В условиях кризиса запрос на HR-аналитику становится все сильнее. Команды подбора учатся разговаривать с бизнесом на языке цифр. В HR-сообществе появляется всё больше мнений, какие KPI нужно внедрять и как оценивать процесс подбора и работу HR в компании. Но вопросов остается много.

Немало примеров, когда HR-метрики, эффективные в одной компании, оказываются нерабочими в другой. Команда подбора демотивирована и вынуждена и дальше плыть по течению рутины. Или хуже того: принимать неверные решения, которые в нынешней ситуации могут иметь критический эффект.

Команда Talantix поговорила с экспертами рынка, чтобы разобраться: какие критерии оценки HR-функции бывают, зачем они нужны, как их считать и использовать для повышения эффективности подбора и развития бизнеса.

Беседа получилась настолько интересной, а кейсов, практических советов и личных лайфхаков — так много, что мы собрали настоящий чарт HR-метрик. Его можно взять на вооружение не только молодым руководителям или тем, кто готовится ими стать, но и опытным HRD и топ-менеджерам компаний.

В подготовке материала нам помогали:

Базовые HR-метрики

1. Скорость найма.

2. Количество закрываемых вакансий.

3. Качество подбора.

Марина Хадина обращает внимание, что скорость найма — это показатель, который всего лишь фиксирует время, прошедшее между моментом появления заявки на подбор и фактом найма нового сотрудника на открытую позицию.

Скорость найма указывает скорее на эффективность процесса с точки зрения временных ресурсов, которые потребовались на закрытие вакансии. Чтобы правильно использовать эту метрику, важно помнить, что это оценка процесса, а не цель, которую нужно достичь любой ценой.

Главной целью подбора остаётся результат, то есть сотрудник, максимально подходящий на конкретную должность, а значит, показатель качества найма важнее. Однако важно смотреть их в паре и в сравнении с отраслевыми бенчмарками.

«Вроде бы речь идёт просто про анализ эффективности затрат, которые потребовались на подбор и адаптацию новых сотрудников. Однако немногие компании считают или следят за этим показателем или его производными, такими как процент прохождения испытательного срока или процент кандидатов, удержанных через год после найма».

Марина Хадина,
директор по развитию Talantix, hh.ru

Чтобы оценить качество подбора, используйте одну из формул:

• Кандидаты, прошедшие испытательный срок / общее количество нанятых сотрудников за расчётный период.

• Кандидаты, проработавшие в течение одного года / общее количество нанятых сотрудников за расчётный период.

Однако использовать эти классические HR-метрики универсально под каждого участника подбора или компанию в целом сто́ит индивидуально и осторожно.

«Если рекрутеры в компании проводят все этапы подбора самостоятельно — поиск резюме, телефонное и очное интервью, коммуникации с заказчиком — все три метрики можно использовать в оценке их работы. Однако в отделе подбора компании или в кадровом агентстве процесс может быть выстроен так, что сотрудник, например, отвечает только за поиск и скрининг резюме. От того, насколько качественно эта задача выполняется, зависит, например, использование бюджета на подбор. Многие кадровые агентства сетуют, что они тратят много денег на контакты соискателей. Но это связано с тем, что рекрутеры не вчитываются в резюме кандидатов, проводят оценку быстро и некачественно. Но этот навык формируется только с профессиональным опытом».

Елена Лондарь,
консультант «Премии HR-бренд» hh.ru

Профессиональные HR-метрики

Продолжают наш топ следующие HR-метрики:

4. Воронка подбора.

5. Выполнение плана по закрытию вакансий.

6. Конверсия кандидатов из этапа в этап.

7. Первичные собеседования и их конверсия в финальные.

8. Процент выполнения тестовых заданий кандидатами.

9. Проверка службой безопасности.

10. Нагрузка сотрудников.

Виктория Повольнова отмечает, что эти показатели позволяют глубже посмотреть на рекрутмент компании и качественно управлять процессом подбора.

Конверсия из просмотра вакансии в отклик показывает, насколько ваша открытая позиция заинтересовала кандидата. Если этот показатель низкий — это сигнал скорректировать требования к будущему сотруднику, зарплатное предложение или поработать над HR-брендом компании. А конверсия из отклика в финалиста, вышедшего на работу, помогает понять руководителю, оптимально ли выстроен процесс найма в целом или под конкретный тип вакансий, и по возможности вовремя его скорректировать.

Кроме того, при оценке работы команды подбора отдельное внимание сто́ит уделять нагрузке сотрудников.

«Если вы возглавляете большую команду подбора в крупной федеральной компании, посмотрите, сколько вакансий приходится на одного сотрудника и каков средний срок закрытия его вакансий. Это даст вам объективную картину, как работает ваш рекрутер: сколько вакансий он опубликовал, сколько просмотрел откликов, как активно он просматривает резюме и на чём сфокусирован в своей работе, где, возможно, возникли сложности, и это стало причиной снижения показателей подбора. Если в команде всего один рекрутер — данные по нагрузке как минимум помогут найти причины, почему в одном месяце HR-менеджер подбирает сотрудников дольше, а в другом — быстрее».

