18 сервисов для организации идеального ивента внутри агентства. Личный топ Анастасии Заречной, «Риалвеб»

Анастасия Заречная, менеджер по внутренним коммуникациям агентства «Риалвеб», специально для Cossa составила список инструментов и сервисов, которые она использует в процессе подготовки и организации корпоративных мероприятий.

Этап 1. Генерация и выбор идей

Главное правило на первом этапе подготовки к мероприятию записать все идеи и выбрать лучшую из них. Сделать это можно самостоятельно или в команде с помощью онлайн-досок.

MindMeister

Позволяет выстроить систему мероприятия и визуализировать её с помощью стикеров, референсов и разных меток. Для командного брейнсторминга есть возможность работать на доске одновременно, писать комментарии и голосовать за предложения.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Этап 2. Расстановка задач

После генерации идей важно определить список задач, проставить дедлайны и назначить ответственных. Тут поможет онлайн-сервис для управления проектами.

Asana

Можно создавать задачи, назначать исполнителей, определять дедлайны, прикреплять необходимые скрины, креативы и важные ссылки. В организации мероприятий всегда есть эффект неожиданности, может срочно понадобиться поехать на другой конец города за образцом, закупкой, съёмкой и так далее. Asana синхронизирует задачи между платформами, и их всегда можно посмотреть из любой точки и иметь важные материалы под рукой.

Этап 3. Оформление и визуализация

Любая идея и реализация должна быть хорошо оформлена, чтобы получить отклик от целевой аудитории. Ниже бесплатные и доступные сервисы, которые помогут создать красивый визуал своими руками.

Tilda

Небезызвестный и очень полезный блочный конструктор сайтов. Идеально подходит для визуализации проекта и презентации его сотрудникам. В бесплатном доступе большой функционал. Можно грузить фотографии, видео- и аудиозаписи, разбивать по блокам и форматировать текст, вставлять кнопки для записи на мероприятие и ссылки на социальные сети.

Canva

Множество шаблонов под любой формат и возможность редактировать их в сервисе. Отличное решение, если быстро нужен креатив, а обратиться к дизайнеру нет возможности. Вы сами себе дизайнер!

Unsplash

Стоковый сервис качественных фотографий. Фото можно использовать в Canva и Tilda, подкинуть дизайнеру референсов и прикрепить дополнение к посту или рассылке.

GIPHY

Сервис с поиском Gif-изображений. Использование Gif-форматов в рассылках (особенно в мессенджерах) поможет поднять охват и обратить внимание на текст. Но всему должно быть время и место, не переусердствуйте с нефорамальностью.

via GIPHY

Этап 4. Информирование и продвижение

Идея есть, оформление есть, пора писать текст и отправлять коллегам.

Главред

Наверное, все, кто работает с текстом, знают Главред. Сервис помогает очистить рассылку от мусорных слов, сделать текст читаемым и понятным. Это инструмент для проверки и для обучения в процессе работы. Со временем правила запоминаются, а письма становятся понятнее и информативнее.

Орфограммка

Аналог Главреда. Больший упор на проверку текста на орфографию, грамматику, пунктуацию и стилистику.

Почтовые рассылки

Составлять рассылки лучше в специальных сервисах (помним про важность визула).

ExpertSender

Сервис для создания, оформления и отправки рассылок. Сверстать красивое письмо можно даже без знания языка html с помощью блоков. В рассылку можно вставить кнопки, различный визуал, применить форматирование текста.

MailChimp

Один из самых популярных сервисов для создания email-рассылок. Так же как и предыдущий сервис позволяет сделать красивые и функциональные письма.

Рассылки в Telegram

В нашей компании главным каналом для коммуникации с сотрудниками является телеграм-канал. Там мы анонсируем все важные мероприятия, делаем регулярные посты и освещаем главные новости. Поэтому не могу обойти стороной телеграм-боты, которые помогают вести каналы и создавать контент.

Controller Bot

Бот для добавления реакций, кнопок, картинок и гифок к публикациям. Помогает планировать отправку сообщений и делать посты по расписанию. Очень удобный инструмент для тех, кто ведет каналы и большие группы.

@QuizBot

Создать интерактив и провести онлайн-викторину в любой группе или на канале поможет этот бот. В вопросы можно добавлять медиафайлы, аудиозаписи и другой креатив.

@BotLike

Если вам не нужен широкий функционал, и вы просто хотите добавить варианты ответа или реакций к постам, воспользуйтесь этим ботом. Он поможет провести онлайн-голосование с помощью смайлов или поставить реакции под постом.

Этап 5. Мероприятие

Наступает час X. Обсудим сервисы для финальной предподготовки и проведения события.

TimePad

Поможет создать афишу мероприятия, привлечь участников и собрать регистрации.

Kahoot

Тут проводим дружелюбные онлайн-квизы. Участвовать в Кахуте можно с телефона или десктопа, выбирая правильные ответы, отображенные на главном экране. После каждого вопроса платформа подсчитывает результаты и составляет таблицу лидеров. Сайт на английском, но платформа поддерживает русский язык в вопросах. Даже в бесплатной версии доступен широкий функционал.

Этап 6. Измерение результатов

Для сбора обратной связи поможет старая добрая Google-форма. Ведь лучший сервис — это бесплатный сервис. Но не Гуглом единым.

Typeform

Создаст визуально красивый и функциональный опрос для тех, кому Google Формы уже не милы. Поможет в сборе обратной связи, в проведении опроса eNPS и сборе данных при регистрации на мероприятие.

Survey Monkey

Один из самых удобных и популярных сервисов. Для создания опроса можно использовать шаблоны, или задать структуру самостоятельно. На платформе можно использовать фото, видео и применять различные темы для оформления.

Survey Monkey подходит и для глубоких опросов — eNPS, удовлетворенность, вовлеченность. В бесплатном тарифе очень ограниченный функционал, поэтому стоит сразу присмотреться к платной версии.