13 апреля 2021, 14:40

Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату

Гибридный формат мероприятий позволяет в некоторой степени компенсировать недостатки онлайн-ивентов. Исполнительный директор агентства Sobytie Communications Татьяна Слободян подготовила краткий гид по гибридам.

Sobytie Communications, Sobytie Communications

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.

Что такое гибридные мероприятия

Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.

В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.

Успейте купить корпоративный пакет COSSA-2025 со скидкой!

Cossa анонсирует главный рекламный формат на весь 2025 год: сразу 8 различных опций.

Пакет идеально подходит для онлайн-сервисов, стартапов, интернет-компаний и digital-агентств.

Успейте приобрести пакет до повышения цены!

Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.

Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.

Техническая сторона гибридных мероприятий

Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.

Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.

В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.

Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).

Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.

Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия

Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.

Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.

Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.

Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.

Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.

Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.

Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.

Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия

Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ

С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий

Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.

Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.

Гибридное мероприятие в цифрах

Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.

Увеличение охвата аудитории

Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.

Оптимизация расходов

Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.

Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)

Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.

Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.