Виктория Повольнова,
независимый HR-консультант

Автоматизация процесса подбора в крупных компаниях уже стала нормой. Поэтому все данные о работе каждого сотрудника агрегируются в течение года, и в конце отчётного периода автоматически формируются отчёты по заданным метрикам для руководителя команды.

Для малого и среднего бизнеса одним из инструментов получения объективной HR-аналитики может стать облачная CRM-система для рекрутмента. Простое и недорогое решение, с одной стороны, помогает команде рекрутмента в течение года вести подбор в компании, с другой — собирает и обрабатывает данные по работе HR-команды.

Прозрачность бэк-функций особенно важна для компаний, которые вкладывают собственные средства в инфраструктуру бизнеса или же привлекают инвестиции партнеров.

«Когда управление бизнесом ведётся на цифрах, аналитике данных, то CRM-системы позволяют в любой момент получить статистику по подбору в компании. Это важно и как для компаний, которые привлекают инвестиции в бизнес, где все процессы оцифрованы и более прозрачные, так и для среднего и малого бизнеса, где у руководителя есть потребность в объективной оценке качества и скорости работы рекрутеров, в том числе и для формирования стратегии при масштабировании».

Виктория Повольнова,
независимый HR-консультант

В CRM-системе для рекрутмента Talantix от hh.ru руководитель команды по подбору или собственник бизнеса может получить отчётность в полноценном гибком формате Excel-таблиц. Например, по загрузке сотрудников HR-команды.

Но есть в интерфейсе и дашборды — удобная и наглядная интерпретация тех же данных в графиках:

Экономические HR-метрики

В середине нашего топа закрепились метрики, которые напрямую зависят от того, какой экономический эффект оказывает работа HR-команды на бизнес компании.

11. Конверсия кандидатов из этапа в этап.

12. Процент доходимости из приглашения в собеседование.

13. Коэффициент принятия офферов.

14. Стоимость найма.

15. Процент прохождения испытательного срока кандидатами.

16. Стоимость ушедшего на испытательном сроке кандидата.

Стоимость найма показывает, во сколько компании обходится подбор одного сотрудника. Для этого используйте следующую формулу: (внутренние расходы + внешние расходы) / количество нанятых сотрудников.

«Компании начали считать, сколько сто́ит ушедший на испытательном сроке кандидат, то есть стоимость найма: сколько рабочих часов потратили рекрутер и линейный руководитель на поиск, стоимость и количество источников в подборе и во сколько обошёлся компании финалист. Иногда сюда также включается и стоимость адаптации новичка (welcome pack, сколько часов потратили HR и руководитель, наставники на инструктажи и ввод сотрудника в должность).Такие расчёты позволяют увидеть цену ошибки, если кандидат уходит на испытательном сроке. Это явная тенденция в рекрутменте сегодня, которой до пандемии не было. И многие коллеги отмечают, что стали считать эту метрику и знают цену возможной ошибки».

Виктория Повольнова,
независимый HR-консультант

Отслеживание стоимости найма поможет формировать и распределять бюджет и придерживаться его в рамках HR-стратегии. Однако важно корректно использовать этот показатель в оценке команды подбора. К примеру, сто́ит смотреть его в динамике, в сравнении с отраслевыми бенчмарками и комплексно с другими HR-показателями: качеством найма, скоростью подбора, текучестью, производительностью. Если компания будет фокусироваться только на оптимизации затрат на подбор, это может повлиять и на другие метрики, важные для бизнеса.

«В текущих рыночных изменениях, когда мы наблюдаем дефицит на рынке труда, нужные вам кандидаты могут быть дорогими, время поиска или стоимость их привлечения будут больше привычного, но они всегда являются гарантией долгосрочного успеха бизнеса».

Марина Хадина,
директор по развитию Talantix, hh.ru

Виктория Повольнова также заметила, что эти показатели активно используют команды подбора технологичных компаний. И это супертренд в подборе ИТ-компаний.

«Коэффициент принятия офферов — одна из ключевых HR-метрик рекрутеров в ИТ-компаниях. Нормой считается — от 50 до 70%, что говорит о том, насколько компания в рынке и конкурентоспособна. В то же время этот показатель сразу подскажет, всё ли в порядке в процессе подбора. Если цифра отклоняется от нормы, то, возможно, не смогли „продать“ вакансию или условия не совпадают с предложениями на рынке».

Виктория Повольнова,
независимый HR-консультант

Процент прохождения испытательного срока кандидатами наглядно покажет качество подбора рекрутеров. Правда, ответственность за прохождение испытательного срока всё же в большей степени лежит на руководителе подразделения.

