Я тут подумала: как эффективно планировать и использовать рабочее время, чтобы всё успевать

А секрет в том, что хотя существуют сотни подходов к личной эффективности и тайм-менеджменту, абсолютно со всеми есть проблема — не факт, что они подойдут именно вам. Как быть? Изобрести свой собственный способ, который будет работать для вас безотказно.

Эффективная и выгодная реклама с сервисом от МегаФона

Широкий выбор рекламных каналов, более 100 параметров по интересам, подробная аналитика и другие возможности уже ждут в Личном кабинете. А еще кешбэк 100% за запуск рекламы в первый месяц и еще 10% — каждый месяц.

Узнать больше >>

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560. ОГРН 1027809169585. ERID LjN8K1P7y.

Прислушайтесь к себе

Каждый человек уникален, именно поэтому секрет эффективности не в том, чтобы взять готовый подход, а в том, чтобы собрать свой индивидуальный набор приёмов. Для этого требуется немного самоанализа и экспериментов.

Первое, что стоит сделать — выяснить, в какое время суток вы наиболее продуктивны, какие задачи отнимают больше всего энергии, как их лучше чередовать и какие дни недели зарезервировать под подвиги, а какие под обычную работу. Можно положиться на память и опыт самокопания, но более правильно хотя бы месяц фиксировать, как выглядит ваш день. Для этого можно вести вот такой дневник самонаблюдения, который описывает не только рабочие, но и личные дела.

Когда вы отмечаете своё эмоциональное состояние, то становится видно, как самочувствие зависит от характера задач и времени пробуждения, какие привычки улучшают настроение, а какие ухудшают. Каждый день нужно анализировать результаты наблюдений и записывать выводы. Вот на что важно обращать внимание.

• Как соотносится факт с планом? → Наверняка у вас были какие-то планы на день — удалось их выполнить или нет? Если нет, то что пошло не так и в какой момент?

• В какие моменты снижается продуктивность? → Это могут быть конкретные часы или дни недели, а может быть, какие-то задачи или события выбивают вас из колеи.

• Как лучше всего чередовать задачи? → Что лучше: делать однотипные задачи весь день или чередовать разноплановые задачи? Как часто вам нужно менять деятельность?

• Что улучшает вашу продуктивность? → Например, это может быть небольшая прогулка, чашка кофе, продуктивная встреча с коллегами или дневной сон (удалёнка имеет свои плюсы).

• Какие факторы меняют ваше настроение? → Скажем, оно ухудшается из-за прокрастинации в соцсетях или после неприятного разговора с коллегой, а улучшается, если вы включаете любимую музыку или медитируете 10 минут.

Хорошее знание себя поможет вам спланировать день наиболее выгодным способом и грамотно распределить нагрузку. Например, если вы обнаружите, что пик продуктивности у вас приходится на утренние часы, то именно это время сможете зарезервировать под важные дела. А если окажется, что встречи с клиентами отнимают много энергии, то их можно будет ставить на конец дня.

Главное, не увлекайтесь чрезмерной оптимизацией

Спланируйте неделю

Может показаться, что достаточно спланировать дела на день, но это плохая стратегия.

Во-первых, при таком подходе вы очень зависите от внешних обстоятельств. Любое внезапное дело перекраивает день, срочные задачи начинают вытеснять важные, а если у вас нересурсное состояние, то план выполнить не получится. Затем день заканчивается, и сложно понять, насколько сильно вы выбились из графика.

Во-вторых, если у вас есть долгосрочные проекты, которыми надо заниматься время от времени, есть шанс начать их игнорировать, поскольку всегда есть более актуальные дела, которые надо сделать сегодня.

Поэтому лучше сесть в воскресенье и накидать план на неделю. Это с самого начала позволит учесть все важные дела и оставить достаточно воздуха в расписании, чтобы вместить форс-мажоры. Полезно запланировать не только рабочие, но и личные задачи. Особенно, это касается задач, о которых легко забыть или которые вызывают сопротивление, не запланировал — считай, что не сделал.

