать

Совет 7. Не полагайтесь на память

Если договорились связаться с кем-то в конкретный день или выполняете поручение с жёстким дедлайном — зафиксируйте это.

Чтобы не переписывать в блокнот или задачник — переотправьте сообщение нашему боту «Нотификейк», он добавит задачу в список дел и напомнит в нужный день. Это его работа.

Совет 8. Откажитесь от лишнего

Выйдите из чатов, в которых не общаетесь, отпишитесь от рассылок, которые не читаете. Они не отнимают время, зато отнимают внимание — не позволяйте им это сделать.

Совет 9. Объединяйте сообщения хештегами

Например, в моем стартап-чате участники представляются и добавляют хештег #me.

Если я забываю, чем занимается участник, то кликаю по хештегу и вижу список всех участников с представлением. Таким же способом можно связывать сообщения по проектам и большим задачам.

Совет 10. Ставьте точку в диалоге

Этот лайфхак я подсмотрел у старого партнёра — в конце каждого диалога он ставит следующий набор смайлов: ?????.

Благодаря этому маркеру, хватит одного взгляда на список диалогов, чтобы понять, где завершённые, а где разговор ещё идёт.

Вот и всё, ребята! Я привёл такие примеры, потому что больше всего общаюсь во ВКонтакте. Но большинство принципов справедливы и для других мессенджеров. А какие приёмы и инструменты используете вы, чтобы управлять деловой перепиской?

Источник фото на тизере: Darya Tryfanava on Unsplash

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.