«Если произошла ошибка команды подбора, сотрудник уходит в первый месяц работы. Если человек увольняется на втором или третьем месяце — причина, скорее всего, в коммуникации внутри подразделения, и ответственность лежит на руководителе. Кстати, первая неделя самая пиковая по оттоку. И поэтому даже на законодательном уровне отмечено, что запись в трудовой книжке работодатель обязан сделать в первые 5 рабочих дней, а не в первый день».

Елена Лондарь,
консультант «Премии HR-бренд» hh.ru

Коммуникационные HR-метрики

Закрывают наш топ-20 коммуникационные HR-метрики:

17. Коммуникация рекрутера с внутренним заказчиком.

18. Конверсии кандидатов из собеседования с руководителем

19. Оценка линейного руководителя найма.

20. Удовлетворённость линейного руководителя финальным кандидатом.

В нашем разговоре все эксперты отметили, что эти метрики являются важными показателями в работе команды подбора.

«От того, как рекрутер выстроит коммуникацию с линейным руководителем, зависит, например, а примет ли тот кандидатов. Но существуют две проблемы.

Первая — заказчик часто не понимает, кто ему нужен, и поэтому подбор получается очень долгим и дорогим.

Вторая — рекрутер находит подходящего кандидата методом проб и ошибок. Для руководителя команды подбора показателем такой тревожной ситуации является то, что на этапе согласования кандидатов с нанимающим менеджером воронка подбора может резко сводиться к нулю. На дефицитном рынке труда кандидаты просто уйдут в другую компанию.

В такой ситуации команде подбора сто́ит либо учить своих заказчиков и прививать им культуру подбора, либо самостоятельно изучать тех, кто уже работает в компании или у конкретного руководителя в команде, и выявлять их лучшие качества.

Поэтому выстраивать коммуникации и управлять отношениями с внутренними заказчиками очень важно».

Елена Лондарь,
консультант «Премии HR-бренд» hh.ru

HR-метрики на практике

Олеся Плотникова специально для нашего гайда поделилась собственным кейсом использования HR-метрик в оценке работы своей команды.

Первая метрика: закрытие годового плана вакансий. Коллеги планируют закрытие ставок по месяцам с учётом их прироста от месяца к месяцу. Это помогает вовремя закрывать вакансии и корректно использовать бюджет на их подбор.

Вторая метрика — сроки закрытия вакансий. Эту метрику Олеся и коллеги определяют, основываясь на том опыте и на тех данных рынка труда, которые у них есть. При изменении ситуации корректируют этот показатель, чтобы оставаться в тренде.

Третья метрика — это оценка внутреннего заказчика.

«Все задачи на подбор от линейных руководителей к нам поступают через таск-трекер Jira. После того, как мы закрыли вакансию, наши заказчики оценивают нашу работу по стандартному сценарию системы „Оценить работу“, где 4 — „удовлетворён“, а 5 — „выше ожиданий“. Всё просто. Если заказчик ставит 4 и 5, у меня как у руководителя нет вопросов. Если оценка 3 и ниже — хотя это редко бывает, как минимум ещё и потому, что у нас зрелые заказчики, — мне нужно разговаривать с линейным руководителем и выяснять, почему так произошло и в чём причина: провал рекрутера, ошибка заказчика или это точка зрения линейного руководителя на процесс подбора и работу конкретного рекрутера.

Например, мы перестраиваем сейчас процесс подбора и начинаем работать с ресёчерами. В оценке их работы важны количество кандидатов, которых они нашли, сколько контактов в базе и в целом воронки подбора — ответ кандидата на наше касание с ним».

Олеся Плотникова,
руководитель по подбору и адаптации hh.ru

Кроме того, вместе со своей командой Олеся также измеряет количество открытых ставок к заменам и пытается прогнозировать их. А также следит, сколько сотрудников каждый месяц выходит на работу, насколько рекрутеры справляются с поставленным планом — в месяц, квартал или год,какие воронки, конверсии в них.

Советы для руководителя

Развивайте цифровые компетенции и учитесь управлять процессом подбора с помощью данных, чтобы оставаться конкурентным и эффективным на рынке.

По данным исследования hh.ru и облачной CRM-системы Talantix, спрос на специалистов в области подбора и управления персоналом со знанием систем HR-автоматизации в 2021 году вырос почти в три раза по сравнению с аналогичным периодом 2020 года. Исследование hh.ru и Talantix показало, что в каждой пятой вакансии для HR от ритейловых и ИТ-компаний указано требование к знанию цифровых решений для подбора персонала. Такое условие указано в каждой десятой вакансии для HR от компаний в финансовом секторе, в сфере B2B-услуг и консалтинга.