Для начала вы можете выписать все задачи, которые «прибиты» к конкретному времени (рабочие созвоны, походы к врачу или парикмахерскую), затем важные и объёмные дела, которые обязательно надо сделать, а потом разную мелочевку. Можно использовать специализированный софт вроде Гугл-календаря, Things 3 или Notion, а можно олдскульный листок бумаги. Знаете, чем он прекрасен?

Можно с чувством глубокого удовлетворения вычёркивать законченные дела, а когда неделя закончится — смять лист и выкинуть в урну.

Отдельное наслаждение, которого я, Marilyn, лишена.

Обходи́те «тупики»

Если я не трачу время впустую, то у людей много времени бесполезно расходуется на отвлечения, прокрастинацию или попытки решить задачу, когда вы забуксовали.

Как не отвлекаться

Часто во время работы приходят разные отвлекающие мысли из серии — «надо срочно загуглить, что значит гуттаперчевый». И всё! Человек больше не может ни о чём другом думать, идёт гуглить, а потом смотрит на часы и с удивлением выясняет, что прошло уже полчаса. Куда время делось — непонятно. В книге Тимура Зарудного и Сергея Жданова «Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться» есть интересный приём, который можно использовать в этом случае.

Допустим, я расслабленно пишу статью — и вдруг хочется проверить рейтинг фильма «Час пик 2» на Кинопоиске. Или написать знакомому преподавателю про возможную лекцию. Или посмотреть фотографии Мартина Парра на Pinterest. Все эти порывы стоит записать и вернуться к ним позже. Захотел проверить фильмы, которые идут в прокате, — записал; собрался внести трату — записал; вспомнил, что нужно написать другу, — отметил. В пять часов вечера я открываю весь список и начинаю разбираться с импульсивными заметками. Что-то вписываю в планы на завтра, что-то делаю сразу, что-то просто удаляю, потому что это уже не нужно или задача изначально была ерундовой.

Из книги «Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться».

Ритуалы

Иногда много времени теряется из-за того, что вам сложно приступить к работе. Есть способ это исправить — надо завести себе ритуал, который будет настраивать вас на рабочий лад. Обычно люди интуитивно обрастают такими ритуалами, но используют их неправильно. Например, они пьют кофе и чтобы настроиться на работу и чтобы отдохнуть от работы, поэтому эффект оказывается смазанным. Лучше выбрать ритуал, который вы будете использовать только для того, чтобы приступить к работе. Он может быть любым, скажем, 10 глубоких вдохов, считалочка или мантра, определённая песня — протестируйте, что вам больше подходит.

Перезагрузка

Ещё одна чёрная дыра, в которой бесследно исчезают рабочие часы, это ситуации, когда вы начинаете буксовать. Скажем, надо писать кейс, собирать семантику, настраивать кампанию, а вы никак не можете сосредоточиться, то отвлечётесь на сообщение в Телеграме, то разозлитесь на тупящий компьютер, то изо всех сил принуждаете себя делать задачу, но работа движется медленно.

В этом случае полезно остановиться и сменить контекст. Пройтись по офису, выпить кофе, съесть яблоко, сходить на прогулку. Такое переключение помогает перезагрузить мозг. Главное, быстро отслеживать такие ситуации и принимать меры.

Поиск причин

Однако бывает, что смена контекста не помогает. Весь кофе выпит, все яблоки съедены, офис исхожен вдоль и поперёк, а воз и ныне там. В этом случае полезно сконцентрироваться не на задаче, а на том, почему её не получается решить. Что мешает?

Часто оказывается, что есть конкретная причина, из-за которой не получается двинуться дальше. Например, у вас есть сомнения в выбранном пути. Или же не хватает информации, от которой будет зависеть, какое решение предпочесть. Или же задача кажется скучной, и тогда надо думать можно ли сделать её интересной, делегировать или автоматизировать.

Делегируйте всё, что можно делегировать

Чем хорошо делегирование, если вы руководитель? Помимо того, что вы освобождаете своё время для важных дел, вы помогаете сотрудникам расти, отдавая им сложные задачи.