«Основная задача рекрутера — обеспечить бизнес человеческим капиталом в нужном количестве должного качества в оптимальные сроки. Чтобы это сделать, нужно знать, куда идёт бизнес сейчас и куда он придёт завтра. Если вы знаете, что завтра вам потребуются цифровые компетенции и digital-навыки, значит ещё вчера вам нужно было начинать обучать свой персонал и развивать эти компетенции. Поэтому руководитель по подбору — это стратегический HR- менеджер, который точно должен знать, каких сотрудников ему подбирать в команду для эффективной работы и решения задач бизнеса».

Елена Лондарь,
консультант «Премии HR-бренд» hh.ru

Помните, что работа команды подбора напрямую оказывает влияние на бизнес компании.

Компании нередко оценивают эффективность подбора по нескольким ключевым показателям: входящим откликам или по офферам, забывая про другие детали.

«Один из эффективных подходов для мониторинга процессов и развития бизнеса на дефицитном рынке труда — экономический (его использует и экосистема hh.ru, и облачная CRM для автоматизации рекрутмента Talantix). Он поможет оценивать ситуацию в целом и не забывать о контексте: например, цифры, нормальные для поиска линейного персонала, никогда не будут сопоставимы с цифрами в сфере разработки, нефтедобычи или при поиске редких специалистов. В то же время неважно, сколько откликов на входе, если на них уходит огромный бюджет. Поэтому важно (и нужно) анализировать процесс подбора комплексно и постоянно его улучшать».

Марина Хадина,
директор по развитию Talantix, hh.ru

Верхнеуровневыми метриками оценки рекрутмента в компании может выступить классическая триада: качество, количество, сроки.

Однако их использование не обязательно должно быть константой: при изменении ситуации на рынке или в компании эти метрики можно заменять, чтобы оставаться в тренде.

Обращайте внимание на оценку внутреннего заказчика: оценка линейным руководителем удовлетворённости наймом или финальным кандидатом.

Исключить риск субъективности этого показателя помогает сформированная культура подбора у линейных руководителей. Поэтому важно работать в компании и над этим.

Соблюдайте баланс технологий и менеджмента во внедрении и применении HR-метрик в компании: любое личное решение по оценке HR-процессов подкрепляйте реальными данными.

В этом помогут цифровые решения для подбора. Дашборды и готовые отчёты в Excel в облачной CRM-системе Talantix от hh.ru, сформированные за год работы в ней, — незаменимые помощники, чтобы соблюдать баланс объективного и субъективного.

«Все совершённые действия по процессу подбора система считает лучше. Но что с ними делать руководителю? Почему у рекрутера такой результат? Например, четыре месяца он классно работал, а на пятом — провалился. И здесь однозначно нужно поговорить: что случилось, а как у тебя дома, как сам процесс подбора, всё ли хорошо в команде. То есть в оценке HR-метрик рекрутера руководителем должна быть синергия данных системы и личного участия».

Елена Лондарь,
консультант «Премии HR-бренд» hh.ru

«Цифры всегда помогают найти объективные критерии для оценки работы команды подбора и изменить его. В CRM-системе Talantix от hh.ru есть возможность это сделать автоматически. Данные и объективные показатели дают рекрутерам фору к ускорению найма. А ещё — примиряют заказчиков и рекрутеров — потому что показывают, как идёт процесс, что с рынком и где кандидаты! Но в технологических стартапах и инновационных компаниях, в которые подбирают уникальных сотрудников, оценка эффективности команды рекрутеров тоже уникальная. И тут без личной оценки не обойтись, но подкреплять её данными тоже нужно».

Олеся Плотникова,
руководитель по подбору и адаптации hh.ru

Помните: в каждом бизнесе рекрутмент — уникальный. Как и HR-метрики для его оценки.

Поэтому не забывайте о том, на каком рынке работает компания и поисками каких сотрудников она занималась в течение года, а также как распределены роли внутри команды подбора: использовать даже верхнеуровневые или универсальные метрики под каждого участника подбора сто́ит вдумчиво и помнить о главной бизнес-цели вашей компании.

«Универсальных метрик для каждой компании и для каждой команды подбора не существует. Вам сто́ит определить для себя те, которые будут отвечать и стратегическим задачам вашего бизнеса, его уникальности, вашей HR-стратегии, и внешним вызовам рынка. HR-метрики — это индикаторы, которые показывают реальный вклад HR-функции в бизнес, ваши помощники, которые всегда подскажут, всё ли правильно вы делаете или, может, пора сменить курс и скорректировать стратегию. Ведь от этого зависит не только укомплектованность команды или количество открытых вакансий сегодня, но и то, сколько будет стоить бренд вашей компании завтра. И участие HR-команды в формировании рыночной репутации бизнеса крайне важно».

Марина Хадина,
директор по развитию Talantix, hh.ru

Повысьте ценность HR-команды вместе с Talantix