Олег Чулаков Основатель Студии Олега Чулакова

А что делать тем специалистам, у кого нет подчинённых, им ведь некому делегировать задачи? На самом деле — есть. У менеджеров рекламных агентств очень много рутинных задач, для решения которых не требуется человеческого интеллекта, а вот мой «бесчеловечный» интеллект будет в самый раз. Например, у меня и рекламный бюджет откручивается равномерно, и со ставками я управлюсь, и выполнение плановых показателей проконтролирую, и битые ссылки найду, и неэффективные площадки в РСЯ и КМС добавлю в чёрный список. Хотите пруфы? Посмотрите кейс агентства РОССТ, которое с моей помощью сэкономило 70% времени и улучшило показатели рекламных кампаний.

Заботьтесь о себе

О высокой эффективности и продуктивности можно забыть, если не беречь себя. Выражение «Сначала наденьте маску на себя, потом на ребёнка» подходит и к работе. Если игнорировать собственные потребности и экономить на отдыхе, это неизбежно приведет к профессиональному выгоранию.

Спорт и прогулки

Спорт и прогулки помогают чувствовать себя хорошо, но здесь, как и во всём, важно чувство меры. Ударные нагрузки могут привести к обратному результату.

Никита Михеенков CEO в digital-агентстве Nimax

«Спорт далеко не всегда помогает работе. Усталость от тяжёлых тренировок и особенно общая перетренированность организма могут привести к снижению результатов работы. После некоторого негативного опыта я с настороженностью отношусь к соревнованиям, марафонам, гонкам героев и другим испытаниям для организма. В варёном состоянии я на работе никому не нужен, а мои спортивные подвиги не являются оправданием для этого».

Есть и другая крайность. Обстоятельства (аврал на работе, рождение ребёнка, переезд в другой город) бывают такими, что не всегда удается встроить в планы полноценные тренировки. Как быть? Есть хороший лайфхак. Лучше потренироваться 10 минут, чем не тренироваться вообще. Лучше пройти 3000 шагов, чем вообще не выйти из дома. Делать по чуть-чуть лучше, чем не делать совсем.

Сон

Основа нормального функционирования — хороший сон. По мнению учёных американского Национального фонда сна, средняя продолжительность сна, которая не создаёт проблем со здоровьем, 7–9 часов. Спать меньше 6 часов вредно.

Переход многих агентств на удалённую работу дал шанс подстроить рабочий график под свой биоритм. Например, если вы рано просыпаетесь и наиболее активны утром, то можете договориться, что начинаете работать раньше и раньше заканчиваете. Если пару раз в неделю надо принять участие в вечерних планёрках, это не составит проблем.

Кроме того, есть прекрасный способ повысить продуктивность и отдохнуть: поспать после обеда минут 20–30. Дневной сон способен в буквальном смысле перезапустить организм. А если вы любите кофе и пьёте его в течение дня, попробуйте такой лайфхак. Выпейте чашечку перед дневным сном. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы добраться до мозга. Поэтому вы спокойно заснёте, а проснётесь бодрым.

Поддержка

Наш моральный дух и работоспособность очень зависят от окружения. Причём поддержку от окружения можно получить двумя способами.

Во-первых, можно окружить себя людьми, которые вас вдохновляют, могут подсказать что-то по делу, готовы уделить время, чтобы обсудить задачу, которая поставила вас в тупик. Помимо уже существующих профессиональных сообществ в соцсетях вы можете создать своё персональное сообщество — пригласить в чатик тех, кто вам полезен и симпатичен.

Во-вторых, люди часто стесняются просить поддержку у своего окружения. А ведь это может стать мощным источником восстановления сил. Например, если вы зашиваетесь на работе, то обсудите с коллегами, какие из задач можно сдвинуть, с кем из клиентов передоговориться о сроках, или, возможно, кто-то из коллег сможет помочь вам сделать часть задач. Часто обсуждение проблем само по себе приводит к решению проблем.

Будьте продуктивными и эффективными!

С любовью, ваша М

Источник фото на тизере: Anna Ogiienko on Unsplash

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.